代表小组档案规范制度

PAGE代表小组档案规范制度一、总则（一）目的为加强代表小组档案管理，确保档案的完整性、准确性和规范性，充分发挥档案在代表工作中的作用，依据相关法律法规和行业标准，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内各代表小组的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：代表小组档案由专人负责集中管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映代表小组的工作实际，数据准确无误。3.安全保密原则：严格保护档案的安全，防止档案信息泄露，确保档案的保密性。4.便于利用原则：档案整理应便于查找、借阅和使用，提高档案的利用效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善代表小组档案管理的各项规章制度。2.指导、监督各代表小组的档案收集、整理、归档等工作。3.集中保管代表小组的重要档案资料，建立档案数据库，实现档案信息的电子化管理。4.定期对档案进行鉴定、销毁和统计工作。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高代表小组档案管理水平。（二）代表小组组长职责1.负责本小组档案工作的组织和协调，确保档案工作与小组工作同步开展。2.督促小组成员及时收集、整理个人工作中形成的档案材料，并按时移交小组档案管理人员。3.对本小组档案的完整性、准确性进行审核。（三）档案管理人员职责1.负责本代表小组档案的日常收集、整理、分类、装订、编目等工作。2.严格按照档案管理制度对档案进行保管，确保档案安全。3.积极为代表小组工作提供档案查阅服务，做好档案借阅登记和归还工作。4.定期对档案进行清查盘点，发现问题及时报告并处理。三、档案收集（一）收集范围1.代表小组工作计划、总结、报告等文件材料。2.代表参加会议、调研、视察等活动的记录、报告、照片等。3.代表提出的议案、建议、批评和意见及办理情况。4.代表小组组织开展学习、培训、交流等活动的相关资料。5.代表与选民联系的记录、信件、反馈等。6.其他与代表小组工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各代表小组成员应在工作完成后及时将相关档案材料移交小组档案管理人员，确保档案收集的及时性。2.收集的档案材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，符合档案整理要求。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。四、档案整理（一）分类标准1.综合类：包括代表小组工作计划、总结及综合性文件材料等。2.会议类：代表参加的各类会议记录、纪要等。3.活动类：代表小组组织开展的学习、培训、调研、视察等活动的相关资料。4.议案建议类：代表提出的议案、建议、批评和意见及办理情况。5.联系选民类：代表与选民联系的相关记录。6.其他类：不属于上述分类的其他档案材料。（二）整理方法1.按照分类标准对收集的档案材料进行分类。2.对每一类档案材料进行排序，按照时间顺序或重要程度排列。3.去除档案材料中的金属物，对破损的文件进行修补，确保档案的完整性。4.采用统一规格的档案盒、档案袋进行装订和装盒，在档案盒封面和脊背填写相关信息。5.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，确保目录与档案内容一一对应。五、档案归档（一）归档时间1.年度档案应在次年上半年完成归档工作。2.专项活动档案应在活动结束后一个月内完成归档。（二）归档流程1.档案管理人员对整理好的档案进行再次审核，确保档案质量。2.将审核后的档案按照分类顺序装入档案盒，并在档案盒上加盖归档章。3.将档案盒存放在指定的档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。4.建立档案归档台账，记录档案的归档日期、编号、题名等信息，便于查询和统计。六、档案保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式及要求1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对重要档案应采取备份存储的方式，防止档案丢失或损坏。备份存储介质应定期进行检查和更新。3.档案管理人员应定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、内容等是否一致，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，并做好记录。七、档案利用（一）利用范围1.代表小组内部成员查阅与工作相关的档案资料。2.上级部门、其他代表小组因工作需要查阅相关档案。3.法律法规规定的其他查阅利用情况。（二）利用手续1.本代表小组成员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经小组组长批准后，方可查阅。2.外部单位查阅档案，需提前提交查阅申请函，说明查阅目的、范围等，经公司/组织档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅时应安排专人陪同，并在指定地点查阅。3.查阅档案应严格遵守档案查阅制度，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准。4.查阅人员查阅完毕后，应及时归还档案，并在档案查阅登记表上签字确认。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据档案的保管期限和现实利用价值，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格把关的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、代表小组组长及相关业务人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间等进行综合分析，判断其是否仍具有保存价值。2.参考档案的利用情况，对于长期未被利用且无潜在利用价值的档案进行重点鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁申请表。2.档案销毁申请表经公司/组织主管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，并做好销毁记录。销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等内容。4.档案销毁过程中应有两人以上在场监销，监销人员应在销毁记录上签字确认。九、档案统计（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、保管期限等信息。（二）统计方法1