档案管理制度合同管理

PAGE档案管理制度合同管理一、总则（一）目的为加强公司/组织的档案管理，规范合同管理流程，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，维护公司/组织的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门在业务活动中形成的各类档案资料及合同的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案实行集中统一管理，确保档案资源的整合与共享。2.真实完整原则：档案资料应如实反映业务活动的实际情况，保证其完整性。3.安全保密原则：加强档案的安全保密措施，防止档案信息的泄露、篡改和丢失。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织的档案管理制度，并组织实施。2.集中管理公司/组织的各类档案资料，包括但不限于文件、合同、报表、图纸等。3.对档案资料进行分类、编号、整理、装订和存储，确保档案的规范化管理。4.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。5.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。6.对档案管理人员进行培训和考核，提高其业务水平和综合素质。（二）各部门职责1.负责本部门业务活动中形成的档案资料的收集、整理和归档，并定期移交至档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作，提供必要的协助。3.对本部门保管的档案资料的安全和保密负责，不得擅自销毁、涂改或转借档案。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案资料的日常管理工作，包括接收、登记、整理、保管、借阅等。3.对档案资料进行分类、编号、编目，建立档案检索工具，提高档案查询效率。4.定期对档案进行清查、盘点，发现问题及时报告并处理。5.做好档案的安全保密工作，防止档案信息泄露。6.积极参加档案管理培训，不断提高业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、合同、协议、报表、图纸、信函、会议记录、照片、音像资料等。2.上级机关下发的与公司/组织相关且需保存的文件、通知等。3.公司/组织对外报送的重要文件、资料的副本。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应保持原始状态，不得擅自涂改、剪裁或损坏。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储方式进行收集，并确保其可读性和完整性。（三）整理方法1.分类：根据档案资料的来源、内容、形式等因素，进行科学合理的分类。一般可分为行政管理类、业务管理类、财务类、人事类、工程技术类等。2.编号：对每一类档案资料进行编号，以便于管理和查询。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便于快速查找和了解档案内容。4.装订：对纸质档案资料进行装订，确保其整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得影响文件的查阅。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.各部门收集整理好的档案资料，应定期移交至档案管理部门。移交时，双方应办理交接手续，填写档案移交清单。2.档案管理部门对接收的档案资料进行审核，检查其完整性、准确性和规范性。如发现问题，应及时通知移交部门进行补充或更正。3.审核无误后，档案管理部门将档案资料按照分类编号顺序进行存放，并建立相应的档案台账。（二）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案。长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案。短期保管的档案：保管期限为15年以下的档案。2.具体档案的保管期限，应根据国家有关规定和公司/组织的实际情况确定。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。同时，应建立档案存放索引，标明各类档案的存放位置。3.定期对档案进行检查和维护，发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。4.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份，防止数据丢失。同时，应建立电子档案的访问权限管理制度，确保电子档案的安全。五、档案的利用与借阅（一）利用方式1.档案管理部门应积极为公司/组织各部门提供档案利用服务，根据利用者的需求，及时准确地提供档案资料。2.利用者可通过档案检索系统查询档案信息，也可直接到档案库房查阅纸质档案。（二）借阅规定1.因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等内容，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，对于符合借阅条件的，予以批准，并办理借阅手续。借阅手续包括填写档案借阅登记表，明确借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息，借阅人签字确认。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。5.借阅人归还档案时，档案管理部门应认真检查档案资料的完整性和准确性，如发现问题，应及时与借阅人核实并处理。（三）查阅限制1.涉及公司/组织机密、商业秘密等重要档案资料，未经公司/组织批准，不得查阅和借阅。2.对于永久保管的档案，查阅时应严格按照规定的审批程序进行，确保档案的安全和保密。六、合同管理（一）合同签订流程1.合同承办部门在签订合同前，应进行充分的市场调研和风险评估，确保合同内容符合公司/组织的利益和法律法规要求。2.合同承办部门负责起草合同文本，合同文本应明确双方的权利义务、合同标的、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。3.合同文本起草完成后，应提交至合同审核部门进行审核。合同审核部门应从法律、财务、业务等方面对合同进行全面审核，提出审核意见。4.根据合同审核意见，合同承办部门对合同文本进行修改完善，确保合同的合法性、合理性和可行性。5.合同文本修改完善后，经公司/组织法定代表人或授权代表签字盖章后，方可正式签订合同。（二）合同履行与监督1.合同签订后，合同承办部门应按照合同约定履行义务，并及时跟踪合同履行情况，确保合同的顺利履行。2.合同履行过程中，如发现对方有违约行为或出现可能影响合同履行的情况，合同承办部门应及时采取措施，并向公司/组织报告。3.合同管理部门应对合同履行情况进行监督检查，定期对合同履行情况进行统计分析，及时发现问题并提出改进建议。（三）合同变更与解除1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，合同承办部门应及时与对方协商，并签订合同变更协议。合同变更协议应按照合同签订流程进行审核和签订。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同的，合同承办部门应及时通知对方，并办理合同解除手续。合同解除手续应符合法律法规要求，并妥善处理合同解除后的相关事宜。（四）合同归档与保管1.合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本及相关资料移交至档案管理部门进行归档。归档资料应包括合同文本、合同审批表、合同变更协议、合同解除协议等。2.档案管理部门应按照档案管理规定对合同档案进行整理、编号、存储，确保合同档案的安全和完整。3.合同档案的保管期限应按照合同的重要程度和涉及金额等因素确定，一般不得低于合同履行期限届满后的[X]年。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、发展眼光、慎重处理的原则。2.对档案的鉴定应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，准确判断其保存价值。（二）鉴定组织公司/组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门、相关业务部门及法务部门等人员组成。档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和程序，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，提出拟销毁档案清单。2.档案鉴定工作小组对拟销毁档案清单进行审核，根据档案鉴定标准和程序，对档案的保存价值进行鉴定。3.对于经过鉴定确无保存价值的档案，档案鉴定工作小组应出具档案销毁意见书，并报公司/组织领导审批。4.经公司/组织领导批准后，档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。档案销毁工作应指定专人负责，确保档案销毁过程的安全和保密。（四）销毁方式1.对于纸质档案，应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对于电子档案，应采用专业的数