档案分管领导制度

PAGE档案分管领导制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，明确档案分管领导职责，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的相关行为。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由档案管理部门负责收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。2.真实性原则档案应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集公司在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案分管领导职责（一）领导与决策1.全面负责公司档案管理工作的领导与决策，将档案管理工作纳入公司整体发展规划和工作计划，确保档案管理工作与公司业务发展相适应。2.定期召开档案管理工作会议，研究解决档案管理工作中的重大问题，部署档案管理工作任务，提出指导性意见和要求。（二）制度建设与监督1.组织制定和完善公司档案管理制度、工作流程和标准规范，确保档案管理工作有章可循、规范有序。2.监督检查档案管理制度的执行情况，对违反档案管理规定的行为进行纠正和处理，保障档案管理工作的正常开展。（三）资源保障1.协调公司内部各部门之间的关系，为档案管理工作提供必要的人力、物力和财力支持。2.保障档案管理部门的办公场所、设备设施、经费预算等，确保档案管理工作的顺利进行。（四）业务指导与培训1.加强对档案管理部门工作人员的业务指导，定期了解档案管理工作进展情况，提出改进工作的意见和建议。2.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力，促进档案管理工作水平的提升。（五）档案利用与开发1.重视档案的利用价值，支持档案管理部门开展档案信息资源的开发利用工作，为公司的决策、管理、生产经营等提供服务。2.鼓励各部门积极利用档案资料，充分发挥档案在公司发展中的作用。三、档案管理部门职责（一）档案收集与整理1.按照档案管理的有关规定，制定档案收集范围和标准，明确各部门应归档的文件材料种类、内容和时间要求。2.指导和督促各部门及时收集、整理本部门形成的文件材料，确保应归档的文件材料齐全、完整。3.对收集到的文件材料进行分类、编号、编目、装订等整理工作，使其符合档案管理的规范要求。（二）档案保管与保护1.建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施设备，如档案库房、档案架、防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案的安全保管。2.对档案进行科学分类存放，便于查找和利用。定期对档案进行清查核对，做到账物相符。3.做好档案的保护工作，采取有效措施防止档案的损坏、褪色、霉变等，对破损或变质的档案及时进行修复或复制。（三）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，确定档案的存毁。2.组成档案鉴定小组，对拟销毁的档案进行审核，确保销毁档案的准确性和合法性。3.按照规定的程序和方法对销毁的档案进行登记造册，经分管领导批准后，由专人负责监销，并在销毁清册上签字。（四）档案统计与检索1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，及时掌握档案管理工作动态。2.编制档案检索工具，如目录、索引、指南等，方便档案的查找和利用。利用现代信息技术，建立档案管理信息系统，提高档案检索效率。（五）档案利用与服务1.制定档案利用制度，明确档案利用的范围、方式、程序和审批手续。2.积极为公司各部门和员工提供档案查阅、借阅等服务，根据利用者的需求，及时准确地提供档案资料。3.开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记、组织沿革等，为公司的历史研究、文化建设和业务发展提供支持。四、档案分类与编号（一）档案分类1.行政档案类包括公司设立、变更、注销等方面的文件材料；公司行政会议文件、工作计划与总结、规章制度、人事任免、奖惩材料等。2.财务档案类涵盖会计凭证、账簿、报表、财务审计报告、税务资料等。3.业务档案类根据公司业务特点，分为市场营销档案、生产技术档案、质量控制档案、物资采购档案、客户服务档案等。4.工程档案类包括工程项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等。5.科技档案类涉及科研项目立项、研究、试验、鉴定等过程中形成的文件材料。6.声像档案类包括照片、录音、录像等反映公司重要活动、事件、人物等的声像资料。7.电子档案类存储在电子介质上的各类文件材料，如电子文档、数据库、电子邮件等。（二）档案编号1.档案编号采用“全宗号分类号年度保管期限件号”的结构形式。2.全宗号：由公司档案管理部门统一编制，代表公司档案全宗。3.分类号：根据档案分类方案，对各类档案赋予相应的分类代码。4.年度：采用公元纪年，以四位数字表示，如“2023”。5.保管期限：分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下），分别用“Y”“C”“D”表示。6.件号：按档案整理顺序依次编号。五、档案归档与移交（一）归档要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集、整理和归档工作，确保归档文件材料齐全、完整、准确、系统。2.文件材料应按照档案分类方案进行分类整理，同一类别的文件材料应按照形成时间顺序排列。3.归档文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，纸质文件材料应使用A4纸张，电子文件应符合相关格式要求。（二）归档时间1.各部门应在次年上半年将上一年度形成的文件材料整理归档完毕，并移交档案管理部门。2.对于重大活动、项目等形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后及时归档。（三）移交手续1.档案管理部门接收各部门移交的档案时，应进行认真核对，填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案移交清单应包括档案名称、数量、年度、保管期限等详细信息，一式两份，双方各执一份。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容和范围，经所在部门负责人签字同意后交档案管理部门。2.档案管理部门根据查阅申请表，提供相应的档案资料，并在查阅登记表上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，严禁在档案上圈划、批注、污损等。（二）借阅规定1.因工作需要借阅档案的，需填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案分管领导签字批准后，方可办理借阅手续。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应责任。七、档案保密与安全（一）保密措施1.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密承诺书，明确保密责任。2.对涉及公司机密或敏感信息的档案，应采取加密存储传输、限制访问权限等措施，确保信息安全。3.严格控制档案的查阅和借阅范围，对涉及保密内容的档案，应按照保密规定进行审批和管理。4.档案管理人员在工作中应严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容，不得私自留存、销毁档案。（二）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强档案库房的安全防范措施，安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，定期进行检查维护，确保档案库房安全。2.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，掌握基本的安全知识和技能，确保档案管理工作安全有序进行。3.制定档案应急预案，对可能发生的火灾、水灾、盗窃等突发事件，应制定相应的应对措施，定期进行演练，提高应急处理能力。八、档案信息化管理（一）信息化建设规划1.制定档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施，推动档案管理工作的信息化进程。2.加大对档案信息化建设的投入，配备必要的计算机、服务器、存储设备、软件系统等硬件设施，满足档案信息化管理的需要。（二）电子档案管理1.建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中管理，实现电子档案的收集、整理、存储、检索、利用、统计等功能。2.按照电子档案管理的相关标准和规范，对电子档案进行分类、编号、著录等整理工作，确保电子档案的规范性和完整性。3.加强对电子档案的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止电子档案数据丢失、损坏和泄露。（三）数字化转换1.对重要的纸质档案进行数字化转换，建立数字化档案资源库，实现纸