宋代档案立法管理制度

PAGE宋代档案立法管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，依据相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本档案立法管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集公司各类档案，保证档案的种类、数量和内容完整无缺。3.系统性原则：按照档案的形成规律和内在联系，进行科学分类、整理和编目，使其具有系统性。4.安全性原则：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄露。5.便利性原则：建立合理的档案管理流程和检索体系，便于档案的查询、利用和开发。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、统计等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，对兼职档案员进行培训和业务指导。4.负责档案信息资源的开发利用，为公司各项工作提供档案服务。5.参与公司重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的完整和准确。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，指定专人作为兼职档案员，负责本部门档案的日常管理。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门的档案移交至档案管理部门集中保管。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁、统计等工作，提供相关档案利用需求。4.对本部门兼职档案员进行管理和考核，确保档案管理工作的顺利开展。（三）兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、分类、装订等基础工作，确保档案资料的齐全、完整和规范。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案的查询、借阅等利用工作，做好登记和跟踪服务。4.负责本部门档案的日常保管和安全防护工作，定期检查档案的保管状况，发现问题及时报告。三、档案的形成与收集（一）档案形成要求1.公司各部门及员工在各项工作活动中，应及时形成真实、准确、完整的文件材料，并妥善保存。2.文件材料应使用符合国家标准的纸张和书写材料，字迹清晰、工整，签署完备。3.电子文件应按照相关标准进行格式转换和存储，确保其可读性和可利用性。（二）档案收集范围1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议记录，公司规章制度，工作计划、总结，各类请示、报告、批复等。2.经营管理类：市场调研报告，营销策划方案，合同协议，招投标文件，财务报表，审计报告，税务资料等。3.生产技术类：产品研发资料，生产工艺文件，质量检验报告，设备维护记录，技术改造方案等。4.人力资源类：员工招聘、培训、考核、薪酬、福利等相关文件，劳动合同，员工档案等。5.党群工作类：党组织建设文件，党员活动记录，工会工作文件，共青团工作文件等。（三）档案收集程序1.各部门兼职档案员应定期对本部门形成的文件材料进行收集和整理，确保档案资料的及时归档。2.对于重要会议、重大活动等形成的档案资料，兼职档案员应在活动结束后及时收集，并进行初步整理。3.档案管理部门应定期对各部门档案收集情况进行检查和指导，发现问题及时督促整改。四、档案的整理与分类（一）整理原则1.遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和检索，提高档案管理工作效率。（二）分类方法公司档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行整理。1.年度：按照文件材料形成的年度进行区分。2.机构（问题）：根据公司内部机构设置或业务职能，将档案分为不同的类别，如行政管理类、经营管理类、生产技术类等。3.保管期限：根据档案的重要程度和保存价值，将档案保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。（三）整理要求1.对收集到的文件材料进行分类、排序、编目、装订等工作，使其达到规范化、标准化要求。2.编制档案目录，包括全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、目录号、案卷号（件号）、题名、日期、页数、备注等项目，确保目录清晰、准确。3.对破损或褪色的文件材料进行修复或复制，保持档案的完整性。4.电子档案应按照纸质档案的分类方法进行整理，并建立相应的电子目录和索引，便于查询和利用。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等，确保档案保管环境适宜。（二）档案装具1.应选用符合国家标准的档案柜、档案架、档案盒等装具，确保档案存放安全、整齐、有序。2.档案装具应根据档案的分类和排列顺序进行编号，便于查找和管理。（三）档案保管要求1.按照档案的分类和保管期限，对档案进行科学排列，上架存放，并建立档案存放位置索引。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的实体安全。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应异地存放，并定期进行检查和更新，防止数据丢失。4.做好档案库房的温湿度记录，根据实际情况采取相应的调控措施，确保档案保管环境稳定。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关规定和公司档案管理制度，对档案进行科学鉴定，确保鉴定结果准确可靠。2.坚持全面审查、综合分析的原则，充分考虑档案的历史价值和现实利用价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的完整性和准确性，检查档案是否齐全、完整，内容是否真实可靠。2.档案的保存价值，根据档案的形成时间、来源、内容、形式等因素，判断其对公司工作和历史研究的价值。3.档案的保管期限，根据鉴定结果，确定档案的保管期限是否合理，是否需要调整。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案，编制档案销毁清册。销毁清册应包括档案题名、年度、机构（问题）、保管期限、目录号、案卷号（件号）、数量等内容。2.档案销毁清册经档案管理部门负责人审核，公司分管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程合规、彻底。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.已销毁的档案应在档案目录和检索工具中注明，并永久保存销毁记录。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则，严格按照国家有关法律法规和公司档案管理制度提供档案利用服务。2.服务至上原则，积极主动为公司各项工作和员工提供优质、高效的档案利用服务。3.安全保密原则，确保档案在利用过程中的安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.根据国家法律法规和有关规定，需要向外部单位或个人提供档案信息。3.公司开展历史研究、文化建设等活动需要利用档案。（三）利用程序1.内部利用公司内部各部门查阅、借阅档案，应填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、年度、机构（问题）、保管期限等信息，经部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门对申请表进行审核，符合规定的，提供档案查阅服务，并做好登记记录。查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。如需借阅档案，档案管理部门应根据档案的保管期限和重要程度，确定借阅期限，并办理借阅手续。借阅人应妥善保管档案，按时归还。2.外部利用因工作需要向外部单位或个人提供档案信息，应填写档案信息提供申请表，注明提供单位、利用目的、档案名称、年度、机构（问题）、保管期限等信息，经公司分管领导批准后，由档案管理部门按照规定程序办理。提供档案信息应进行严格审查，确保不涉及公司商业秘密和敏感信息。如需提供原件，应经公司主要领导批准，并采取必要的安全措施。档案管理部门应对外部利用档案的情况进行跟踪和记录，确保档案信息的合理利用和安全归还。八、档案的统计与信息化管理（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和公司领导报送档案工作情况，为公司决策提供数据支持。3.做好档案统计资料的整理和归档工作，确保统计数据的准确性和完整性。（二）信息化管理1.推进档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.对档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，确保电子档案与纸质档案内容一致。3.加