火灾事故档案管理制度

PAGE火灾事故档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织火灾事故档案管理，规范火灾事故档案的收集、整理、归档、保管和利用，确保火灾事故档案的完整性、准确性和系统性，为火灾事故调查、处理、预防及应急管理工作提供依据和支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内发生的各类火灾事故档案的管理。（三）管理职责1.安全管理部门负责火灾事故档案管理工作的组织、协调和指导。监督检查各部门火灾事故档案的收集、整理和归档情况。负责火灾事故档案的审核、保管和利用工作。2.事故发生部门负责本部门火灾事故相关资料的收集、整理和初步归档工作。配合安全管理部门做好火灾事故档案的审核和补充完善工作。3.其他相关部门根据各自职责，配合做好火灾事故档案管理工作，提供相关资料和信息。（四）基本原则1.真实性原则：火灾事故档案应如实反映火灾事故的发生、发展、处理过程及相关情况。2.完整性原则：全面收集与火灾事故有关的各种资料，确保档案内容完整。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据、事实等应经核实。规范性原则：按照统一的格式、标准和流程进行档案管理。保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的火灾事故档案，应严格保密。二、火灾事故档案的收集（一）收集范围1.火灾事故报告：包括事故发生时间、地点、经过、损失情况、初步原因分析等。2.现场勘查记录：如火灾现场照片、录像、示意图、勘查笔录等。3.证人证言：事故现场目击者、相关人员的询问笔录。4.技术鉴定报告：如火灾原因鉴定、电气设备检测报告、建筑结构安全鉴定等。5.消防设施运行情况记录：消防设施检查记录、维护保养记录、故障报告等。6.应急预案及执行情况：事故发生时应急预案的启动、响应情况，应急救援行动记录等。7.事故处理文件：事故调查报告、处理决定、整改措施等。8.其他相关资料：如气象资料、周边环境信息等。（二）收集要求1.及时性：事故发生后，相关部门和人员应及时收集有关资料，确保档案资料的时效性。2.准确性：收集的资料应真实、准确，不得篡改、伪造。3.完整性：按照收集范围全面收集各类资料，不得遗漏重要信息。（三）收集流程1.事故发生部门在火灾事故发生后，应立即安排专人负责收集相关资料，并在规定时间内整理成册，提交给安全管理部门。2.安全管理部门收到事故发生部门提交的资料后，进行初步审核，对不完整或不准确的资料，及时反馈事故发生部门进行补充完善。3.安全管理部门同时向其他相关部门收集与火灾事故有关的资料，如技术鉴定部门的鉴定报告、消防部门的现场处置记录等。三、火灾事故档案的整理（一）分类标准1.按照火灾事故的类型进行分类：如电气火灾、易燃物火灾、消防设施故障引发火灾等。2.按照火灾事故的阶段进行分类：事故发生前、事故发生时、事故发生后。3.按照资料的性质进行分类：文件类、记录类、报告类、影像类等。（二）整理方法1.对收集到的资料进行分类编号，确保每份资料都有唯一的标识。2.按照分类标准对资料进行排序，同一类资料按照时间顺序排列。3.对每份资料进行编目，包括资料名称、编号、日期、来源、内容摘要等。4.编制资料目录，便于查找和检索。（三）整理要求1.整理后的档案应层次分明、条理清晰，便于查阅和利用。2.档案资料应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。3.对于破损、褪色的资料，应进行修复或复制，确保档案的完整性。四、火灾事故档案的归档（一）归档期限火灾事故处理完毕后，应在规定时间内完成档案的归档工作。一般情况下，应在事故处理结束后[X]个工作日内归档。（二）归档流程1.安全管理部门对整理好的火灾事故档案进行审核，确保档案资料齐全、完整、准确。2.将审核通过的档案资料移交至档案管理部门进行归档。3.档案管理部门按照档案管理的要求，对归档的火灾事故档案进行分类存放，并建立相应的档案索引。（三）归档要求1.归档的档案应装订成册，编制封面、目录和备考表。2.档案应存放在专门的档案柜中，确保档案的安全保管。3.建立档案电子目录，便于档案的信息化管理和查询。五、火灾事故档案的保管（一）保管期限火灾事故档案的保管期限根据事故性质和重要程度确定。一般分为短期、中期和长期保管。1.短期保管：保管期限为[X]年，适用于一般性火灾事故档案。2.中期保管：保管期限为[X]年，适用于较大规模火灾事故档案。3.长期保管：保管期限为[X]年以上，适用于重大火灾事故档案及具有重要参考价值的档案。（二）保管条件1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全保管。3.档案应存放在专用的档案架上，按照类别和保管期限有序排列。（三）保管检查1.定期对火灾事故档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、保管状况等。2.发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。3.对检查情况进行记录，建立档案保管检查台账。六、火灾事故档案的利用（一）利用范围1.火灾事故调查：为事故原因分析、责任认定提供依据。2.事故处理：作为事故处理决定、整改措施制定的参考。3.应急管理：总结经验教训，完善应急预案，提高应急处置能力。4.培训教育：作为消防安全培训教材，提高员工的消防安全意识和技能。5.其他相关工作：如保险理赔、法律诉讼等提供支持。（二）利用流程1.内部人员因工作需要查阅火灾事故档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和时间等，经所在部门负责人签字同意后，提交至安全管理部门。2.安全管理部门对查阅申请进行审核，批准后安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅人员应在规定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出或复制。如需复制，应经安全管理部门负责人批准。4.外部单位或人员因特殊原因需要查阅火灾事故档案，应按照相关法律法规和公司/组织规定办理查阅手续，经公司/组织领导批准后，方可查阅。（三）利用要求1.查阅档案时应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损。2.严格遵守档案保密制度，不得泄露档案内容。3.对档案利用情况进行跟踪和反馈，确保档案利用的有效性。七、火灾事故档案的销毁（一）销毁条件火灾事故档案保管期满，且无继续保存价值的，可以按照规定进行销毁。（二）销毁流程1.安全管理部门提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等。2.公司/组织档案管理部门对销毁申请进行审核，组织相关人员对拟销毁档案进行鉴定，确认是否符合销毁条件。3.经审核批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁工作，并在销毁现场进行监督。4.销毁档案应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。销毁完毕后，在《档案销毁申请表》上签字确认，并将销毁情况记录存档。（三）销毁要求1