协会管理制度及流程规范

PAGE协会管理制度及流程规范一、总则（一）目的本协会管理制度及流程规范旨在确保协会各项工作的规范化、科学化、高效化开展，保障协会的正常运作，维护协会会员的合法权益，促进协会目标的实现，推动协会在相关领域发挥积极作用。（二）适用范围本规范适用于本协会全体会员、工作人员以及协会开展的各项活动和业务。（三）制定依据本规范依据国家相关法律法规、行业标准以及协会章程制定，确保协会的所有活动均在合法合规的框架内进行。二、协会组织架构及职责（一）会员大会1.性质与地位：会员大会是协会的最高权力机构，由全体会员组成。2.职责制定和修改协会章程。选举和罢免协会理事、监事。审议理事会工作报告和财务报告。决定协会的重大事项，如终止协会等。决定其他应由会员大会审议的事项。3.会议召开每年至少召开一次会员大会。有下列情形之一的，应当召开临时会员大会：理事会认为必要时。监事会提议召开时。会员代表三分之一以上联名提议时。会员大会须有三分之二以上的会员出席方能召开，其决议须经到会会员半数以上表决通过方能生效。（二）理事会1.组成与产生：理事会是会员大会的执行机构，在会员大会闭会期间领导协会开展日常工作，对会员大会负责。理事会由会员大会选举产生，成员人数根据协会规模合理确定。2.职责执行会员大会的决议。选举和罢免协会会长、副会长、秘书长。筹备召开会员大会。向会员大会报告工作和财务状况。决定会员的吸收和除名。决定设立办事机构、分支机构、代表机构和实体机构。决定副秘书长、各机构主要负责人的聘任。领导协会各机构开展工作。制定内部管理制度。决定其他重大事项。3.会议召开理事会每年至少召开两次会议。情况特殊的，也可采用通讯形式召开。理事会须有三分之二以上理事出席方能召开，其决议须经到会理事三分之二以上表决通过方能生效。（三）常务理事会1.组成与产生：常务理事会由理事会选举产生，在理事会闭会期间行使理事会部分职权，对理事会负责。常务理事会成员人数不超过理事会成员人数的三分之一。2.职责在理事会闭会期间，行使理事会除由会员大会行使的部分职权外的其他职权。对协会重大事项进行审议和决策。监督协会日常工作的开展。3.会议召开常务理事会至少每半年召开一次会议。情况特殊的，也可采用通讯形式召开。常务理事会须有三分之二以上常务理事出席方能召开，其决议须经到会常务理事三分之二以上表决通过方能生效。（四）会长办公会1.组成与产生：会长办公会由会长、副会长、秘书长组成，会长主持会长办公会。2.职责贯彻执行理事会、常务理事会的决议。研究决定协会近期工作安排和重大活动方案。协调协会各部门之间的工作关系。处理协会日常工作中的重要问题。3.会议召开根据工作需要不定期召开。会议由会长召集和主持，会长因故不能出席时，可委托副会长召集和主持。（五）监事会1.组成与产生：监事会是协会的监督机构，由会员大会选举产生，对会员大会负责。监事会成员人数根据协会实际情况确定。2.职责监督协会章程、会员大会和理事会决议的执行情况。检查协会财务状况。对协会理事、会长、副会长、秘书长等高级管理人员履行职责的情况进行监督，对违法违纪或不称职的人员提出罢免建议。向会员大会报告监事会工作情况。决定其他应由监事会审议的事项。3.会议召开监事会每年至少召开一次会议。情况特殊的，也可采用通讯形式召开。监事会须有三分之二以上监事出席方能召开，其决议须经到会监事半数以上表决通过方能生效。（六）各部门职责1.秘书处负责协会日常事务的处理，包括文件收发、档案管理、会议组织等。协调协会各部门之间的工作，传达和落实协会领导的工作部署。负责协会会员的管理与服务，包括会员信息登记、会费收缴、会员活动组织等。负责协会的财务管理和审计工作，编制财务预算和决算报告。负责协会的对外联络与沟通，包括与政府部门、其他社会组织、企业等的联系与合作。2.业务部门根据协会宗旨和业务范围，制定并实施相关业务工作计划。组织开展各类业务活动，如学术交流、培训讲座、项目调研等。负责业务项目的策划、组织与实施，确保项目的顺利开展和目标实现。收集、整理和分析行业信息，为协会决策提供参考依据。加强与行业内企业、机构的合作与交流，拓展协会业务渠道。3.宣传部门制定协会宣传工作计划，组织开展协会宣传活动。负责协会网站、微信公众号、刊物等宣传平台的建设与维护。