政府业务档案管理制度

PAGE政府业务档案管理制度一、总则（一）目的为加强政府业务档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为政府工作提供可靠的信息支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府各部门在履行职能过程中形成的各类业务档案，包括但不限于文件、合同、会议记录、审批文件、统计报表、技术资料等。（三）基本原则1.集中统一管理原则政府业务档案由专门的档案管理机构或指定的部门进行集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映政府业务活动的实际情况，数据准确、手续完备。3.完整系统原则保证档案的完整性，涵盖业务活动的各个环节和方面，形成系统的档案体系。4.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄露，对涉及国家机密和敏感信息的档案严格保密。（四）管理职责1.档案管理部门职责制定和完善政府业务档案管理制度，并组织实施。负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。指导和监督各部门的档案业务工作，开展档案培训和宣传教育。定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现和解决问题。2.各部门职责负责本部门业务档案的形成、积累和整理工作，指定专人负责档案管理，并接受档案管理部门的指导和监督。按照档案管理要求，及时将应归档的文件材料移交档案管理部门。配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本部门业务相关的文件、指示、通知等。2.本部门在履行职能过程中形成的各类文件，如决策文件、工作计划、工作总结、请示报告、会议纪要等。3.业务活动中签订的合同、协议、招投标文件等。4.各类审批文件，包括项目审批、许可审批、人事审批等。5.统计报表、调查研究报告等反映业务工作数据和情况的资料。6.技术资料，如工程图纸、技术方案、科研成果等。7.其他与业务工作相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和收集范围，及时收集各类文件材料，确保档案的完整性。2.收集的文件材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，格式规范。3.对电子文件的收集，应确保其真实性、完整性和可读性，按照规定的格式和存储介质进行保存。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类科学合理，层次分明，编号规范统一。（四）整理方法1.分类根据政府业务的特点和档案内容，可采用年度机构问题等分类方法。年度分类以文件形成的自然年度为依据。机构分类按照政府部门的内设机构进行划分。问题分类根据业务活动涉及的不同问题进行归类。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式，便于识别和检索。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。目录应打印或抄写清晰，一式多份，分别存放于不同地点，便于查阅。三、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防磁柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。2.定期对保管设备进行检查和维护，确保其正常运行。（三）档案存储1.根据档案的分类和编号，将档案有序存放于档案架或档案柜中，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期更换，并存放在不同地点。3.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（四）档案安全管理1.建立档案安全管理制度，明确档案管理人员的安全职责。2.加强对档案库房的安全保卫工作，设置门禁系统，安装监控设备，确保档案库房24小时有人值守。3.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理，并做好记录。4.对发生的档案安全事故，应及时报告，并采取有效措施进行处理，减少损失。四、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和档案保管期限的规定，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面审查、准确判定档案价值的原则，确保鉴定结果的客观性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表和相关专家组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.审查档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其历史价值、现实利用价值和保存价值。2.根据档案保管期限表，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（16年至50年）和短期（15年以下）。3.对拟销毁的档案进行逐卷审查，确保销毁档案不涉及国家机密和重要信息。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后提出销毁意见，编制销毁清册，注明档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2.销毁清册经档案管理部门负责人审核，报主管领导批准。3.按照批准的销毁清册，由两人以上在指定地点进行监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁情况报告档案管理部门。五、档案的统计与利用（一）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用效果等。3.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和相关部门报送，并进行档案统计分析，为档案管理决策提供依据。（二）利用工作1.建立档案利用制度，明确档案利用的范围、方式和程序。2.档案利用范围包括政府内部各部门查阅、社会公众查阅（依法依规）等。3.查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容等信息。4.档案管理人员应根据查阅登记表提供档案，并做好查阅记录。5.对涉及国家机密和敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行