城管局规范档案管理制度

PAGE城管局规范档案管理制度一、总则（一）目的为加强城管局档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在城市管理工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于城管局机关各科室、下属各事业单位在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行集中统一领导，由局办公室负责全局档案的综合管理，各科室、事业单位指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映城市管理工作的实际情况，数据准确，手续完备。3.完整系统原则：应保证档案的齐全完整，保持其内在联系和系统性，便于保管和利用。4.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，严格执行保密制度。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以城管局局长为组长，副局长为副组长，各科室、事业单位负责人为成员的档案管理领导小组。负责统筹协调全局档案管理工作，研究解决档案管理工作中的重大问题，监督检查档案管理工作的执行情况。（二）局办公室作为全局档案管理的综合部门，具体职责如下：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责全局各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案整理规范、有序。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，如案卷目录、全引目录、专题目录等，方便档案的查询和利用。4.负责档案库房的日常管理，做好档案的安全保管工作，包括防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等措施，定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案及时进行修复或复制。5.按照规定的期限和程序，做好档案鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，经鉴定后登记造册，报档案管理领导小组批准后予以销毁，并留存相关记录。6.积极开展档案利用工作，为城市管理工作提供档案信息服务，根据工作需要，及时、准确地提供档案资料，办理档案查阅、借阅手续，做好利用效果的跟踪反馈。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全局干部职工的档案意识和业务水平。8.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的业务联系，及时报送档案工作情况和统计报表。（三）各科室、事业单位1.负责本科室、本单位在工作中形成的各类文件材料的收集、整理和初步分类，确保文件材料的齐全完整，并定期移交局办公室。2.明确一名档案兼职管理员，负责协助局办公室做好本部门档案管理的具体工作，配合档案管理部门开展档案业务培训和宣传活动。3.严格执行档案管理制度，在工作中自觉维护档案的完整与安全，不得擅自销毁、涂改、转借档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与城市管理工作相关的文件、指示、通知、通报等。2.本局形成的各类文件，包括党组文件、行政文件、会议纪要、工作计划、总结、报告、统计报表、业务文件、执法文书、合同协议、人事档案、财务档案等。3.本局召开的各类会议形成的文件材料，如会议通知、议程、报告、决议、记录等。4.本局开展的各项业务活动形成的文件材料，如项目申报材料、审批文件、检查记录、验收报告等。5.本局干部职工在工作中形成的具有保存价值的个人材料，如荣誉证书、获奖材料、培训记录等。6.反映本局历史沿革、机构设置、人员编制等情况的文件材料。7.其他与城市管理工作有关的有保存价值的文件材料。(二)收集要求1.各科室、事业单位应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，严禁使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写材料书写。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性，并与纸质文件同步归档。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照年度、机构（问题）、保管期限的顺序进行分类整理，同一事由的文件材料应集中排列在一起。（四）整理方法1.文书档案：按照《归档文件整理规则》的要求，对文件进行分类、编号、编目、装订。分类时，先将文件按年度分开，再按机构（问题）进行二级分类，最后根据保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）三类。编号采用年度、机构（问题）、保管期限流水号的方式，编目时应准确填写文件的题名、日期、文号、责任者、页数等信息。装订应整齐牢固，不掉页、不倒页、不压字。2.业务档案：根据不同业务类型，如执法档案、项目档案、人事档案、财务档案等，分别制定相应的整理方案，按照各自的业务流程和规范进行整理。执法档案应按照案件类别、时间顺序进行排列，包括立案审批表、调查笔录、处罚决定书等相关材料；项目档案应按照项目阶段，如项目申报、实施、验收等环节进行整理，收集项目前期文件、招投标文件、合同协议、施工图纸、竣工验收报告等资料；人事档案应按照干部人事档案管理的有关规定，进行分类整理，包括履历材料、自传材料、考核材料、学历学位材料、政审材料等；财务档案应按照会计档案管理办法，对会计凭证、账簿、报表等进行分类装订和保管。3.声像档案：包括照片、录音、录像等材料。照片应冲洗或打印成标准规格，并注明拍摄时间地点、人物事件等信息，按照年度和内容进行分类整理；录音、录像资料应整理成光盘，并附上文字说明，注明录制时间、地点、内容等。4.实物档案：对于本局获得的荣誉奖牌、证书、奖杯等实物，应进行登记造册，注明颁发单位、时间、事由等信息，并妥善保管。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案：各科室、事业单位应在次年上半年将上一年度形成的文件材料整理完毕，移交局办公室归档。2.业务档案：应在业务工作结束后一个月内完成整理归档工作。3.声像档案和实物档案：应随时收集整理，及时归档。（二）归档程序1.各科室、事业单位的档案兼职管理员将整理好的档案向局办公室移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。2.