撰写、编辑和发布协会新闻稿件、活动报道、行业资讯等信息，提升协会知名度和影响力。设计制作协会宣传资料，如宣传册、海报、视频等，展示协会形象和工作成果。加强与媒体的沟通与合作，及时宣传协会的重要活动和工作动态。三、会员管理（一）会员资格1.承认并遵守本协会章程。2.自愿申请加入本协会，提交入会申请书。3.经协会理事会或常务理事会讨论通过。4.按时缴纳会费。（二）会员入会程序1.申请人向协会秘书处提交入会申请书，填写会员登记表。2.秘书处对申请人资格进行初审，符合条件的提交理事会或常务理事会审议。3.理事会或常务理事会审议通过后，由秘书处向申请人发出入会通知。4.申请人接到入会通知后，在规定时间内缴纳会费，办理入会手续，领取会员证书。（三）会员权利1.选举权、被选举权和表决权。2.参加协会组织的各项活动。3.获得协会提供的服务和信息。4.对协会工作提出批评、建议和监督。5.入会自愿，退会自由。（四）会员义务1.遵守协会章程，执行协会决议。2.维护协会合法权益。3.完成协会交办的工作。4.按规定缴纳会费。5.向协会反映情况，提供有关资料。（五）会员退会1.会员退会应书面通知协会，并交回会员证书。2.会员如果一年不缴纳会费或不参加协会活动的，视为自动退会。3.会员如有严重违反本协会章程的行为，经理事会或常务理事会表决通过，予以除名。四、会议管理（一）会议分类1.会员大会：如前文所述，是协会最高权力机构会议。2.理事会会议：执行机构会议。3.常务理事会会议：在理事会闭会期间行使部分职权的会议。4.会长办公会会议：处理日常重要工作的会议。5.监事会会议：监督机构会议。6.专题会议：针对特定主题或事项召开的会议，如业务研讨会、项目推进会等。7.工作例会：定期召开的总结工作、部署任务的会议，如周例会、月例会等。（二）会议筹备1.确定会议主题和议程：根据协会工作需要，由相关部门或领导提出会议主题和初步议程，经领导审核确定。2.通知参会人员：提前将会议时间、地点、主题、议程等信息通知参会人员，确保参会人员做好准备。3.准备会议资料：根据会议议程，准备相关文件、报告、资料等，提前发放给参会人员或在会议现场提供。4.安排会议场地：根据会议规模和要求，选择合适的会议场地，并提前进行布置，确保会议设施设备正常运行。5.会议记录人员安排：确定会议记录人员，负责记录会议内容、决议等。（三）会议召开1.签到入场：参会人员按时到达会议地点，签到入场，按照指定座位就座。2.会议主持：会议由主持人宣布开始，介绍参会人员，说明会议主题和议程安排。3.会议发言：按照议程顺序，参会人员依次发言，阐述观点、汇报工作进展、提出意见建议等。4.讨论交流：针对会议主题，组织参会人员进行讨论交流，充分发表意见，形成共识。5.会议决议：对讨论的事项进行表决，形成会议决议。决议须明确、具体，具有可操作性。6.会议记录：记录人员认真记录会议内容，包括发言要点、讨论情况、决议结果等，确保记录准确、完整。（四）会议纪要与决议执行1.会议纪要：会议结束后，及时整理会议纪要，经主持人审核后发送给参会人员和相关部门。会议纪要应准确概括会议主要内容、决议事项和工作要求。2.决议执行：相关部门按照会议决议，制定具体的工作计划和措施，明确责任人和时间节点，确保决议得到有效执行。协会领导对决议执行情况进行跟踪检查，及时协调解决执行过程中出现的问题。五、财务管理制度（一）财务预算1.每年年底前，协会各部门根据下一年度工作计划和业务活动安排，编制本部门财务预算草案，报秘书处汇总。2.秘书处对各部门预算草案进行审核、平衡，结合协会整体发展目标和财务状况，编制协会年度财务预算草案，提交理事会审议。3.理事会审议通过后的年度财务预算，作为协会当年财务管理和资金安排的依据。（二）收入管理1.协会收入主要包括会费收入、捐赠收入、政府资助收入、业务活动收入、利息收入等。2.会费收取严格按照协会章程规定的标准和方式执行，会员应按时足额缴纳会费。3.捐赠收入应按照捐赠者意愿和相关规定使用，开具合法有效的捐赠票据。4.政府资助收入应专款专用，按照政府部门要求和项目合同规定使用资金。5.业务活动收入应按照市场化原则合理定价，确保收入的合法性和稳定性。6.各项收入应及时足额入账，不得坐支、截留、挪用。（三）支出管理1.