中小学保管档案制度规定

PAGE中小学保管档案制度规定一、总则（一）目的为了加强中小学档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合中小学实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各年级组、各学科组及全体教职工在工作中形成的各类档案的保管。（三）档案定义中小学档案是指学校在教育教学、行政管理、后勤服务等各项活动中直接形成的，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一管理，由学校综合档案室负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则全面收集学校在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便学校各部门和教职工利用档案。二、档案分类及归档范围（一）党群工作类1.党组织建设包括学校党组织设置、换届选举文件，党员名册、入党申请书、转正申请书、思想汇报等党员材料。2.宣传工作学校年度工作计划、总结，宣传报道稿件、图片、影像资料，学校获得的各类宣传奖项证书等。3.纪检监察工作党风廉政建设文件、制度，违纪案件调查处理材料等。（二）行政管理类1.学校行政会议记录校长办公会、行政例会等会议纪要、决议。2.学校发展规划学校中长期发展规划、年度工作计划与总结，学校重大决策文件及相关论证材料。3.规章制度学校制定的各项规章制度、岗位职责、考核办法等文件。4.人事管理教职工招聘、录用、调动、晋升、奖惩、退休等文件材料，教职工工资、福利、保险等方面的资料。5.财务管理学校财务预算、决算报告，财务审计报告，会计凭证、账簿、报表等财务档案。6.资产管理学校固定资产登记、清查、处置等文件，物资采购合同、发票等资料。7.安全保卫学校安全工作制度、应急预案，安全检查记录、隐患排查与整改材料，治安案件处理材料等。（三）教育教学类1.教学计划与总结各学科教学计划、学期教学总结，教师教学反思等。2.课程建设学校课程设置方案、课程标准，校本课程开发资料，教材选用与征订文件等。3.教学研究学校教研活动计划、总结，教师参加教研活动记录、论文发表、课题研究成果等材料。4.学生学籍管理学生入学登记表、学籍卡片、成绩册，转学、休学、复学、退学等手续文件，毕业生名册等。5.招生工作学校招生计划、招生简章，招生录取名册、通知书存根等。6.德育工作学校德育工作计划、总结，学生思想政治教育活动材料，学生奖惩记录等。7.体育卫生艺术教育学校体育、卫生、艺术教育工作计划、总结，学生体育竞赛、艺术活动获奖证书，学生体检资料等。（四）教师业务类1.教师个人业务档案教师教学工作手册、教案、听课记录、教学反思，教师培训记录、继续教育证书，教师专业技术职务评审材料，教师教学成果、荣誉证书等。2.教师教学成果教师发表的教育教学论文、著作，参与编写的教材、教参，教师指导学生参加竞赛获奖证书等。（五）学生管理类1.学生综合素质评价学生综合素质评价方案、指标体系，学生自评、互评、教师评价材料，学生综合素质评价结果汇总表等。2.学生社团活动学校学生社团组织章程、活动计划与总结，社团活动记录、照片、视频等资料。3.学生社会实践活动学校组织学生社会实践活动的方案、总结，学生社会实践报告、活动照片等。（六）基建后勤类1.校园建设规划学校校园建设总体规划、详细规划，校园建设项目立项、可行性研究报告等文件。2.基建工程档案校园新建、改建、扩建工程的设计图纸、施工图纸、竣工图纸，工程招投标文件、施工合同，工程竣工验收报告、质量评定文件等。3.后勤服务学校后勤保障工作制度、计划与总结，物资采购合同、维修记录，食堂管理文件、食品卫生安全检查记录等。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门、各年级组、各学科组及教职工应按照档案归档范围，及时将工作中形成的各类文件材料收集齐全，定期移交学校综合档案室。2.档案材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章手续完备，严禁使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写材料。3.电子文件应按照相关标准进行整理和存储，确保其真实性、完整性和可读性。（二）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范。（三）整理方法1.分类按照档案分类方案，将收集到的档案材料进行分类。2.组卷根据文件材料的数量、来源、时间等因素，将相关文件材料组成案卷。3.排列在每一卷内，按照文件材料的重要程度和时间顺序进行排列。4.编号为每一卷档案编制唯一的案卷号，并在卷内文件首页右上角编写页号。5.编目填写案卷封面、卷内目录、备考表等，注明档案的相关信息。四、档案保管（一）保管场所学校应设立专门的综合档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。（二）保管设备1.配备必要的档案柜、档案架、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备、温湿度控制设备等。2.定期对保管设备进行检查和维护，确保其正常运行。（三）档案上架1.按照档案分类顺序，将整理好的档案上架存放，便于查找和利用。2.在档案柜、档案架上标明档案类别、年度、案卷号等信息。（四）档案数字化1.逐步推进档案数字化工作，将重要档案进行扫描、存储，建立电子档案数据库。2.加强电子档案的管理，确保其安全存储和有效利用。（五）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要是反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校和社会有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案是指在相当长的时期内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案是指在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（六）档案鉴定与销毁1.学校定期对保管期满的档案进行鉴定，由档案部门会同相关业务部门组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.经鉴定确无保存价值的档案，编制销毁清册，报学校领导批准后，由两人以上监督销毁，并在销毁清册上签字。3.销毁档案时，应确保档案信息无法恢复，防止档案信息泄露。五、档案利用（一）利用原则1.依法依规原则严格按照国家有关法律法规和学校档案管理制度提供档案利用服务。2.方便快捷原则简化档案利用手续，提高档案检索效率，为利用者提供便利。3.安全保密原则在提供档案利用服务过程中，确保档案信息安全，不泄露国家机密和学校敏感信息。（二）利用范围1.本校教职工因工作需要，可查阅、借阅本人业务档案及与工作相关的其他档案。2.外单位因工作需要查阅本校档案的，须持单位介绍信，经学校分管领导批准后，方可查阅。3.涉及个人隐私或学校机密的档案，未经授权不得查阅、借阅。（三）利用手续1.本校教职工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅本校档案，应填写《档案查阅申请表》，经学校分管领导批准后，由综合档案室安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅、借阅档案应在规定的时间内归还，如需延期，应办理续借手续。4.查阅档案时，应在综合档案室指定的地点进行，严禁在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。如需复印档案，应经综合档案室同意，并按照规定进行登记。（四）利用登记综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅的时间、内容、利用者等信息进行详细记录，以便统计和查询。六、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计包括各类档案的案卷数量、文件数量等。2.档案利用情况统计包括档案查阅、借阅的人次、卷次等。3.档案保管期限统计统计不同保管期限档案的数量和比例。（二）统计方法1.定期统计综合档案室应定期对档案数量、利用情况等进行统计，填写统计报表。2.年度统计每年年底，对全年档案工作进行全面统计，形成年度档案统计报告。（三）统计分析对档案统计数据进行分析，总结档案工作的经验和存在的问题，为档案管理决策提供依据。七、监督与检查（一）监督机制1.学校成立档案工作领导小组，负责对学校档案工作进行监督和指导。2.定期对档案工作进行检查，发现问题及时整改。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况包括档案收集、整理、保管、利用等环节的工作是否符合制度规定。2.档案保管状况检查档案保管场所、保