局办公室档案管理人员对移交的档案进行认真核对，检查档案的完整性、准确性和整理质量，符合要求的予以接收归档。3.对不符合归档要求的档案，应退回原部门重新整理，直至达到归档标准。（三）保管期限划分1.永久保管：凡是反映本局主要职能活动和基本历史面貌的，对城市管理工作有长远利用价值的档案，列为永久保管。如本局制定的重要规章制度、全局性的工作计划和总结、重大项目的审批文件、重要人事任免文件等。2.长期保管（30年）：在较长时间内对城市管理工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。如一般性的业务文件、年度统计报表、一般项目的档案材料等。3.短期保管（10年）：在较短时间内对城市管理工作有参考价值的档案，列为短期保管。如临时性的工作文件、一般性的会议记录等。（四）保管要求1.档案库房应具备良好的保管条件，保持适宜的温度（14℃24℃）和湿度（45%60%），配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、窗帘、吸尘器等。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。按照档案类别设置不同的档案架，每个档案架应标明存放档案的类别、年度、保管期限等信息。3.建立档案保管账目，对档案的收进、移出、保管情况进行详细记录，做到账物相符。定期对档案进行清查核对，发现问题及时处理。4.在档案保管过程中，应注意保护档案的原始风貌，不得随意涂改、损坏档案。对破损或褪色的档案，应及时进行修复或复制。5.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份，防止数据丢失。同时，应建立电子档案的管理制度，确保电子档案的安全和有效利用。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用工作应严格遵守国家有关法律法规和本局档案管理制度，确保档案利用合法合规。2.服务大局原则：档案利用工作要紧密围绕城市管理工作的中心任务，为领导决策、工作查考、解决问题等提供有力支持。3.方便利用原则：简化档案利用手续，提高服务效率，最大限度地满足利用者的需求。（二）利用方式1.查阅：利用者可到局办公室档案查阅室查阅档案，档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料，并做好查阅登记。查阅登记应包括查阅日期、利用者姓名、单位、查阅内容、查阅目的等信息。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、期限、用途等，经所在科室、事业单位负责人签字同意，报局办公室负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，按时归还档案。3.复制：利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，经局办公室负责人批准后，由档案管理人员进行复制。复制档案应保证内容完整、清晰，与原件一致，并注明复制日期、复制人等信息。（三）利用审批1.本局工作人员查阅、借阅档案，由所在科室、事业单位负责人签字同意后，报局办公室负责人审批。2.外单位查阅、借阅本局档案，应持有单位介绍信，注明查阅、借阅的目的和内容，经局办公室负责人审核，报局分管领导批准后方可进行。涉及重要档案或机密档案的，需经局长批准。（四）利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括利用日期、利用者姓名、单位、查阅或借阅档案的名称及数量、利用目的、归还日期等信息。利用登记应及时、准确、完整，便于统计和查询档案利用情况。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由局办公室负责人、档案管理人员及相关业务科室人员组成。负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准根据档案的保管期限划分标准，结合城市管理工作的实际需要，对档案进行鉴定。鉴定时，应全面分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其是否仍具有保存价值。（三）鉴定程序1.档案管理人员定期对已满保管期限的档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，提出存毁意见。3.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，详细注明档案的题名、年度、保管期限、文号、责任者、密级等信息。档案销毁清册一式两份，一份留存，一份报档案管理领导小组审批。4.档案管理领导小组对档案销毁清册进行审核，批准后方可实施销毁。（四）销毁实施档案销毁工作应在指定地点进行，由两名以上档案管理人员负责监销。监销人员应认真核对档案销毁清册与销毁档案是否一致，确保销毁档案的准确性和彻底性。销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并注明销毁日期。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平，为城市管理工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）数字化档案扫描1.对本局保存的重要档案和利用率较高的档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案存储和利用的要求，一般不低于300dpi。2.扫描后的电子文件应进行格式转换，统一存储为PDF格式，确保电子文件的可读性和通用性。3.建立电子文件与纸质档案的对应关系，通过档案管理系统进行关联，方便查询和利用。（三）档案管理系统功能1.档案录入：实现档案目录信息的录入和维护，包括档案的题名、年度、保管期限、文号、责任者、密级等，确保档案目录信息准确、完整。2.检索查询：提供多种检索方式，如按题名、文号、责任者、日期等进行模糊查询，快速定位所需档案信息。同时，应具备组合查询功能，方便用户进行复杂条件的检索。3.借阅管理：记录档案借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间、借阅档案名称等信息，实现借阅流程的信息化管理，便于跟踪和催还档案。4.权限管理：设置不同的用户角色和权限，根据用户的工作职责和需求，分配相应的系统操作权限，确保档案信息的安全。5.统计分析：对档案的收进、移出、利用情况等进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供数据支持。6.数据备份与恢复：定期对档案管理系统中的数据进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并制定数据恢复预案，确