村民档案管理制度及流程

PAGE村民档案管理制度及流程一、总则（一）目的为了加强村民档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作流程，确保村民档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在服务村民、服务农村发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村范围内所有涉及村民个人信息、家庭情况、生产生活记录、权益保障等方面形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映村民实际情况，严禁虚假信息录入。2.完整性原则：全面收集与村民相关的各类资料，确保档案资料的齐全完整。3.保密性原则：严格保护村民个人隐私，对涉及个人隐私的档案信息妥善保管，防止泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理操作，保证档案管理工作的标准化、规范化。二、档案管理职责分工（一）档案管理工作领导小组成立以村党支部书记为组长，村委会主任为副组长，各村民小组组长、相关业务人员为成员的档案管理工作领导小组。负责统筹协调全村档案管理工作，制定档案管理工作计划和目标，监督检查档案管理制度的执行情况。（二）档案管理人员职责1.档案管理员负责档案的日常收集、整理、归档、保管和查阅服务工作。按照档案管理规范，对各类档案进行分类、编号、编目等工作，确保档案整理有序。建立档案借阅登记制度，对档案借阅情况进行详细记录，及时催还借阅档案。定期对档案进行清查核对，确保档案的安全和完整，发现问题及时报告并采取措施解决。2.业务部门档案责任人各业务部门指定专人负责本部门形成的与村民相关档案资料的收集、整理，并定期移交档案管理员。协助档案管理员做好档案的分类、编目等工作，确保本部门档案资料的准确性和完整性。负责向档案管理员提供档案利用需求信息，配合做好档案查阅利用工作。三、档案的分类与编号（一）分类标准1.个人基本信息类：包括村民身份证、户口本、婚姻状况证明、学历证书等反映个人基本情况的资料。2.家庭情况类：如家庭成员构成、家庭收入情况、住房情况等相关资料。3.生产生活类：涵盖土地承包经营情况、农业生产记录、就业情况、医疗健康记录等。4.权益保障类：涉及村民享受的各类惠农政策、社会保障待遇、权益纠纷处理等档案。5.其他类：不属于上述分类，但与村民相关且具有保存价值的其他资料。（二）编号规则采用“年份+类别代码+流水号”的编号方式。例如，2023年个人基本信息类的第5份档案编号为2023A005，其中“2023”表示年份，“A”表示个人基本信息类，“005”为流水号。类别代码具体如下：A：个人基本信息类B：家庭情况类C：生产生活类D：权益保障类E：其他类四、档案的收集与整理（一）收集范围1.村民主动提交的各类证明材料、申请表格等。2.村委会及各业务部门在工作中形成的与村民相关的文件资料、会议记录、统计报表等。3.上级部门下发的涉及本村村民的政策文件、通知等。4.其他与村民利益相关的具有保存价值的资料。（二）收集要求1.各业务部门应在工作完成后及时将相关档案资料收集齐全，整理规范，定期移交档案管理员。2.村民提交的资料应确保真实有效，如有虚假信息，责任自负。3.在收集过程中，要注意对资料的完整性进行审核，发现缺漏应及时补充。（三）整理步骤1.分类：按照档案分类标准，将收集到的档案资料进行分类。对于同一类档案，再根据其形成时间、来源等因素进行细分。2.排序：按照时间顺序或重要程度对每一类档案进行排序，确保档案排列有序。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息，以便于查找和管理。4.装订：对纸张较多、需要长期保存的档案进行装订，确保档案的牢固和整齐。装订时应注意保持档案内容的完整性，避免损坏或丢失。五、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案库房安全、整洁、通风良好。（二）保管期限根据档案的重要性和使用价值，确定不同档案的保管期限。一般分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。具体保管期限划分如下：1.永久保管：涉及村民权益保障、重要政策文件、土地承包等具有重要历史价值和法律依据的档案。2.长期保管：村民个人基本信息、家庭情况、生产生活中的重要记录等，对村民生活和农村发展有一定参考价值的档案。3.短期保管：一般性的工作文件、临时性统计报表等，保存期限较短的档案。（三）保管措施1.建立档案入库登记制度，详细记录档案的类别、数量、入库时间等信息。2.定期对档案进行检查和清点，发现档案损坏、丢失等情况及时报告并采取补救措施。3.做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案安全。档案库房应配备灭火器、除湿机、防虫药等设备，并定期进行维护和检查。4.对电子档案应进行备份存储，并采用安全可靠的存储介质和存储方式，防止电子档案数据丢失或损坏。六、档案的利用（一）利用范围1.村民本人因办理相关事务需要查阅、复印本人档案资料。2.村委会及各业务部门因工作需要查阅档案资料，用于政策宣传、工作决策、权益保障等方面。3.上级部门因工作检查、调研等需要查阅本村村民档案资料。4.司法机关、纪检监察部门等因办案需要依法查阅相关村民档案资料。（二）利用流程1.申请村民本人查阅档案，需填写《村民档案查阅申请表》，注明查阅内容、用途等信息，并签字确认。村委会及各业务部门查阅档案，由部门负责人填写《档案查阅申请表》，经档案管理工作领导小组组长审批后，提交档案管理员。上级部门、司法机关、纪检监察部门等查阅档案，应出具正式的查阅函，注明查阅目的、范围等内容，经档案管理工作领导小组组长审批后，由档案管理员办理查阅手续。2.审批档案管理工作领导小组对查阅申请进行审批，重点审查查阅目的是否合理、查阅范围是否适当等。对于涉及个人隐私或重要敏感信息的档案查阅申请，应严格把关，确保档案信息安全。3.查阅经审批同意后，档案管理员按照查阅申请要求，提供相应的档案资料。查阅人员应在档案查阅室进行查阅，不得擅自将档案带出查阅室。如需复印档案资料，应经档案管理员同意，并按照规定进行复印操作。4.登记档案管理员对档案查阅情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人员姓名、查阅内容、用途等信息。查阅结束后，查阅人员应在《档案查阅登记表》上签字确认。5.归还查阅人员查阅完毕后，应及时将档案资料归还档案管理员。档案管理员对归还的档案进行核对，确保档案资料完整无损。（三）利用限制1.涉及个人隐私的档案信息，未经村民本人同意，不得向任何单位或个人提供。2.查阅档案资料应严格按照规定的范围进行，不得擅自扩大查阅范围或泄露档案内容。3.档案资料仅供查阅、复印，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。如因特殊原因需要摘录档案内容，应经档案管理员同意，并注明出处。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理工作领导小组组织相关人员组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、来源、历史价值等因素，综合判断档案是否仍具有保存意义。对于已失去保存价值的档案，提出销毁意见。（二）销毁流程1.编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案管理工作领导小组组长审核批准后，方可进行档案销毁工作。3.档案销毁应在指定地点