深圳市卫生制度档案

PAGE深圳市卫生制度档案一、总则（一）目的为加强深圳市卫生制度档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在卫生管理工作中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于深圳市各级各类医疗卫生机构、卫生行政部门及相关涉卫单位的卫生制度档案管理工作。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展卫生制度档案管理工作。2.集中统一原则：卫生制度档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。3.真实完整原则：保证档案内容的真实性、完整性，如实反映卫生制度的制定、执行和修订情况。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为卫生管理工作提供便捷服务。二、档案管理职责（一）卫生行政部门职责1.负责制定全市卫生制度档案管理的政策、规范和标准，并监督实施。2.指导、协调各级医疗卫生机构及相关涉卫单位的卫生制度档案管理工作。3.负责收集、整理、保管和利用全市性卫生制度档案。（二）医疗卫生机构职责1.建立健全本单位卫生制度档案管理工作机制，明确档案管理部门和人员职责。2.负责本单位卫生制度的制定、修订、审核、发布和废止等工作，并及时将相关档案资料归档。3.按照档案管理要求，对本单位卫生制度档案进行分类、整理、编目、装订、保管和统计等工作。4.积极配合卫生行政部门及其他相关部门的档案查询、借阅等工作。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的法律法规和本制度，负责档案的日常管理工作。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.做好档案的保管、保护工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失和泄密。4.按照规定的程序和要求，为档案利用者提供档案查阅、借阅等服务，并做好登记和记录工作。5.负责档案信息的数字化处理和管理，建立档案数据库，提高档案管理的信息化水平。三、档案内容（一）卫生管理制度文件1.医疗卫生机构的各项规章制度，包括医疗质量管理、护理管理、医院感染管理、药事管理、财务管理、人力资源管理等方面的制度。2.卫生行政部门制定的行业管理规范、标准和政策文件。（二）制度制定与修订记录1.制度制定的背景、目的、依据和起草过程记录。2.制度征求意见的情况，包括征求意见的范围、反馈意见的整理和处理情况。3.制度修订的原因、内容变化及修订过程中的审核、批准等环节记录。（三）制度执行情况记录1.制度执行过程中的检查、考核记录，包括检查的时间、内容、结果等。2.制度执行过程中发现的问题及整改情况记录。3.制度执行效果的评估报告，包括评估的方法、指标、结果及分析等。（四）相关会议记录1.涉及卫生制度讨论、决策的会议记录，包括会议的时间、地点、参会人员、议题、讨论内容和决议等。2.与卫生制度相关的培训会议记录，包括培训的时间、地点、培训内容、培训对象和培训效果等。（五）其他相关资料1.与卫生制度相关的调研报告、学术论文、案例分析等资料。2.卫生制度的宣传资料、培训教材等。四、档案分类与编号（一）分类方法卫生制度档案按照以下类别进行分类：1.综合管理类：包括卫生行政部门的综合性政策文件、医疗卫生机构的总体管理制度等。2.医疗业务类：涵盖医疗质量管理、护理管理、医疗技术管理等方面的制度。3.医院感染管理类：有关医院感染预防与控制的制度。4.药事管理类：涉及药品采购、储存、使用等环节的制度。5.财务管理类：财务管理制度、预算管理规定等。6.人力资源管理类：人员招聘、培训、考核、薪酬等方面的制度。7.其他类：不属于上述类别的其他卫生制度档案。（二）编号规则档案编号采用“年份+类别代码+顺序号”的格式。例如，2023年综合管理类的第5份档案编号为：2023ZH005。其中，年份为公元纪年，取四位数字；类别代码按照上述分类方法，分别用两个大写字母表示，如“ZH”表示综合管理类，“YL”表示医疗业务类等；顺序号为三位数字，从001开始依次编号。五、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应及时将新制定、修订或废止的卫生制度文件及相关资料移交档案管理部门。2.档案管理部门应定期对各部门的档案收集情况进行检查和督促，确保档案资料的及时、完整收集。3.对于外部接收的与卫生制度相关的文件、资料，档案管理部门应进行认真审核，符合归档要求的及时办理归档手续。（二）整理步骤1.分类：按照上述分类方法，对收集到的档案资料进行分类。2.编号：为每份档案编制唯一的编号。3.编目：填写档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。5.上架：将整理好的档案按照类别和编号顺序上架存放，便于查找和管理。六、档案保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管方式1.纸质档案应采用密集架存放，并按照类别和编号顺序排列。2.电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性和完整性。3.对于重要的档案资料，可采用纸质和电子两种形式同时保管。（三）保管期限卫生制度档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：涉及重大政策、法规、标准等具有长期保存价值的文件。2.长期保管的档案：保存期限为10年以上（含10年）的文件，如重要的管理制度、执行情况记录等。3.短期保管的档案：保存期限为19年的文件，如一般性的管理制度、临时性的工作记录等。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况符合要求。2.清查过程中发现的问题应及时记录，并采取相应的措施进行处理，如补充缺失的档案资料、修复损坏的档案等。七、档案利用（一）利用范围1.医疗卫生机构内部人员查阅、借阅档案，用于工作参考、业务培训、质量控制等。2.卫生行政部门及其他相关部门查阅、借阅档案，用于政策制定、监督检查、行业调研等。3.因工作需要，外部单位或个人查阅、借阅档案，应按照规定办理相关手续。（二）利用程序1.查阅、借阅档案应填写申请表，注明查阅、借阅的目的、内容和期限等。2.申请表经所在部门负责人审核同意后，提交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批结果，为查阅、借阅者提供档案，并做好登记和记录工作。4.查阅、借阅者应在规定的期限内归还档案，如需延期使用，应办理续借手续。5.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出指定地点或转借他人。6.借阅档案时，借阅者应妥善保管档案，不得涂改、损坏、丢失档案，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记台账，详细记录查阅、借阅档案的时间、人员、内容、期限等信息。登记台账应定期进行整理和归档，以便查阅和统计分析。八、档案保密（一）保密措施1.档案管理部门应加强对档案工作人员的保密教育，提高保密意识，签订保密责任书。2.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取特殊的保密措施，如加密存储、专人保管等。（二）保密制度1.严格遵守国家有关保密法律法规，对档案的查阅、借阅、使用等环节进行严格保密管理。2.未经批准，不得擅自对外公布档案内容。3.档案工作人员不得泄露档案信息，如有违反保密规定的行为，应依法追究责任。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的卫生制度档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的工作效率和服务质量，为卫生管理工作提供便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化处理，建立电子档案数据库。2.系统功能模块：包括档案录入、查询、借阅、统计分析、权限管理等功能模块，满足档案管理工作的需要。3.数据安全管理：采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理流程1.档案数字化流程：包括档案整理、扫描、图像处理、数据挂接、审核验收等环节。2.档案信息录入流程：档案管理人员按照档案目录，将档案的相关信息录入信息化管理系统。