房地产档案室规章制度

PAGE房地产档案室规章制度一、总则（一）目的为加强房地产档案室的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司内所有涉及房地产档案管理的部门和人员。（三）基本原则1.依法治档原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展档案管理工作。2.集中统一管理原则：房地产档案实行集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。3.科学管理原则：运用科学的管理方法和技术手段，提高档案管理的效率和质量。4.方便利用原则：以方便利用为出发点，优化档案管理流程，为公司各项工作提供及时、有效的档案服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善房地产档案室的各项规章制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类房地产档案，包括但不限于项目前期资料、合同协议、产权证书、工程图纸等。3.对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。4.建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全与完整。6.定期对档案进行鉴定和销毁，按照规定程序处理过期或无用的档案。7.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。8.为公司各部门提供档案查阅、借阅等服务，协助解决档案利用过程中出现的问题。（二）档案形成部门职责1.负责本部门各类房地产档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的真实、准确、完整。2.按照档案管理的要求，定期将整理好的档案移交至档案室。3.在档案形成过程中，严格遵守档案管理的相关规定，对档案的形成、积累、整理等工作进行有效监督和指导。4.配合档案室做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关的鉴定意见和依据。5.根据工作需要，向档案室提出档案查阅、借阅等申请，并在规定时间内归还档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，遵守档案管理的各项规章制度，具备良好的职业道德和业务素质。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的接收、登记、整理、保管、查阅、借阅等。3.熟悉档案管理业务，掌握档案分类、编号、编目等技能，确保档案管理工作的规范化和标准化。4.定期对档案进行清查和盘点，及时发现并处理档案管理中存在的问题。5.积极参与档案信息化建设，熟练掌握档案管理软件的操作，提高档案管理的信息化水平。6.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容，确保档案信息的安全。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.房地产项目立项文件，包括项目建议书、可行性研究报告、项目批复等。2.土地出让合同、土地使用证等土地相关文件。3.规划设计文件，如规划许可证、设计方案、施工图等。4.工程建设文件，包括工程招投标文件、施工合同、工程变更记录、工程竣工验收报告等。5.销售与租赁合同，包括商品房预售许可证、销售合同、租赁合同等。6.产权登记文件，如房屋所有权证、不动产权证书等。7.物业管理文件，包括物业服务合同、业主公约等。8.其他与房地产相关的文件，如会议纪要、通知、报告等。（二）档案收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.收集的档案应真实、准确、完整，不得擅自涂改、伪造或销毁档案。3.对收集到的档案进行初步整理，按照文件形成的时间顺序、类别等进行分类，便于后续的整理和归档。（三）档案整理原则1.遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和检索，提高档案管理的效率和质量。（四）档案整理方法1.分类：按照房地产档案的类别，如项目前期、工程建设、销售租赁、产权登记等进行一级分类；在一级分类的基础上，根据档案的具体内容进行二级分类，如工程建设类可分为招投标文件、施工合同、工程变更等。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。编号可采用数字与字母相结合的方式，如“FD2023001”，其中“FD”表示房地产档案，“2023”表示年份，“001”表示该年份内的档案序号。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便于查阅和检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得损坏文件内容。四、档案保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，确保档案的安全保管。2.库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施，如安装火灾自动报警系统、除湿机、防虫药品、防盗门、防盗窗、窗帘、空气净化器等。3.库房内配备必要的档案装具，如档案架、档案柜等，装具应坚固耐用，符合档案保管的要求。（二）档案存放方式1.按照档案的类别、保管期限等进行分类存放，同一类别的档案应集中存放，便于查找和管理。2.采用竖放的方式存放档案，避免档案平放导致变形或损坏。3.对珍贵档案或易损档案，应采取特殊的保管措施，如单独存放、使用保护套等。（三）档案保管期限1.根据国家有关规定和公司实际情况，确定房地产档案的保管期限，一般分为永久、长期（10年以上）和短期（10年以下）。2.永久保管的档案主要包括公司重大房地产项目的档案、产权证书等重要文件；长期保管的档案包括工程建设过程中的重要文件、销售合同等；短期保管的档案包括一般性的文件、临时性的资料等。3.定期对档案的保管期限进行鉴定，根据档案的实际价值和利用情况，调整档案的保管期限。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全管理，确保档案的安全。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案保管中存在的问题，如档案损坏、丢失、霉变等。3.严格控制档案库房的出入人员，非档案管理人员未经允许不得进入库房。确因工作需要进入库房的，应进行登记，并在档案管理人员的陪同下进行操作。4.做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对库房设施设备进行维护和检查，确保设施设备的正常运行。5.加强对档案管理人员的安全教育，提高档案管理人员的安全意识和应急处理能力，防止发生安全事故。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案室查阅。2.档案室应根据查阅申请表，为查阅人员提供相应的档案，并在查阅过程中进行监督，确保档案的安全和完整。3.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容的，应经档案室管理人员同意，并按照规定进行登记。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或撕毁档案。查阅完毕后，应及时将档案归还档案室，并办理归还手续。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等内容，经所在部门负责人签字同意后，报档案室负责人审批。2.档案室负责人根据借阅申请表，对借阅人员的借阅资格和借阅期限进行审核，审核通过后，方可办理借阅手续。3.借阅人员应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期借阅的，应提前向档案室提出申请，经批准后方可延期。4.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人或擅自扩大借阅范围。如因保管不善导致档案损坏、丢失的，应承担相应的赔偿责任。5.借阅人员在借阅期间应遵守档案管理的相关规定，不得擅自泄露档案内容。借阅期满后，应及时将档案归还档案室，并办理归还手续。（三）特殊情况处理1.涉及公司机密或重要商业信息的档案，查阅和借阅应严格按照公司保密制度的规定进行审批和管理。2.外单位人员因工作需要查阅或借阅公司房地产档案的，应提前与公司相关部门联系，并提交查阅或借阅申请，经公司领导批准后，方可按照规定办理查阅或借阅手续。3.在查阅或借阅过程中，如发现档案存在问题或疑问，查阅人员应及时向档案室管理人员反映，档案室管理人员应及时进行核实和处理。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案鉴定的规定为依据，结合公司实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面审查、历史地分析档案内容的原则，准确判断档案的价值。3.确保鉴定工作的公正性和客观性，避免主观随意性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、业务部门代表、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对档案的鉴定工作进行组织和指导。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，分析档案的形成背景、来源、保管价值等。2.参考档案的保管期限、利用情况等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。3.对于涉及公司重大决策、重要业务活动等具有长期历史价值的档案，应予以重点保护。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报公司领导审批。2.公司领导批准后，档案室负责组织实施档案销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档备查。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立房地产档案信息管理系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和水平。2.通过信息化手段，实现档案的快速检索、在线查阅、远程利用等功能，为公司各部门提供便捷的档案服务。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的保密性、完整性和可用性。（二）档案数字化1.对纸质档案进行数字化扫描，将扫描后的电子文件进行整理、存储，并建立相应的索引目录。2.数字化扫描应保证图像清晰、完整，符合档案管理的要求。扫描分辨率应根据档案的类型和保存要求进行合理设置，一般不低于300dpi。3.对数字化档案进行分类、编号、著录等工作，确保电子档案与纸质档案的一致性和关联性。（三）信息管理系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2.检索查询功能：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、责任者等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理功能：实现档案借阅的在线申请、审批、登记、归还等功能，提高借阅管理的效率和准确性。4.统计分析功能：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理功能：设置用户权限，对不同用户的操作权限进行严格控制，确保档案信息的安全。（四）信息安全保障1.建立健全档案信息安全管理制度，加强对档案信息系统的安全管理