档案工作制度汇报材料

PAGE档案工作制度汇报材料尊敬的各位领导、同事们：大家好！我谨代表本公司[此处填写公司名称]，就档案工作制度向大家进行详细汇报。档案工作是公司管理的重要组成部分，对于维护公司历史真实面貌、服务公司各项工作开展具有至关重要的意义。经过二十年的档案管理工作实践，我们逐步建立了一套完善、严谨且符合法律法规及行业标准的档案工作制度体系。以下将从制度的总则、档案管理机构与人员职责、档案的收集与整理、档案的保管与保护、档案的利用与借阅、档案的鉴定与销毁以及附则等方面进行详细阐述。一、总则（一）目的本制度旨在加强公司档案工作，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，为公司各项工作的开展提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分支机构在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的档案。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作活动的真实情况，确保档案内容的客观、准确。2.完整性原则：全面收集、整理公司在各个方面形成的档案，保证档案的齐全、完整。3.系统性原则：按照档案形成的规律和特点，对档案进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的有机联系。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则：建立健全档案检索体系，提高档案利用效率，为公司各项工作提供便捷的档案信息服务。二、档案管理机构与人员职责（一）档案管理机构公司设立综合档案室，负责集中统一管理公司各类档案。综合档案室隶属于公司[此处填写具体部门]，配备必要的办公设备和档案保管设施。（二）档案管理人员职责1.档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管和统计等日常工作。按照档案管理制度，对档案进行分类、编号、编目，建立健全档案检索体系。定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整与安全。负责档案库房的日常管理，保持库房整洁、通风良好，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。办理档案的查阅、借阅、复制等利用手续，对利用情况进行登记和统计。2.各部门兼职档案员负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向综合档案室移交。协助档案管理员做好档案的查阅、借阅等利用工作，确保本部门档案的安全与完整。配合档案管理员开展档案管理相关培训和宣传工作，提高本部门员工的档案意识。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、总经理办公会等会议文件，公司规章制度、工作计划、总结、报告等。2.人事管理类：员工招聘、培训、考核、晋升、奖惩、薪酬福利等方面的文件，员工档案、劳动合同等。3.财务管理类：财务预算、决算、审计报告、会计凭证、账簿、报表等。4.业务经营类：市场营销、客户管理、项目合同、招投标文件、产品研发、生产管理等方面的文件。5.科技研发类：科研项目立项、研究报告、技术成果、专利申请等文件。6.其他类：公司获得的荣誉证书、资质证书、对外宣传资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集到本部门。2.收集的档案应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.对于电子文件，应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的可读性和完整性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为行政管理、人事管理、财务管理、业务经营、科技研发、其他等六大类，每大类下再根据具体情况细分若干二级类目。2.编号：采用“年度类别顺序号”的编号方法，为每份档案赋予唯一的编号。例如，“2023XZ001”表示2023年度行政管理类第1份档案。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便于检索和查询。四、档案的保管与保护（一）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，将档案保管期限划分为永久、长期（[此处填写具体年限]年）和短期（[此处填写具体年限]年）三种。具体划分标准按照国家有关规定和公司实际情况执行。（二）保管方式1.纸质档案：采用密集架存放，按照类别和年度顺序排列。同时，建立纸质档案目录索引，方便查找。2.电子档案：存储在专用的服务器上，并进行定期备份。备份数据分别存储在不同的存储介质上，异地存放。电子档案应按照档案编号和分类进行命名和存储，建立电子档案数据库，便于检索和利用。（三）保护措施1.库房环境：档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[此处填写适宜温度范围]℃，相对湿度控制在[此处填写适宜湿度范围]%。2.安全防护：安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，如火灾自动报警系统、监控系统、除湿机、防虫药、防鼠板等。3.定期检查：档案管理员应定期对档案进行清查、核对，检查档案的保管状况，发现问题及时处理，并做好记录。4.数字化处理：对于重要的纸质档案，应逐步进行数字化处理，建立数字化档案资源库，实现档案信息的长期保存和便捷利用。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案信息的安全与保密。2.优先满足公司内部各项工作的需要，为公司决策、管理、业务开展等提供支持。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。档案管理员应在查阅现场进行监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人、档案管理部门负责人和公司分管领导签字批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[此处填写具体天数]天，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复印、摘录、传播档案内容。归还档案时，档案管理员应认真核对档案数量和完整性，如有损坏或丢失，借阅人应承担相应责任。3.复制：对于确需复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制用途、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人、档案管理部门负责人和公司分管领导签字批准后，由档案管理员按照规定的方式和数量进行复制。复制的档案应加盖“复制件”印章，并注明复制日期和出处。（三）利用登记档案管理员应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人姓名、部门、利用目的、档案名称、编号、查阅或借阅期限、归还时间等信息。登记记录应妥善保存，以便查询和统计。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理员等组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行全面鉴定。对于已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核通过后，予以销毁。（三）销毁程序1.档案管理员定期对到期档案进行清理，编制《档案销毁清册》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》报档案鉴定工作小组审核，经公司分管领导批准后，方可实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人应在《档案销毁清册》上签字确认。4.档案销毁后，应将《档案销毁清册》永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、附则（一）制度解释本制度由公司综合档案室负责解释。（二）制度修订本制度应根据国家法律法规、行业标准和公司实际情况的变化，适时进行修订。修订后的制度须经公司办公会审议通过后生效。（三）其他事项本制度自发布之日起施行。公司原有的档案工作制度与本制度不一致的，以本制度为准。通过以上档案工作制度的实施，我们公司在档案管理方面取得了显著成效。档案管理工作更加规范、有序，档案资源得