学生会建立档案制度

PAGE学生会建立档案制度学生会档案管理制度一、总则（一）目的为加强学生会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学生会工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学生会各部门及全体成员在开展各项工作过程中形成的各类档案。（三）档案定义学生会档案是指学生会在组织建设、活动开展、日常工作等方面形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：学生会档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映学生会工作实际情况，数据准确无误。3.便于利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率。4.安全保密原则：严格保密档案信息，确保档案安全，防止档案丢失、损坏和泄密。二、档案分类与编号（一）分类学生会档案分为以下几大类：1.组织建设类：包括学生会章程、组织架构、成员名单、换届选举资料等。2.活动策划与执行类：各类活动的策划方案、活动总结、活动照片、视频等。3.会议记录类：学生会例会、专题会议等的会议纪要、议程安排等。4.工作文件类：上级部门文件、学生会内部文件、通知、报告等。5.学生权益类：学生意见反馈、权益维护记录等。6.宣传资料类：学生会宣传海报、宣传单页、公众号推文等。7.其他类：不属于以上分类的其他重要资料。（二）编号为便于档案管理和查询，对每类档案进行编号。编号采用数字编码方式，具体规则如下：1.一级编号：用一位数字表示档案类别，如1代表组织建设类，2代表活动策划与执行类等。2.二级编号：根据每类档案的具体内容进行细分编号，用两位数字表示。例如，组织建设类中的成员名单编号为101，换届选举资料编号为102等。3.三级编号：对于有多个版本或不同时间形成的同一类档案，用三位数字表示版本号或时间顺序号。如活动策划方案的第一个版本编号为201001，第二个版本编号为201002等。三、档案收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案及时、完整地移交至学生会档案室。2.在各项工作结束后，相关责任人应在规定时间内将工作中形成的各类文件材料收集齐全，整理好后移交档案室。3.对于重要活动或突发事件，应及时收集相关资料，并确保资料的真实性和完整性。（二）整理1.档案室工作人员对收集到的档案进行整理，按照档案分类和编号规则进行分类、排序。2.对每份档案进行编目，填写档案目录清单，包括档案编号、名称、日期、来源等信息。3.去除档案中的金属物，对破损的档案进行修补，确保档案的整洁和完好。四、档案归档与存储（一）归档1.整理好的档案应及时归档，按照类别和编号顺序存放于档案柜中。2.建立档案归档登记表，记录档案的归档日期、编号、名称、移交部门等信息。（二）存储1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全存储。2.档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。3.对于电子档案，应进行备份存储，并定期检查备份数据的完整性和可用性。五、档案借阅与使用（一）借阅权限1.学生会成员因工作需要可借阅档案，但必须填写借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，报档案室管理人员批准。2.外部单位或个人如需查阅学生会档案，须经学生会主席团批准，并严格按照相关规定办理查阅手续。（二）借阅流程1.借阅人填写借阅申请表，注明借阅档案的编号、名称、借阅时间、用途等信息。2.所在部门负责人签字确认，报档案室管理人员审核。3.档案室管理人员批准后，办理借阅登记手续，向借阅人提供档案，并告知借阅注意事项。4.借阅人应在规定时间内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。（三）使用要求1.借阅人应妥善保管档案，不得擅自涂改、损坏、转借他人。2.如需复印档案资料，应经档案室管理人员同意，并在指定地点进行复印。3.借阅人在使用档案过程中，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案室管理人员，并承担相应责任。六、档案保密与安全（一）保密措施1.档案室管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。2.未经批准，任何人不得私自复制、传播档案信息。3.在档案整理、借阅、使用等过程中，应采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。（二）安全管理1.加强档案室的安全防范工作，配备必要的安全设备，如灭火器、防盗门窗等。2.定期对档案室进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.如发生档案丢失、损坏或泄密事件，应立即采取措施进行处理，并及时向上级领导报告。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值。2.成立档案鉴定小组，由学生会主席团成员、各部门负责人和档案室管理人员组成，负责档案鉴定工作。3.根据档案的形成时间、内容重要性、历史价值等因素，对档案进行综合评估，确定其保存期限。（二）销毁1.对失去保存价值的档案，经档案鉴定小组批准后，进行销毁处理。2.销毁档案时，应填写档案销毁清单，注明档案编号、名称、数量等信息，并由销毁人员签字确认。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。八、档案管理人员职责（一）档案收集与整理1.负责学生会各类档案的收集、整理工作，确保档案的及时、完整和准确。2.按照档案分类和编号规则，对档案进行分类、排序、编目等整理工作。（二）档案归档与存储1.将整理好的档案及时归档，存放于档案室的指定位置。2.负责档案室的日常管理工作，确保档案存储环境的安全和适宜。（三）档案借阅与使用管理1.办理档案借阅手续，登记借阅档案的相关信息。2.监督借阅人按照规定使用档案，及时收回借阅的档案。（四）档案保密与安全管理1.严格遵守档案保密制度，防止档案信息泄露。2.加强档案室的安全管