档案馆督导问责制度汇编

PAGE档案馆督导问责制度汇编一、总则（一）目的为加强档案馆管理，确保档案工作规范、高效运行，提高档案质量和服务水平，特制定本督导问责制度汇编。本制度旨在明确档案馆工作各环节的职责、标准和要求，强化监督检查，对违规行为进行问责，保障档案事业健康发展，更好地为公司/组织各项工作提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于档案馆全体工作人员，包括档案管理人员、档案整理人员、档案利用服务人员等在档案收集、整理、保管、利用等工作过程中的行为规范和监督问责。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家有关档案管理的法律法规、行业标准以及公司/组织内部的相关规定，确保制度的合法性和权威性。2.客观公正原则以事实为依据，对档案工作进行客观评价，问责过程做到公平、公正，不偏袒、不歧视，确保制度执行的严肃性。3.预防为主原则注重事前预防和过程控制，通过加强培训、宣传教育、日常监督等措施，引导工作人员自觉遵守档案工作规范，减少违规行为的发生。4.教育与惩戒相结合原则对于违规行为，在进行严肃问责的同时，注重对相关人员的教育和培训，帮助其认识错误，提高业务水平，促进档案工作质量的整体提升。二、档案收集工作规范及督导问责（一）收集范围1.公司/组织文件涵盖公司/组织在日常运营过程中形成的各类文件，包括但不限于行政文件、业务文件、财务文件、人事文件等，确保全面收集反映公司/组织各项工作的原始记录。2.重要活动资料收集公司/组织举办的各类重要会议、庆典、培训、调研等活动的相关资料，如会议通知、议程、报告、照片、视频等，以完整记录活动过程和成果。3.下属部门及分支机构文件及时收集下属部门及分支机构报送的各类文件、报表、统计资料等，保持档案信息的完整性和连贯性。4.外部往来文件包括与上级主管部门、合作伙伴、客户等之间的往来信函、合同协议、项目文件等，确保公司/组织对外业务活动的档案齐全。（二）收集要求1.及时性各部门应在文件形成或活动结束后的规定时间内，及时将相关档案资料移交至档案馆，确保档案收集的时效性。对于重要紧急文件，应优先处理并及时移交。2.完整性移交的档案资料应齐全完整，包括文件的正文、附件、签批意见、相关图表等，确保档案能够全面反映文件形成背景和实际内容。3.准确性档案资料的内容应真实准确无误，避免虚假信息或错误记录。移交人员应对所移交档案的真实性和准确性负责。（三）督导措施1.定期检查档案馆定期对各部门档案收集情况进行检查，查看是否按时移交、移交资料是否完整准确等。检查结果以书面形式记录，并反馈给相关部门。2.专项抽查针对重要活动或特定类型的档案收集工作，进行专项抽查，重点检查档案收集的及时性和质量。对于发现的问题，及时要求相关部门整改。3.建立沟通机制与各部门建立定期沟通机制，了解档案收集工作进展情况，及时协调解决存在的问题。鼓励各部门主动反馈档案收集过程中遇到的困难和需求。（四）问责规定1.未按时移交档案对于未在规定时间内将档案资料移交至档案馆的部门，首次给予警告，并责令限期整改；逾期仍未整改的，对部门负责人进行通报批评，并视情节轻重扣减部门绩效考核分数。2.移交档案不完整或不准确如发现移交的档案资料存在不完整或不准确的情况，要求相关部门重新整理补充。对于因故意或重大过失导致档案资料缺失或错误的，对直接责任人给予批评教育，并要求其承担相应的整改责任；情节严重的，给予警告处分或调整工作岗位。3.拒绝配合档案收集工作对于拒绝配合档案收集工作，影响档案工作正常开展的部门或个人，给予严肃批评，并责令其立即改正；造成严重后果的，给予记过处分，并追究相关人员的责任。三、档案整理工作规范及督导问责（一）整理原则1.遵循档案形成规律按照档案文件的形成时间、来源、内容等自然规律进行分类整理，保持档案之间的有机联系，便于查找和利用。2.便于保管和利用整理后的档案应便于存放、保管，同时要满足快速准确查阅的需求，提高档案利用效率。3.统一标准严格执行国家和行业规定的档案整理标准，确保档案整理工作的规范性和一致性。（二）分类方法1.年度分类法按照文件形成的年度进行分类，将同一年度的档案集中在一起，便于按年度顺序排列和查找。2.机构分类法根据公司/组织内部的机构设置，将档案按不同机构进行分类，反映各机构的工作活动情况。3.问题分类法结合档案内容所反映的问题，进行进一步细分，使档案分类更加科学合理，便于检索和利用。（三）整理要求1.装订规范对纸质档案进行装订时，应确保文件整齐、牢固，避免出现散页、掉页等情况。装订顺序应符合档案整理要求，便于翻阅。2.编目准确编制档案目录时，应准确填写档案的题名、日期、责任者、文号、页数等信息，确保目录与档案内容一致，便于查找和核对。3.编号清晰为每一份档案或档案盒编制清晰的编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。（四）督导措施1.现场指导档案馆工作人员在档案整理过程中，定期到各部门进行现场指导，解答整理过程中遇到的问题，确保整理工作符合规范要求。2.质量抽检对已整理好的档案进行质量抽检，检查分类是否合理、编目是否准确、装订是否规范等。抽检结果及时反馈给相关部门，并提出整改意见。3.组织培训定期组织档案整理业务培训，提高工作人员的整理技能和业务水平。培训内容包括档案整理标准、方法、技巧等，通过实际操作和案例分析，加深工作人员对整理工作的理解和掌握。（五）问责规定1.