协会支出应严格按照预算执行，坚持勤俭节约、合理开支的原则。2.支出分为经常性支出、项目支出等。经常性支出包括人员工资、办公费用、差旅费等；项目支出应按照项目预算和合同约定使用资金。3.各项支出应取得合法有效的票据，经审批后报销。报销审批流程应明确，确保支出的真实性、合理性和合规性。4.严格控制费用支出标准，不得超标准、超范围支出。对于重大支出项目，应进行专项审计和评估。（四）财务审批1.协会财务审批实行分级授权制度，明确各级审批权限。2.日常费用支出由部门负责人审核，报秘书长审批。3.较大金额的支出或重要项目支出，需经理事会或常务理事会审议通过后，由会长审批。4.财务审批应严格按照规定程序进行，不得越级审批或简化审批流程。（五）财务审计1.协会每年定期进行财务审计，可委托专业审计机构进行审计。2.财务审计内容包括财务收支情况、预算执行情况、资金使用效益等。审计报告应及时提交理事会和监事会。3.对审计中发现的问题，应及时整改，完善财务管理制度，规范财务管理行为。六、印章管理（一）印章种类及用途协会印章包括协会公章、法人章、财务专用章、合同专用章等。1.协会公章：用于协会对外发布重要文件、信函、证明等。2.法人章：用于办理协会法定代表人相关事务，如签署重要合同、文件等。3.财务专用章：用于协会财务收支、结算等相关业务。4.合同专用章：用于协会签订各类合同。（二）印章保管1.协会公章由秘书处专人保管，法人章由法定代表人或其授权人员保管，财务专用章由财务部门专人保管，合同专用章由负责合同管理的部门专人保管。2.印章保管人员应妥善保管印章，确保印章安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等。（三）印章使用1.印章使用应严格履行审批手续，填写印章使用申请表，注明使用事由、使用部门、使用人、使用时间等信息，经相关领导审批后，方可使用印章。2.涉及协会重大事项、重要文件、合同等的印章使用，需经会长或理事会批准。3.印章使用时，应在印章使用登记簿上进行登记，记录印章使用情况。4.严禁在空白纸张、空白合同等上加盖印章。如因特殊情况需要先盖章的，应在盖章后及时填写相关内容，并确保内容真实、准确。（四）印章停用与销毁1.因协会名称变更、机构撤销等原因，需要停用印章的，应及时通知相关部门和人员，并将印章交回秘书处统一保管。2.停用的印章应进行封存，经协会领导批准后，按照规定程序进行销毁。销毁印章时，应填写印章销毁申请表，注明印章名称、销毁原因、销毁时间等信息，由专人负责监督销毁过程，并在销毁记录上签字确认。七、档案管理（一）档案分类1.文书档案：包括协会各类文件、报告、通知、决议、章程等。2.会员档案：包括会员入会申请表、会员登记表、会费缴纳记录、会员活动参与情况等。3.会议档案：包括会议通知、议程、纪要、决议等相关资料。4.财务档案：包括财务预算、决算报告、会计凭证、账簿、报表等。5.业务档案：包括业务活动策划方案、项目资料、调研成果、合作协议等。6.宣传档案：包括协会网站、微信公众号、刊物等宣传平台的建设与维护资料，以及新闻稿件、宣传资料等。（二）档案收集与整理1.各部门负责收集本部门在工作过程中形成的各类档案资料，定期移交秘书处。2.秘书处档案管理人员对收集到的档案资料进行分类、整理、编号，确保档案资料的完整性和系统性。按照档案管理要求，对档案资料进行装订、编目、装盒等处理。（三）档案保管1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗防潮防虫设施等，确保档案安全保管。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如档案损坏、丢失等。3.对电子档案应进行备份存储，采用安全可靠的存储介质和存储方式，防止电子档案数据丢失或损坏。（四）档案查阅与借阅1.协会内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅事由、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人或相关领导审批后，方可查阅。2.外单位人员查阅档案，需持有单位介绍信，填写档案查阅申请表，经协会秘书