租赁房档案管理制度

PAGE租赁房档案管理制度一、总则（一）目的为加强租赁房档案管理，确保租赁房档案的完整、准确、安全和有效利用，维护租赁双方的合法权益，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所涉及的各类租赁房档案管理工作，包括租赁房源信息、租赁合同、租赁客户资料、租金收缴记录等相关档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映租赁房业务的实际情况，不得虚假记载。2.完整性原则：全面收集、整理租赁房业务过程中产生的各类资料，确保档案资料的完整性。3.安全性原则：采取有效措施保障档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。4.保密性原则：对涉及租赁双方隐私的信息严格保密，未经授权不得对外披露。5.便利性原则：档案管理应便于查询、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善租赁房档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理租赁房档案，建立档案数据库，确保档案的安全存储和有效利用。3.对档案管理人员进行培训和指导，提高档案管理水平。4.定期对档案进行整理、归档、鉴定和销毁，确保档案的质量。（二）业务部门职责1.负责本部门租赁房业务档案资料的收集、整理和初步审核，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作，提供必要的协助。3.对本部门产生的档案资料的真实性、完整性负责。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等日常管理工作。3.做好档案的存储、保管工作，确保档案的安全。4.按照规定办理档案的查询、借阅、归还等手续，做好记录。5.定期对档案进行清查盘点，发现问题及时报告并处理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.租赁房源信息档案：包括房屋产权证明、房屋平面图、房屋照片、房屋配套设施清单等。2.租赁合同档案：租赁合同文本、租赁双方身份证明、授权委托书、租金及押金支付凭证等。3.租赁客户资料档案：客户身份证复印件、联系方式、收入证明、信用记录等。4.租金收缴记录档案：租金收缴台账、催款记录、欠费清单等。5.房屋维修与管理档案：维修记录、保养记录、安全检查记录等。6.其他与租赁房业务相关的档案资料。（二）收集要求1.业务部门应在租赁房业务发生后及时收集相关档案资料，并确保资料的真实性、完整性和准确性。2.收集的档案资料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照档案的类别进行分类，如房源信息类、租赁合同类、客户资料类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。3.装订：将零散的档案资料进行装订，确保整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于检索。四、档案的归档与存储（一）归档流程1.业务部门整理好档案资料后，填写档案移交清单，注明档案名称、数量、移交日期等信息，移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，核对档案资料的完整性和准确性，无误后办理接收手续。3.档案管理部门按照档案分类和编号规则，将档案进行归档存储。（二）存储方式1.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找。2.电子档案应存储在服务器或存储设备上，并进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。3.档案存储环境应保持清洁、干燥、通风，温度和湿度应符合规定要求，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。（三）保管期限1.租赁房档案的保管期限根据档案的重要性和性质确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期档案保管期限为15年，中期档案保管期限为510年，长期档案保管期限为10年以上。3.具体保管期限如下：租赁房源信息档案：长期。租赁合同档案：长期。租赁客户资料档案：短期。租金收缴记录档案：中期。房屋维修与管理档案：中期。五、档案的查询与借阅（一）查询流程1.内部人员因工作需要查询档案时，应填写档案查询申请表，注明查询目的、查询内容等信息，经部门负责人审批后提交档案管理部门。2.档案管理部门根据查询申请表进行查询，查询结果应及时反馈给查询人员。3.查询人员不得擅自更改、涂抹、抽取档案资料。（二）借阅流程1.外部单位或个人因特殊原因需要借阅档案时，应填写档案借阅申请表，注明借阅单位或个人名称、借阅目的、借阅内容等信息，经公司/组织负责人审批后提交档案管理部门。2.档案管理部门对借阅申请表进行审核，审核通过后办理借阅手续，借阅人应在借阅登记薄上签字确认。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管档案资料，不得转借、复印、泄露档案内容，归还时应确保档案资料完好无损。（三）查询与借阅记录管理档案管理部门应建立查询与借阅记录台账，详细记录查询与借阅的时间、人员、内容、期限等信息，以备查考。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人及相关专业人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.审查档案的内容、来源、保管期限等，判断档案是否仍具有保存价值。2.对于已超过保管期限且确无保存价值的档案，填写档案销毁申请表，注明档案名称、数量、销毁原因等信息。3.档案销毁申请表经公司/组织负责人审批后，由档案管理部门组织实施销毁。（四）销毁方式1.纸质档案应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.电子档案应采用数据擦除或格式化等方式进行销毁，并对存储介质进行物理销毁。（五）销毁记录档案管理部门应建立档案销毁记录台账，详细记录销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，以备查考。七、档案的保密与安全管理（一）保密措施1.对涉及租赁双方隐私的档案信息严格保密，未经授权不得对外披露。管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.档案管理场所应设置门禁系统，限制无关人员进入。3.档案查阅和借阅应在指定地点进行，查阅和借阅过程中应有专人监督。（二）安全管理1.加强档案存储场所的安全防范措施，安装防火、防盗、防潮、防虫等设施设备。2.定期对档案进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.制定档案应急预案，如发生火灾、水灾、盗窃等突发事件，应及时采取措施保护档案安全，并向上级报告。八、档案管理的信息化建设（一）信息化目标逐步实现租赁房档案管理的信息化，提高档案管理效率和服务水平，实现档案信息的快速查询、统计分析和共享利用。（二）信息化系统建设1.建立租赁房档案管理信息化系统，涵盖档案的收集、整理、归档、存储、查询、借阅、鉴定、销毁等全过程管理。2.信息化系统应具备数据录入、审核、存储、检索、统计分析、报表生成等功能，实现档案管理的自动化和规范化。（三）数据维护与更新1.定期对档案管理信息化系统中的数据进行维护和更新ensurestheaccuracyandcompletenessofthedata.2.及时录入新产生的档案信息，删除已销毁或过期的档案数据，确保系统数据与实际档案情况一致。九、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织内部应定期对租赁房档案管理工作进行监督检查，确保档案管理制度的有效执行。2.监督检查内容包括档案的收集、整理、归档、存储、查询、借阅、鉴定、销毁等环节的工作情况，以及档案管理人员的履职情况。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价机制，对档案管理部门和业