某公司境外档案管理制度

PAGE某公司境外档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司境外档案管理，确保境外档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司境外业务发展中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在境外设立的分支机构、办事处、项目组等所有境外机构及参与境外业务的部门和人员形成的各类档案。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则。公司总部对境外档案管理工作进行统一领导，各境外机构负责本机构档案的具体管理，接受公司总部档案管理部门的指导和监督。2.依法依规原则。严格遵守国家法律法规、国际通行规则以及公司相关规定，确保档案管理工作合法合规。3.完整准确原则。全面、真实地记录公司境外业务活动，保证档案内容的完整性和准确性。4.安全保密原则。采取有效措施确保境外档案的实体安全和信息安全，防止档案泄露、损毁和丢失。二、档案管理职责（一）公司总部档案管理部门职责1.制定和完善公司境外档案管理制度，指导和监督各境外机构档案管理工作。2.负责接收、保管和利用公司境外重要档案，建立境外档案数据库。3.组织开展境外档案管理培训和业务交流活动，提高档案管理人员业务水平。4.对境外机构档案管理工作进行定期检查和考核，提出改进意见和建议。（二）境外机构负责人职责1.全面负责本机构档案管理工作，确保档案管理工作符合公司制度和相关法律法规要求。2.配备必要的档案管理人员，提供档案管理工作所需的资源和条件。3.督促本机构档案管理人员做好档案的收集、整理、保管、利用等工作，及时解决档案管理工作中存在的问题。（三）境外档案管理人员职责1.负责本机构档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等。2.做好档案的保管工作，确保档案实体安全，定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施处理。3.按照规定的程序和要求，为公司内部人员提供档案查阅、借阅等服务，做好档案利用登记工作。4.协助公司总部档案管理部门做好档案的移交、销毁等工作。5.对本机构形成的电子档案进行规范管理，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。三、档案的形成与收集（一）文件材料的形成1.境外机构及参与境外业务的部门和人员在业务活动中应及时形成各类文件材料，包括但不限于合同协议、项目报告、财务报表、会议记录、函电等。2.文件材料的形成应符合国家法律法规、行业标准和公司相关规定，内容真实、准确、完整，字迹清晰，签署齐全。（二）档案的收集范围1.反映境外机构设立、变更、终止等情况的文件材料。2.境外业务项目的立项、审批、实施、验收等过程中形成的文件材料。3.境外机构与境内外客户、合作伙伴、政府部门等之间的往来文件材料。4.境外机构的财务、会计、审计等文件材料。5.境外机构的人事、劳资、福利等文件材料。6.境外机构的设备采购、资产处置等文件材料。7.境外机构的安全、环保、质量等管理文件材料。8.其他与境外业务相关的重要文件材料。（三）收集要求1.各部门和人员应在文件材料形成后及时将其收集齐全，移交本机构档案管理人员。2.档案管理人员应定期对本机构的文件材料进行收集，确保无遗漏。3.对于重要文件材料，应采取多种方式进行备份，防止丢失。四、档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于计算机管理和信息检索。（二）分类方法境外档案按照以下类别进行分类：1.行政管理类：包括境外机构设立、变更、终止等文件，外事活动文件，内部管理制度文件等。2.业务项目类：按照不同业务项目进行分类，包括项目立项、可行性研究、合同协议、技术文件、项目进度报告、验收报告等。3.财务会计类：包括财务预算、决算、报表分析、审计报告等。4.人事劳资类：包括人员招聘、培训、考核、薪酬福利等文件。5.资产设备类：包括设备采购、安装调试、维护保养、报废处置等文件。6.其他类：不属于上述类别的其他重要文件。（三）编号规则境外档案编号采用“年度类别流水号”的方式，具体如下：1.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。2.类别：用大写英文字母表示，如“A”代表行政管理类，“B”代表业务项目类等。3.流水号：用五位阿拉伯数字表示，从“00001”开始依次编号。例如，2023年行政管理类的第5份档案编号为“2023A00005”。（四）归档要求1.档案管理人员应按照分类方法对收集到的文件材料进行整理，编制档案目录。2.将整理好的文件材料按照编号顺序装订成册，填写档案盒封面和脊背的相关信息。3.定期将归档的档案移交至专门的档案库房进行保管。五、档案的保管（一）保管场所1.公司总部应设立专门的境外档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、防火防盗设备等。2.境外机构应根据实际情况设立档案保管场所，确保档案安全。（二）保管条件1.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。3.采取防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等措施，保障档案实体安全。（三）档案保管期限境外档案的保管期限根据其重要程度和实际需要确定，一般分为永久、长期和短期三种：1.永久保管的档案：涉及公司境外业务重大决策、重要资产权益、核心技术等具有长远历史价值和现实意义的档案。2.长期保管的档案：保管期限为10年以上（含10年）的档案，主要包括境外业务项目的重要文件、财务审计报告等。3.短期保管的档案：保管期限为10年以下的档案，如一般性的业务文件、临时性的工作记录等。（四）档案清查1.公司总部档案管理部门每年定期对境外档案进行清查，检查档案的保管情况、数量和质量等。2.境外机构档案管理人员应每半年对本机构档案进行一次清查，及时发现和解决档案管理中存在的问题。3.清查结果应形成报告，对发现的问题提出整改措施，并及时上报公司总部档案管理部门。六、档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家法律法规和公司保密规定，确保档案利用过程中的安全保密。2.本着方便利用、提高效率的原则，为公司内部人员提供优质的档案利用服务。3.对档案利用情况进行登记和统计，定期进行分析总结。（二）利用范围1.公司内部人员因工作需要查阅、借阅境外档案。2.法律法规规定的其他需要查阅、利用境外档案的情况。（三）利用程序1.查阅、借阅境外档案应填写《境外档案查阅申请表》或《境外档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、编号、利用目的、利用期限等内容。2.申请表经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门对申请表进行审核，符合条件的予以批准，并按照规定提供档案查阅或借阅服务。4.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。如需借阅档案，借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。5.利用档案人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。利用完毕后，应及时归还档案。（四）利用登记档案管理部门应建立《境外档案利用登记簿》，对档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人姓名、部门、利用目的、档案名称、编号、查阅或借阅期限等内容。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司总部成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门、业务部门、财务部门等相关人员组成，负责境外档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案，可予以销毁；对仍有保存价值的档案，应继续保管。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，提出拟销毁档案清单。2.档案鉴定工作小组对拟销毁档案清单进行审核，确定销毁档案名单。3.对确定销毁的档案，编制《境外档案销毁清册》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等内容。（四）销毁实施1.《境外档案销毁清册》经公司总部负责人批准后，由档案管理部门组织实施销毁。2.销毁档案应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程应进行记录，参加销毁的人员应在《境外档案销毁清册》上签字确认。八、电子档案管理（一）电子档案的形成与收集1.境外机构及参与境外业务的部门和人员在业务活动中应同步形成电子文件材料，并按照规定进行收集。2.电子文件材料应采用通用格式，确保其真实性、完整性和可读性。（二）电子档案的整理与归档1.电子档案的整理应遵循与纸质档案一致的分类方法和编号规则。2.对电子档案进行备份，备份存储介质应定期进行检查和更换，确保数据安全。3.将整理好的电子档案按照归档要求进行存储，建立电子档案数据库。