整理不符合标准如发现档案整理不符合规定标准，要求相关人员重新整理。对于因工作疏忽导致整理错误较多的，给予批评教育，并要求其在规定时间内完成整改；整改后仍不符合要求的，给予警告处分，并扣减个人绩效考核分数。2.擅自更改整理方法未经批准擅自更改档案整理方法，影响档案整理质量的，责令立即改正，并对相关责任人进行批评教育；造成严重后果的，给予记过处分，并要求其承担相应的责任。3.整理工作延误由于个人原因导致档案整理工作延误，影响档案正常管理和利用的，对责任人进行通报批评，并视情节轻重扣减个人绩效考核分数；延误时间较长，造成较大影响的，给予警告处分或调整工作岗位。四、档案保管工作规范及督导问责（一）保管环境要求1.库房设施档案馆应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。配备必要的消防设备、温湿度调节设备、防虫防鼠设施等。2.温湿度控制库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。定期对库房温湿度进行监测和记录，确保温湿度符合要求。3.清洁卫生保持库房清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。（二）档案存放方式1.分类存放按照档案分类方案，将档案分类存放在档案架或档案柜中，确保档案存放有序。不同类别、不同年度的档案应分开存放，便于查找和管理。2.标识清晰在档案架、档案柜及档案盒上应标明档案类别、年度、保管期限等信息，标识应清晰准确，便于快速定位和查找档案。3.电子档案存储对于电子档案，应采用安全可靠的存储设备和存储方式，进行定期备份，防止数据丢失。同时，要建立电子档案的索引和目录，便于查询和利用。（三）保管期限确定1.依据标准根据国家有关规定和公司/组织实际情况，确定各类档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.定期复查定期对档案保管期限进行复查，对于已到保管期限的档案，按照规定程序进行鉴定和处置，确保档案保管期限的准确性和合理性。（四）督导措施1.日常巡查档案馆工作人员定期对库房进行日常巡查，检查库房设施设备运行情况、档案存放状况、温湿度记录等，及时发现并处理存在的问题。2.专项检查针对库房安全、档案保管期限复查等重点工作，进行专项检查，确保档案保管工作的各项要求得到落实。3.设施维护检查定期对库房设施设备进行维护检查，确保消防设备、温湿度调节设备等正常运行。对于发现的设施设备故障，及时安排维修或更换，保障档案保管环境的安全稳定。（五）问责规定1.保管环境不符合要求因未按规定维护库房设施设备，导致保管环境不符合要求，影响档案安全的，对相关责任人给予批评教育，并责令立即整改；造成档案损坏的，视情节轻重给予警告至记过处分，并要求其承担相应的赔偿责任。2.档案存放混乱如发现档案存放混乱，查找困难，对责任人进行批评教育，并要求其在规定时间内完成整理；多次出现档案存放混乱情况的，给予警告处分，并扣减个人绩效考核分数。3.保管期限错误因工作失误导致档案保管期限确定错误，影响档案正常管理和利用的，对责任人进行通报批评，并要求其及时纠正；造成严重后果的，给予记过处分，并追究相关人员的责任。五、档案利用工作规范及督导问责（一）利用流程1.申请登记利用者需填写档案利用申请表，详细说明利用目的、所需档案内容等信息，并进行登记。申请表应包括利用者姓名、单位、联系方式、申请日期等。2.审批权限根据档案利用的密级和重要程度，设定相应的审批权限。一般档案利用由档案馆负责人审批；涉及重要机密或敏感信息的档案利用，需经公司/组织相关领导审批。3.查阅利用经审批通过后，利用者在档案馆指定地点查阅利用档案。档案馆工作人员应提供必要的协助，确保利用过程的顺利进行。利用者不得擅自涂改、损毁、抽取、撤换档案。4.归还注销利用完毕后，利用者应及时将档案归还档案馆，并办理归还注销手续。档案馆工作人员应检查档案是否完好无损，如有损坏应及时记录并追究责任。（二）利用限制1.保密限制严格遵守国家保密法律法规和公司/组织保密制度，对于涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等档案，按照规定进行保密管理，限制利用范围和对象。2.特殊档案利用对于一些特殊档案，如重要历史档案、珍贵文物档案等，在利用时应采取更加严格的保护措施，限制利用方式和次数，确保档案的安全和完整。（三）督导措施1.利用记录检查定期检查档案利用记录，核实利用申请、审批、查阅、归还等环节是否规范操作，确保利用流程的完整性和准确性。2.利用现场监督在利用者查阅利用档案期间，档案馆工作人员进行现场监督，防止出现违规利用行为。对于发现的问题，及时制止并进行处理。3.用户反馈收集定期收集利用者的反馈意见，了解档案利用服务质量和存在的问题，及时改进服务措施，提高利用效率和满意度。（四）问责规定1.违规利用档案对于擅自涂改、损毁、抽取、撤换档案等违规利用行为，视情节轻重给予警告至开除处分，并要求其承担相应的法律责任和赔偿责任。2.违反保密规定因违反保密规定，导致档案信息泄露的，对责任人给予严肃处理，情节严重的依法追究刑事责任。同时，对相关部门进行通报批评，责令加强保密管理措施。3.利用服务不到位由于工作人员服务态度不好、业务不熟练等原因，导致利用者满意度较低的，对相关责任人进行批评教育，并要求其改进服务；多次出现服务不到位情况的，给予警告处分，并扣减个人绩效考