档案远程利用管理制度

PAGE档案远程利用管理制度一、总则（一）目的为规范档案远程利用行为，确保档案信息安全，提高档案利用效率，满足公司/组织业务发展对档案信息的需求，依据国家有关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及员工在远程环境下对档案的查阅、借阅、复制等利用活动。（三）基本原则1.合法合规原则：档案远程利用活动必须遵守国家法律法规，不得损害国家利益、公司/组织利益和他人合法权益。2.安全保密原则：确保档案信息在远程传输和利用过程中的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。3.高效便捷原则：在保障安全保密的前提下，优化流程，提高档案远程利用效率，为公司/组织业务提供及时有效的支持。二、档案远程利用申请与审批（一）申请流程1.提出申请：使用人员根据工作需要，填写《档案远程利用申请表》，详细说明利用档案的目的、内容、范围、使用期限等信息，并提交所在部门负责人审核。2.部门审核：部门负责人对申请的必要性、合规性进行审核，签署意见后提交档案管理部门。3.档案管理部门审核：档案管理部门对申请进行进一步审核，重点审查申请利用的档案是否符合保密规定、是否具备提供利用条件等。审核通过后，报分管领导审批。4.领导审批：分管领导根据档案管理部门的审核意见进行审批。对于涉及重要档案或敏感信息的利用申请，需经主要领导审批。（二）审批要求1.审批内容：审批人员应重点审查申请利用档案的目的是否正当、范围是否合理、使用期限是否适当、安全保密措施是否可行等。2.审批意见：审批人员应明确签署同意、不同意或修改意见等审批结论，并注明审批日期。对于不同意的申请，应说明理由。三、档案远程利用方式与权限（一）查阅1.适用范围：适用于因工作需要对档案进行一般性了解、参考的情况。2.权限设定：根据档案的密级和重要性，设定不同的查阅权限。一般档案可在规定的远程查阅平台上进行在线查阅；机密级以上档案需经档案管理部门同意后，在指定的安全场所进行查阅，并由档案管理人员现场监督。3.查阅记录：查阅人员应在查阅系统中记录查阅时间、查阅内容等信息，档案管理部门定期进行检查。（二）借阅1.适用范围：适用于因工作需要较长时间使用档案原件或进行深入研究的情况。2.权限设定：借阅权限按照档案密级和重要性进行严格控制。一般档案借阅期限不超过[X]个工作日，机密级以上档案借阅期限不超过[X]个工作日，并需经分管领导特别批准。3.借阅手续：借阅人员填写《档案借阅申请表》，经审批后到档案管理部门办理借阅手续。档案管理部门对借阅档案进行清点、登记，并要求借阅人员签字确认。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或擅自复制。4.归还要求：借阅人员应在规定期限内归还借阅的档案。如因特殊情况需要延期归还，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。归还时，档案管理部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人员应承担相应责任。（三）复制1.适用范围：适用于因工作需要获取档案副本的情况。2.权限设定：复制权限根据档案密级和重要性进行设定。一般档案可在档案管理部门的指导下进行自行复制；机密级以上档案需经档案管理部门审核同意，并按照规定的程序进行复制。3.复制要求：复制档案应使用符合安全保密要求的设备和存储介质，确保复制件与原件内容一致。复制件应注明复制日期、复制人等信息，并按照档案管理规定进行妥善保管。四、档案远程利用安全保障措施（一）技术保障1.网络安全：采用防火墙、入侵检测系统等网络安全技术，防止外部非法网络访问，保障档案远程利用网络的安全稳定。2.数据加密：对传输和存储的档案数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的保密性、完整性和可用性。3.身份认证：建立完善的身份认证机制，采用用户名、密码、数字证书等多种方式对利用人员进行身份验证，确保只有授权人员能够访问档案远程利用系统。4.访问控制：根据利用人员的权限，对档案远程利用系统的功能和数据进行严格的访问控制，防止越权操作。（二）管理保障1.人员培训：对参与档案远程利用的人员进行安全保密培训，提高其安全意识和操作技能，使其熟悉档案远程利用的流程和安全要求。2.安全审计：定期对档案远程利用系统进行安全审计，检查系统运行情况、利用人员操作记录等，及时发现和处理安全隐患。3.应急处置：制定档案远程利用安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工。一旦发生安全事故，能够迅速采取措施进行处理，降低损失，并及时向上级报告。五、档案远程利用监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门监督：档案管理部门负责对档案远程利用活动进行日常监督，检查利用人员是否按照规定的流程和权限进行操作，是否遵守安全保密规定等。2.内部审计监督：公司/组织内部审计部门定期对档案远程利用情况进行审计监督，检查档案远程利用管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。（二）外部监督接受上级主管部门、档案行政管理部门等外部机构的监督检查，积极配合外部监督工作，如实提供档案远程利用相关资料和情况。对于外部监督检查提出的问题，及时进行整改，并将整改情况报告上级主管部门。六、档案远程利用违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自进行档案远程利用活动。2.超越权限查阅、借阅、复制档案。3.未按照规定的安全保密措施进行档案远程利用，导致档案信息泄露、篡改或丢失。4.转借、转让或擅自复制借阅的档案。5.其他违反档案远程利用管理制度的行为。（二）处理措施1.对于违规行为较轻的，给予警告、批评教育等处理，并要求其立即整改。2.对于违规行为造成一定后果的，视情节轻重给予相应的纪律处分，如记过、记大过、降职、撤职等，并责令其采取措施挽回损失。3.对于违规行为构成违法犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。七、附则（