食堂资产档案管理制度

PAGE食堂资产档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司食堂资产的管理，确保资产的安全与完整，提高资产使用效益，规范食堂资产档案管理工作，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司食堂所拥有的各类资产，包括固定资产、低值易耗品等。（三）管理原则1.统一领导，分级管理。公司对食堂资产档案管理工作实行统一领导，各部门按照职责分工，负责本部门资产档案的具体管理工作。2.规范有序，真实完整。资产档案管理应遵循规范的流程和标准，确保档案内容真实、准确、完整，能够全面反映资产的购置、使用、维护、处置等情况。3.便于查询，服务决策。资产档案应便于查询和利用，为公司食堂的资产管理决策提供有力支持。二、资产档案管理职责（一）资产管理部门职责1.负责制定和完善食堂资产档案管理制度，并组织实施。2.负责资产档案的收集、整理、归档、保管和查阅等工作。3.定期对资产档案进行清查和盘点，确保档案的完整性和准确性。4.协助相关部门做好资产的处置工作，并及时更新资产档案信息。（二）财务部门职责1.负责审核资产购置、处置等相关费用的支出，并进行账务处理。2.协助资产管理部门做好资产档案的财务管理工作，提供相关财务数据和信息。3.参与资产清查和盘点工作，对资产的价值进行评估和确认。（三）使用部门职责1.负责本部门资产的日常管理和维护，并指定专人负责资产档案资料的收集和整理。2.及时向资产管理部门报送资产的增减变动情况，协助做好资产档案的更新工作。3.配合资产管理部门做好资产清查和盘点工作，确保资产的安全与完整。三、资产档案的分类与编号（一）分类1.固定资产档案房屋及建筑物：包括食堂的办公用房、操作间、餐厅等建筑物的相关档案资料。专用设备：如炉灶、蒸箱、冷藏设备、消毒设备等专用设备的购置合同、发票、说明书、维修记录等。一般设备：办公桌椅、餐具、厨具等一般设备的档案资料。交通运输设备：食堂用于食材采购等的车辆相关档案。其他固定资产：不属于以上类别的其他固定资产档案。2.低值易耗品档案一次性消耗用品：如餐巾纸、一次性餐具等的采购记录。周转性用品：如清洁用品、工作服等的领用、更换记录。（二）编号1.固定资产编号采用“类别代码+顺序号”的方式进行编号。类别代码按照上述分类确定，顺序号为每类资产的流水号。例如，房屋及建筑物的编号为“FW001”，其中“FW”代表房屋及建筑物，“001”为该类资产的顺序号。编号应具有唯一性，确保每一项固定资产都有一个独立的编号。2.低值易耗品编号同样采用“类别代码+顺序号”的方式。如一次性消耗用品的编号为“YC001”，周转性用品的编号为“ZZ001”等。四、资产档案的收集与整理（一）收集范围1.资产购置环节购置申请报告、审批文件。采购合同、协议。发票、付款凭证。资产验收报告。2.资产使用环节资产领用登记表。资产维修申请单、维修记录、维修费用清单。资产盘点记录。3.资产处置环节资产处置申请报告、审批文件。资产处置合同、协议。资产处置收入凭证。（二）收集要求1.各部门应按照规定的时间和要求，及时将资产档案资料收集齐全，并移交资产管理部门。2.收集的档案资料应真实、完整、有效，不得伪造、篡改或遗漏。3.对于重要的资产档案资料，应同时收集原件和复印件，复印件应加盖相关部门或单位的公章。（三）整理方法1.按照资产类别和编号顺序，对收集到的档案资料进行分类整理。2.每份档案资料应进行编号，并编制目录清单，注明资料名称、编号、日期、来源等信息。3.对于同一资产的不同阶段档案资料，应按照时间顺序进行排列，确保档案的连贯性和完整性。五、资产档案的归档与保管（一）归档1.资产管理部门应定期对整理好的资产档案进行归档，建立档案卷宗。2.归档的档案应装入档案盒，并在档案盒上标明资产类别、编号、档案名称等信息。3.档案卷宗应按照编号顺序排列，存放在专门的档案柜中。（二）保管期限1.固定资产档案的保管期限为自资产报废或处置后[X]年。2.低值易耗品档案的保管期限为自资产领用或处置后[X]年。（三）保管要求1.档案保管地点应具备防火、防潮、防虫鼠、防盗等条件，确保档案的安全。2.定期对档案进行检查和维护，如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或更换。3.严禁无关人员擅自进入档案保管区域，查阅档案资料应办理相关手续。六、资产档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅资产档案的，应填写《资产档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到资产管理部门查阅。2.资产管理部门应指定专人负责档案查阅工作，按照申请表的要求提供档案资料，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。3.查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换或损坏档案资料，如需复印或摘录相关内容，应经资产管理部门负责人同意。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅资产档案的，应填写《资产档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和资产管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、传播或用于其他非工作目的。借阅期满后，应及时归还档案资料。如发现档案资料有丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应的责任。七、资产档案的信息化管理（一）建立资产档案信息系统1.公司应建立资产档案信息系统，将资产档案的纸质资料进行数字化录入，实现资产档案信息的集中管理和共享。2.资产档案信息系统应具备档案录入、查询、统计、报表生成等功能，方便管理人员进行日常工作。（二）数据维护与更新1.资产管理部门应定期对资产档案信息系统中的数据进行维护和更新，确保数据的准确性和及时性。2.资产发生增减变动、维修、处置等情况时，应及时在信息系统中进行记录和更新，同时更新相应的纸质档案资料。八、资产档案的清查与盘点（一）清查与盘点计划1.资产管理部门应制定年度资产档案清查与盘点计划，明确清查与盘点的范围、时间、人员、方法等内容。2.清查与盘点计划应报公司领导审批后实施。（二）清查与盘点实施1.按照清查与盘点计划，组织相关人员对资产档案进行清查和盘点。清查和盘点应采用实地核对、账目核对等方法，确保档案资料与实物、账目相符。2.清查和盘点过程中，应详细记录资产档案的实际情况，如发现问题应及时查明原因，并提出处理意见。（三）清查与盘点报告1.清查和盘点工作结束后，