档案盒规定制度规范

PAGE档案盒规定制度规范一、总则1.目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，提高公司的工作效率和管理水平，特制定本档案盒规定制度规范。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中对档案盒的使用。3.基本原则档案管理应遵循集中统一管理的原则，确保档案的完整性和系统性。档案管理应遵循真实、准确、完整的原则，保证档案内容的可靠性。档案管理应遵循便于查阅和利用的原则，提高档案的使用效率。档案管理应遵循安全保密的原则，防止档案信息的泄露和损坏。二、档案盒的选择与使用1.档案盒的选择档案盒应根据档案的类别、数量和保存期限等因素进行选择。档案盒应具备良好的质量，能够保证档案的安全保存。档案盒应符合国家相关标准和行业规范。2.档案盒的标识档案盒应标明档案的类别、年度、保管期限等信息。档案盒的标识应清晰、准确、规范，便于查阅和管理。3.档案的分类与编号档案应按照类别进行分类，如行政档案、财务档案、业务档案等。档案应按照年度进行编号，编号应连续、唯一。档案的分类与编号应保持一致，便于查阅和管理。4.档案的装订与入盒档案应按照一定的顺序进行装订，确保档案的整齐和牢固。档案应装入相应的档案盒中，档案盒应装满，但不得过度挤压。档案在入盒前应进行整理，确保档案的完整性和准确性。三、档案的保管1.档案保管场所公司应设立专门的档案保管场所，确保档案的安全保存。档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好。2.档案保管期限档案保管期限应根据国家相关法律法规和公司实际情况进行确定。档案保管期限分为短期、中期和长期，具体期限如下：短期保管期限为15年。中期保管期限为510年。长期保管期限为10年以上。3.档案的定期检查公司应定期对档案进行检查，确保档案的安全保存。档案检查应包括档案的完整性、准确性、系统性和安全性等方面。档案检查应做好记录，发现问题应及时处理。4.档案的销毁档案在保管期限届满后，应按照国家相关法律法规和公司规定进行销毁。档案销毁应制定销毁计划，经公司领导批准后实施。档案销毁应做好记录，确保档案销毁的真实性和完整性。四、档案的查阅与利用1.档案查阅的权限公司员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。公司外部人员查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经公司领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。2.档案查阅的程序查阅人应在档案管理部门指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出。查阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。查阅人查阅档案后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。3.档案利用的范围档案利用应限于公司内部的工作需要，并符合国家相关法律法规和公司规定。档案利用的范围包括查阅、复印、摘录等。4.档案利用的审批公司员工因工作需要利用档案的，应填写《档案利用申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理利用手续。公司外部人员利用档案的，应填写《档案利用申请表》，经公司领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同办理利用手续。五、档案管理人员的职责1.档案管理人员的基本要求档案管理人员应具备良好的职业道德和业务素质，熟悉档案管理的法律法规和业务知识。档案管理人员应具备较强的责任心和保密意识，确保档案的安全保存和利用。2.档案管理人员的职责负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、入盒等工作。负责档案的保管、定期检查和销毁等工作。负责档案的查阅和利用工作，为公司员工提供档案查阅和利用服务。负责档案管理系统的维护和管理，确保档案信息的安全和准确。负责与公司其他部门的沟通和协调，共同做好档案管理工作。六、监督与考核1.监督检查公司应建立档案管理监督检查制度，定期对档案管理工作进行监督检查。监督检查应包括档案管理制度的执行情况、档案管理工作的质量和效率等方面。监督检查应做好记录，发现问题应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.考核评价公司应建立档案管理考核评价制度，对档案管理人员的工作进行考核评价。考核评价应包括档案管理工作的质量、效率、服务态度等方面。考核评价结果应与档案管理人员的绩效挂钩，激励档案管理人员提高工作质量和效率。七、附则1.本制度的解释权本制度由公司档案管理部门负责解