档案印签管理制度

PAGE档案印签管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案印签管理，确保档案印签使用的规范性、安全性和严肃性，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及档案印签使用的相关工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保档案印签管理合法合规。2.安全保密原则：保障档案印签的安全，防止印签被盗用、冒用或滥用，对涉及的机密信息严格保密。3.规范有序原则：明确档案印签的使用流程和审批程序，确保各项工作规范有序进行。二、档案印签的种类及管理职责（一）档案印签种类1.公司公章：代表公司行使职权，具有最高法律效力。2.合同专用章：用于签订各类合同及相关协议。3.财务专用章：用于公司财务收支、结算等相关业务。4.法人章：由法定代表人使用，用于特定的法律文件或授权事项。5.部门印章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于本部门业务范围内的文件、资料等。（二）管理职责1.综合管理部门负责公司档案印签的统一管理，制定印签管理制度并监督执行。负责印签的刻制、启用、废止、封存等工作，并做好相应记录。定期对印签使用情况进行检查和统计分析，发现问题及时处理。2.使用部门严格按照本制度规定使用档案印签，确保印签使用的合法性、准确性和安全性。明确专人负责印签的保管和使用，做好印签使用登记工作。配合综合管理部门做好印签的管理工作，接受监督检查。3.审批人员根据公司规定和业务需要，对印签使用申请进行审批，确保审批意见准确、合理。对印签使用情况进行监督，发现违规使用及时制止并报告。三、档案印签的刻制与启用（一）刻制1.因工作需要刻制档案印签时，由使用部门填写《印签刻制申请表》，详细说明印签名称、用途、刻制原因等，并经部门负责人签字确认后，报综合管理部门审核。2.综合管理部门审核通过后，报公司领导审批。经批准后，由综合管理部门统一安排刻制印签。3.刻制印签必须选择具有资质的正规印章制作单位，确保印签质量和安全性。（二）启用1.新刻制的档案印签启用前，综合管理部门应进行登记备案，并填写《印签启用登记表》，记录印签名称、启用日期、保管人等信息。2.印签启用时，由综合管理部门向使用部门发放印签，并组织相关人员进行培训，明确印签使用规定和注意事项。3.使用部门收到印签后，应立即指定专人负责保管，并将保管人信息报综合管理部门备案。四、档案印签的保管（一）保管要求1.档案印签应指定专人保管，保管人员必须具备高度的责任心和保密意识。2.印签应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。3.严禁将印签随意放置或交予他人代管，因特殊原因需要临时交接时，必须办理交接手续，并由双方签字确认。（二）保管人员职责1.负责印签的日常保管，确保印签安全无损。2.严格按照规定使用印签，对印签使用情况进行详细登记，做到日清月结。3.在印签使用过程中，如发现异常情况应及时报告综合管理部门，并采取相应措施。4.定期对印签进行检查，如发现印签磨损、损坏等情况，应及时报告综合管理部门，申请更换。五、档案印签的使用（一）使用范围1.公司公章：用于公司对外签订合同、协议、文件，出具证明，办理各类资质证书、营业执照等相关业务。2.合同专用章：仅用于签订各类合同及相关协议，不得用于其他用途。3.财务专用章：用于公司财务收支、结算、开具发票等相关业务。4.法人章：用于特定的法律文件或授权事项，如法定代表人授权委托书等。5.部门印章：用于本部门业务范围内的文件、资料、报表等的盖章确认。（二）使用流程1.申请：使用部门填写《印签使用申请表》，详细说明印签使用的事由、文件名称、文号、份数等，并经部门负责人签字确认。2.审批：一般事项：由部门负责人审批后，报综合管理部门备案。重要事项：经部门负责人审核后，报公司领导审批。涉及财务、合同等重大事项：需经财务部门、法务部门等相关部门审核后，报公司领导审批。3.用印：审批通过后，使用部门凭《印签使用申请表》到综合管理部门办理用印手续。综合管理部门核对申请表内容无误后，方可用印，并在申请表上加盖“已用印”章。4.登记：用印完毕后，保管人员应在《印签使用登记簿》上详细记录印签使用日期、文件名称、文号、份数、申请人、审批人等信息。（三）使用注意事项1.严格按照审批意见使用印签，不得擅自扩大使用范围或更改使用内容。2.用印文件必须内容真实、合法、有效，不得在空白纸张、表格、合同上加盖印签。3.用印时应确保印签清晰、端正，不得模糊、歪斜或重叠。4.涉及多页的文件，应逐页加盖骑缝章。5.严禁在未履行审批手续的情况下使用印签。六、档案印签的废止与封存（一）废止1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要废止档案印签时，由使用部门填写《印签废止申请表》，详细说明废止原因，并经部门负责人签字确认后，报综合管理部门审核。2.综合管理部门审核通过后，报公司领导审批。经批准后，综合管理部门负责收回废止印签，并进行登记备案。3.废止的印签应及时销毁，销毁时必须有两人以上在场监督，并在《印签销毁登记表》上签字确认。（二）封存1.因特殊原因需要暂时封存档案印签时，由使用部门填写《印签封存申请表》，详细说明封存原因和期限，并经部门负责人签字确认后，报综合管理部门审核。2.综合管理部门审核通过后，报公司领导审批。经批准后，综合管理部门负责对印签进行封存，并指定专人保管。3.封存期间，未经公司领导批准，不得擅自启封使用印签。七、档案印签的检查与监督（一）定期检查1.综合管理部门定期对档案印签的保管和使用情况进行检查，并填写《印签检查记录表》。2.检查内容包括印签保管是否安全、使用流程是否规范、登记记录是否完整等。（二）不定期抽查1.公司领导或综合管理部门可根据工作需要，对档案印签的使用情况进行不定期抽查。2.抽查方式包括查阅印签使用申请表、登记簿、文件资料等，实地检查印签保管情况等。（三）监督与处理1.对于违反本制度规定使用档案印签的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用印签给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。3.对在档案印签管理工作中表现突出的