老少活动家园档案制度

PAGE老少活动家园档案制度一、总则（一）目的为加强老少活动家园的规范化管理，有效保护和利用各类档案资源，提高服务质量和管理水平，特制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于老少活动家园内所有涉及的文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映老少活动家园的各项工作和活动情况。2.完整性原则：确保档案资料的全面、系统，涵盖各个方面。3.保密性原则：对涉及个人隐私、敏感信息等的档案严格保密。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、分类、存储和利用。二、档案管理职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理科室，配备专业的档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）各部门职责1.活动策划部门：负责活动方案、活动记录等档案的收集、整理，并及时移交档案管理部门。2.服务部门：将服务对象信息、服务记录等相关档案资料定期归档。3.行政部门：负责行政文件、会议记录等档案的管理，并监督各部门档案工作的执行情况。（三）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、存储等工作。2.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。3.对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整。4.严格遵守档案保密制度，防止档案信息泄露。5.按照规定办理档案的借阅、归还手续。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括上级文件、内部行政文件、会议记录、工作计划与总结等。2.活动策划与实施类：活动方案、活动通知、活动照片、活动视频、活动效果评估等。3.服务对象类：服务对象基本信息档案、服务记录档案、服务反馈档案。4.设施设备类：设施设备采购合同、设备维护记录、设施设备档案等。5.财务类：财务预算、财务报表、收支凭证等。6.其他类：不属于以上分类的其他特殊档案。（二）编号规则1.采用数字与字母相结合的方式进行编号。2.行政管理类：以“XZ”开头，后面依次为年份、月份、流水号，如“XZ202305001”。3.活动策划与实施类：以“HD”开头，年份、活动序号、流水号，如“HD202301002”。4.服务对象类：以“FW”开头，年份、服务对象类别代码、服务对象序号，如“FW202302005”，服务对象类别代码可根据实际情况设定。5.设施设备类：以“SB”开头，年份、设备类别代码、设备序号，如“SB202303003”。6.财务类：以“CW”开头，年份、月份、流水号，如“CW202306004”。7.其他类：以“QT”开头，年份、流水号，如“QT2023006”。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应在工作完成后及时将相关档案资料收集齐全，确保档案的完整性。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保可读性。（二）整理方法1.按照档案分类标准进行分类。2.对每份档案进行编号，并编制目录。3.去除档案中的金属物，破损的档案应进行修复或复制。4.对电子档案进行分类存储，并建立相应的索引。五、档案存储（一）存储方式1.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照类别和编号顺序排列。2.电子档案应存储在服务器或存储设备上，并进行定期备份。3.对于重要的纸质档案和电子档案，可考虑异地存储。（二）存储环境1.档案存储场所应保持干燥、通风、温度适宜，防止档案受潮、发霉、虫蛀。2.配备必要的防火、防盗、防虫、防潮等设施设备。六、档案借阅与利用（一）借阅权限1.内部人员因工作需要借阅档案，需填写借阅申请表，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.外部单位或个人因特殊原因需要借阅档案，需提交正式的借阅申请函，经档案管理部门负责人审核，报单位领导批准后，方可办理借阅手续。（二）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.重要档案的借阅期限根据实际情况确定，原则上不超过[X]个工作日。（三）借阅登记1.档案管理部门应建立借阅登记台账，详细记录借阅人姓名、单位、借阅时间、借阅档案名称、归还时间等信息。2.借阅人应在规定时间内归还档案，如逾期未还，档案管理部门应及时催还。（四）利用规定1.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、转借、复印、拍照等。2.如需对档案进行复印或拍照，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行操作。3.利用档案过程中形成的相关记录应及时归档。七、档案保密（一）保密范围1.涉及服务对象个人隐私的信息。2.内部工作机密文件。3.其他需要保密的档案资料。（二）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案信息。2.档案存储场所应设置门禁系统，限制无关人员进入。3.对涉及保密的档案应进行加密存储和管理。4.借阅保密档案时，应签订保密协议，明确借阅人的保密责任。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定标准1.根据档案的保存价值和保管期限，定期对档案进行鉴定。2.保存价值不大、已过保管期限且无继续利用价值的档案可考虑销毁。(二)鉴定程序1.由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组。2.鉴定小组对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.档案管理部门根据鉴定意见，编制档案销毁清册。（三）销毁程序1.档案销毁清册经单位领导批准后，方可进行销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。3.销毁记录应及时归档，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和准确性，方便档案的查询和利用。（二）信息化管理措施1.配备专业的档案信息化管理人员，负责系统的维护和管理。2.对档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。3.利用档案信息化管理系统，实现档案的在线借阅、审批、利用等功能。4.定期对电子档案进行备份，确保数据安全。十、监督与检查（一）监督检查部门单位内部设立档案管理监督检查小组，负责对档案管理工作进行定期检查和不定期抽查。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、存储、借阅等工作的规范性。3.档案信息化管理系统的运行情况。4.档案保密制度的落实情况。（三）检查结果处理1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知