金碧物业档案管理制度

PAGE金碧物业档案管理制度一、总则（一）目的为加强金碧物业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在物业管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于金碧物业各管理区域内形成的各类档案，包括但不限于物业接管验收档案、客户档案、工程档案、财务档案、行政档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：物业档案由专门的档案管理部门或人员集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映物业管理活动的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集物业管理过程中形成的各类文件资料，确保档案的齐全。4.保密性原则：对涉及公司机密和业主隐私的档案，严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度，指导和监督各部门档案管理工作。2.集中收集、整理、保管物业各类档案，建立档案数据库。3.负责档案的借阅、查阅、归还等日常管理工作，确保档案的安全。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性。5.开展档案编研工作，为物业管理提供信息支持。（二）各部门职责1.负责本部门业务范围内文件资料的收集、整理、归档工作，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助。3.严格遵守档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.物业接管验收阶段：包括物业项目的规划设计文件、施工图纸、验收报告、设备清单等。2.客户服务方面：业主资料、入住登记表、装修申请表、投诉处理记录等。3.工程管理方面：工程维修记录、设备维护保养记录、改造工程资料等。4.财务管理方面：财务报表、收支凭证、合同协议等。5.行政管理方面：公司文件、会议记录、人事档案等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件资料的收集工作，确保及时、准确收集。2.收集的文件资料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对电子文件应同时收集其元数据等相关信息，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照档案的类别和性质进行分类，如分为物业管理类、工程技术类、财务类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性原则。3.编目：编制档案目录，包括档案名称、编号、日期、来源等信息，以便快速检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，按编号顺序排列，便于查找。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份应采用异地存储等方式，确保数据安全。3.对重要的档案应进行加密存储，防止数据泄露。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括物业项目的重要文件、合同协议等；长期保管的档案一般为10年以上，如工程维修记录等；短期保管的档案为数年，如一般性的文件资料等。3.档案保管期限应根据国家法律法规和行业标准确定，并定期进行鉴定和调整。五、档案的借阅与查阅（一）借阅程序1.内部人员借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.外部单位或人员因工作需要借阅档案，需持单位介绍信，并填写《档案借阅申请表》，经公司领导批准后，方可办理借阅手续。3.档案管理部门对借阅申请进行审核，如符合要求，发放档案，并登记借阅人姓名、单位、借阅日期、归还日期等信息。（二）查阅程序1.内部人员查阅档案，可直接到档案管理部门进行查阅。查阅人员应在指定地点查阅，不得擅自将档案带出。2.外部单位或人员查阅档案，需提前预约，并经公司领导批准。查阅时，档案管理部门应安排专人陪同，查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容。（三）借阅与查阅要求1.借阅和查阅档案人员应爱护档案，不得涂改、损坏、丢失档案。2.借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案。如需延期，应办理续借手续。3.查阅档案后，查阅人员应将档案归还原位，并保持档案的整洁。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等参加。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.对确无保存价值的档案，经鉴定小组批准后，填写《档案销毁申请表》，报公司领导审批。2.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。监销人员应在销毁清单上签字。3.销毁清单应一式两份，一份由档案管理部门留存，一份归档保存。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作效率，方便档案的查阅和共享。（二）信息化管理措施1.配备专业的档案信息化管理人员，负责档案信息系统的维护和管理。2.对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。扫描应保证图像清晰、完整，符合档案管理要求。3.在档案信息系统中录入档案目录等相关信息，实现档案的快速检索。4.加强档案信息安全管理，设置用户权限，防止信息泄露。八、档案管理的监督与考核（一）监督机制1.档案管理部门定期对各部门档案管理工作进行检查，检查内容包括档案的收集、整理、保管等情况。2.对检查中发现的问题，及时提出整改意见，要求相关部门限期整改。（二）考核办法1.将档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的部门和个人进