内业资料档案管理制度

PAGE内业资料档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司内业资料档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中形成的各类内业资料档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司内业资料档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理公司在各个业务环节形成的资料档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查阅和利用。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责公司内业资料档案的集中管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度：根据国家法律法规和公司实际情况，制定和修订内业资料档案管理制度，确保制度的科学性和有效性。2.档案收集与整理：负责组织各部门收集、整理各类档案资料，对档案进行分类、编号、编目等基础工作，确保档案的系统性和完整性。3.档案保管：提供安全、适宜的档案保管场所，配备必要的保管设备，对档案进行妥善保管，并定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全。4.档案利用服务：建立档案查阅、借阅登记制度，为公司内部各部门及员工提供档案查阅、借阅服务，根据规定办理相关手续，确保档案的合理利用。5.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，提出档案销毁意见，报公司领导批准后进行销毁，并做好销毁记录。6.档案信息化建设：推进档案管理信息化工作，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。7.业务指导与培训：对各部门的档案管理工作进行业务指导，组织开展档案管理知识培训，提高公司员工的档案管理意识和业务能力。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司内业资料档案按照以下类别进行分类：1.行政管理类：包括公司文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理、证照管理等。2.业务管理类：根据公司不同业务板块，分为市场营销、项目管理、财务管理、质量管理、技术研发等类别，每个类别下再根据具体业务内容进行细分。3.合同协议类：包括各类采购合同、销售合同、租赁合同、合作协议等。4.工程建设类：涵盖工程项目前期文件、施工过程文件、竣工验收文件等。5.客户资料类：包括客户基本信息、业务往来记录、客户投诉处理等。6.其他类：不属于以上分类的其他重要资料档案。（二）档案编号档案编号采用“类别代码+年度+流水号”的方式，确保每个档案编号的唯一性。例如：行政管理类档案编号为XZGL20XX001，其中XZGL为行政管理类别的代码，20XX为档案形成年度，001为该年度内此类档案的流水号。具体编号规则如下：1.类别代码：根据档案分类设置相应的代码，如行政管理类为XZGL，业务管理类为YWGL，合同协议类为HTXY等。各类别代码应简洁明了且具有代表性。2.年度：采用公元纪年，以四位数字表示，如2023年表示为2023。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，从001开始依次编号，位数根据档案数量确定，确保流水号的连续性。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理部门规定的范围，及时收集本部门在工作过程中形成的各类文件、资料、记录等，确保档案的全面性。收集范围包括但不限于以下内容：1.上级文件：公司收到的上级机关、主管部门下发的各类文件、通知、指示等。2.内部文件：公司制发的各类文件、报告、请示、批复等。3.会议资料：公司各类会议的通知、议程、纪要、决议等。4.工作计划与总结：各部门年度、季度、月度工作计划和总结，以及专项工作的计划与总结。5.业务文件：与公司业务相关的各类合同、协议、订单、报表、统计数据等。6.工程文件：工程项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、技术交底、施工日志、质量检验报告等。7.人事档案：员工的入职登记表、劳动合同、培训记录、考核评价、工资福利等相关资料。8.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。9.其他资料：公司获得的荣誉证书、资质证书、宣传资料、重要活动记录等。（二）收集要求1.及时性：各部门应在文件资料形成后及时收集，确保档案的时效性。对于重要文件和紧急事项，应在规定时间内提交档案管理部门。2.完整性：收集的档案应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件、电子文档等，确保档案内容的完整性。3.准确性：对收集的档案进行认真核对，确保文件内容准确无误，数据真实可靠。（三）整理要求档案管理部门收到各部门提交的档案资料后，应按照以下要求进行整理：1.分类：根据档案分类标准，对档案进行分类，确保同一类别的档案集中存放。2.编号：按照档案编号规则，对每份档案进行编号，确保编号的唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便于档案的查阅和管理。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固，便于长期保存。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或损坏文件。5.数字化处理：对重要档案进行数字化扫描，形成电子档案，建立电子档案数据库，实现档案的数字化存储和检索。数字化处理应确保电子档案与纸质档案内容一致，图像清晰、完整。五、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，确保档案保管场所安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等条件符合要求。档案库房应配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管方式1.纸质档案保管：按照档案分类和编号顺序，将纸质档案存放在档案柜或货架上，确保档案排列有序，便于查找和利用。同时，应建立纸质档案借阅登记制度，对档案的借阅情况进行详细记录。2.电子档案保管：电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。电子档案应按照档案分类和编号进行命名和存储，建立电子档案索引目录，便于快速检索和利用。同时，应采取必要的安全防护措施，如设置访问权限、安装杀毒软件等，确保电子档案的安全。（三）保管期限确定档案的保管期限根据国家有关规定和公司实际情况确定，分为永久、长期和短期三种。具体保管期限如下：1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司成立以来的重要文件、重大事件记录、公司章程、股东会议决议等。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为15年至50年。如公司年度工作计划与总结（除永久保管的外）项目管理过程中的重要文件等。3.短期保管：凡是在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为5年以下。如一般性的业务文件、临时性的通知等。（四）档案保管检查与维护档案管理部门应定期对档案保管情况进行检查，检查内容包括档案的存放状况、保管设备的运行情况、温湿度记录等。发现问题及时采取措施进行处理，确保档案的安全。同时，应按照档案保管期限的要求，对到期档案进行鉴定和处置，对已失去保存价值的档案，报经公司领导批准后进行销毁。六、档案的利用（一）查阅利用公司内部各部门及员工因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经本部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应根据申请内容，提供相应的档案，并在《档案查阅登记表》上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘抄档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。（二）借阅利用因特殊情况需要借阅档案时，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，经本部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。借阅期满后，应按时归还档案。如档案在借阅期间发生损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的责任。（三）利用限制涉及公司机密的档案，未经公司保密委员会批准，不得查阅、借阅和利用。对查阅、借阅档案过程中涉及的公司机密信息，查阅人、借阅人应严格遵守保密规定，不得泄露给任何无关人员。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对档案的鉴定工作。（二）鉴定标准档案鉴定工作小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，按照国家有关规定和公司档案管理制度，对档案进行全面、科学的鉴定。鉴定标准如下：1.保管期限已满且无继续保存价值的档案：经鉴定确认为保管期限已满且在今后工作中不再具有查考利用价值的档案，可以考虑销毁。2.内容重复、无保存必要的档案：对于内容重复、相互替代且无特殊保存意义的档案，可进行适当清理，保留主要档案。3.已失去真实性、完整性或准确性的档案：对因各种原因导致档案内容不真实、不完整或不准确，且无法补充完善的档案，应予以销毁。（三）鉴定程序1.初步筛选：档案管理部门定期对库存档案进行清查，根据档案的保管期限和实际情况，初步筛选出可能需要鉴定的档案清单。2.小组鉴定：档案鉴定工作小组对初步筛选出的档案进行逐一审查，结合档案的形成背景、重要程度、利用价值等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。对于难以确定的档案，可组织相关业务部门进行讨论，充分听取意见。3.形成鉴定意见：档案鉴定工作小组根据审查结果，形成档案鉴定意见，明确哪些档案需要继续保存，哪些档案可以销毁，并填写《档案鉴定意见书》。4.审批：《档案鉴定意见书》报公司领导审批，经批准后方可实施档案销毁工作。（四）销毁程序1.编制销毁清单：档案管理部门根据批准的《档案鉴定意见书》，编制《档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.清点核对：在销毁档案前，档案管理部门应组织专人对拟销毁档案进行清点