做好合同及档案管理制度

PAGE做好合同及档案管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司合同及档案管理工作，确保合同签订、履行及档案管理的规范化、科学化、制度化，维护公司合法权益，提高公司管理水平和运营效率。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及下属分支机构在经营活动中涉及的各类合同及相关档案的管理。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行及档案管理必须遵守国家法律法规和行业标准，确保公司行为合法合规。2.全面管理原则：涵盖合同从起草、审核、签订、履行到终止的全过程，以及相关档案的收集、整理、归档、保管和利用等环节。3.分工协作原则：明确各部门在合同及档案管理中的职责，加强部门间的协作与沟通，共同做好管理工作。4.保密原则：对合同及档案中涉及的商业秘密、敏感信息等严格保密，防止信息泄露。二、合同管理（一）合同签订流程1.合同发起业务部门根据业务需求，填写合同发起申请表，详细说明合同的基本情况、对方当事人信息、合同标的、价款、履行期限、违约责任等主要条款，并附上相关背景资料和业务说明。2.初步审核业务部门负责人对合同发起申请表及相关资料进行初步审核，重点审查合同内容是否符合业务实际需求、条款是否清晰明确、风险是否可控等。审核通过后，提交至法务部门。3.法务审核法务部门对合同进行法律审核，主要审查合同条款是否符合法律法规规定、是否存在法律风险、是否维护公司合法权益等。法务部门应出具书面审核意见，对于存在问题的合同，及时与业务部门沟通并提出修改建议。4.财务审核财务部门对合同涉及的财务条款进行审核，包括价款支付方式、结算周期、税务处理等，确保合同财务条款合理合规，保障公司资金安全和财务利益。财务部门审核通过后，在合同审核表上签字确认。5.分管领导审批经法务、财务审核通过的合同，提交至分管领导进行审批。分管领导根据公司整体战略、业务情况及风险评估等因素，对合同进行全面审批，签署审批意见。6.总经理审批对于重大合同或涉及金额较大、风险较高的合同，需提交总经理审批。总经理审批通过后，合同方可进入签订环节。7.合同签订合同经各级审批通过后，由业务部门负责与对方当事人签订合同。签订合同应使用公司统一的合同文本，确保合同条款准确无误、双方签字盖章齐全。合同签订后，业务部门应及时将合同原件交至档案管理部门进行归档。（二）合同履行管理1.履行跟踪业务部门负责合同履行的跟踪管理，定期检查合同履行情况，及时掌握合同执行进度、质量、交付等方面的信息。对于合同履行过程中出现异常情况或可能影响合同履行的问题，应及时向部门负责人汇报，并采取相应措施加以解决。2.变更管理合同履行过程中如需变更合同条款，业务部门应填写合同变更申请表，详细说明变更的原因、内容及对合同履行的影响等。按照合同签订流程，依次经过法务、财务审核及各级领导审批后，方可签订合同变更协议。合同变更协议作为原合同的补充文件，一并交至档案管理部门归档。3.争议处理若在合同履行过程中发生争议，业务部门应及时收集相关证据资料，与法务部门共同研究应对策略。根据争议的具体情况，可通过协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决争议。在争议处理过程中，应妥善保管相关文件资料，以备后续查阅和使用。（三）合同终止管理1.正常终止合同履行完毕后，业务部门应及时填写合同终止申请表，提交至相关部门进行审核。审核通过后，由业务部门负责与对方当事人办理合同终止手续，确认双方权利义务已履行完毕，并取得对方出具的书面证明文件。合同终止后，业务部门应将相关资料交至档案管理部门归档。2.提前终止因不可抗力、对方违约或其他原因导致合同提前终止的，业务部门应及时通知法务部门，并按照合同约定及法律法规规定，采取相应措施维护公司合法权益。合同提前终止的相关文件资料，如终止协议、赔偿文件等，应及时交至档案管理部门归档。三、档案管理（一）档案收集1.合同档案档案管理部门负责收集公司签订的各类合同原件及相关附件，包括合同审批表、法律意见书、财务审核意见、变更协议、终止协议等。业务部门应在合同签订或履行完毕后，及时将合同档案移交至档案管理部门。2.其他相关档案除合同档案外，档案管理部门还应收集与合同管理相关的其他文件资料，如业务洽谈记录、往来信函、会议纪要、招投标文件、验收报告等。各部门应指定专人负责整理本部门产生的相关档案，并定期移交至档案管理部门。（二）档案整理1.分类编号档案管理部门按照合同类型、时间顺序等对收集到的档案进行分类整理，并为每一份档案编制唯一的编号。编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的查找和管理。2.编目装订对整理好的档案进行编目，编制档案目录清单，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。同时，将相关档案资料进行装订，确保档案的完整性和规范性。（三）档案归档1.归档原则档案归档应遵循集中统一、分类科学、便于查找的原则，确保档案资料的有序存放和有效利用。2.归档方式档案管理部门根据档案分类情况，将整理好的档案分别存入不同的档案柜或存储设备中，并建立相应的电子档案索引，方便档案的查询和检索。对于重要档案或需长期保存的档案，应进行备份存储，以防丢失或损坏。（四）档案保管1.保管环境档案管理部门应确保档案保管环境安全可靠，具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等条件。定期对档案保管场所进行检查和维护，确保档案存放环境符合要求。2.保管期限根据国家法律法规及公司实际情况，确定各类合同及档案资料的保管期限。保管期限分为短期、中期和长期，具体如下：短期保管期限为15年，主要适用于一般性业务合同及相关档案资料。中期保管期限为510年，适用于重要业务合同、涉及一定金额的经济合同及相关档案资料。长期保管期限为10年以上，主要针对重大合同、涉及公司核心业务或具有重要历史价值的合同及档案资料。3.定期盘点档案管理部门应定期对档案进行盘点，检查档案的数量、完整性和保管状况。每年至少进行一次全面盘点，并形成盘点报告。对于发现的问题，应及时采取措施进行处理。（五）档案利用1.借阅审批公司内部人员因工作需要查阅或借阅合同及档案资料的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息。经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门。档案管理部门根据审批意见，办理档案借阅手续，并严格登记借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。2.借阅期限档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请并说明原因。借阅人应按时归还档案资料，如有特殊情况需要续借，应重新办理借阅手续。3.查阅限制涉及公司商业秘密、敏感信息等重要档案资料，应严格限制查阅范围，未经公司授权，不得对外提供或泄露。对于查阅此类档案资料的人员，应进行严格的身份核实和审批，并在档案管理部门的监督下查阅。四、监督与考核（一）监督机制1.内部审计监督公司内部审计部门定期对合同及档案管理工作进行审计监督，检查合同签订、履行及档案管理是否符合本制度规定，是否存在违规操作或风险隐患。对于审计发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.法务监督法务部门负责对合同的合法性进行监督，参与合同审核、签订、履行及争议处理等环节，确保公司合同行为合法合规。对发现的法律风险问题，及时向公司管理层汇报，并提出防范措施和建议。3.日常检查监督档案管理部门定期对合同及档案管理工作进行日常检查，包括档案收集、整理、归档、保管、利用等环节的检查。对发现的问题及时进行整改，并将检查情况定期向公司管理层汇报。（二）考核办法1.考核指标建立合同及档案管理工作考核指标体系，主要包括合同签订合规率、合同履行率、档案归档及时率、档案保管完好率、档案利用满意度等指标。具体考核指标及权重根据公司实际情况确定。2.考核周期合同及档案管理工作考核周期为年度考核。每年末，由档案管理部门会同相关部门对各部门合同及档案管理工作进行考核评价。3.结果应用考核结果作为公司对各部门及相关人员绩效评价、奖惩的重要依据。对于合同及档案管理工作表现优秀且为公司利益做出突出贡献的部门和个人，给予表彰和奖励；对于工作不力、存在违规行为或造成公司损失的部门和个人，按照公司相关规定进行处罚。五、附则（一）解释权本制