种猪档案管理制度

PAGE种猪档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司种猪管理，规范种猪档案记录，确保种猪信息的完整性、准确性和可追溯性，提高种猪养殖效益和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有种猪的档案管理工作，包括种猪的引进、繁殖、销售、淘汰等环节。（三）基本原则1.真实性原则：档案记录应如实反映种猪的实际情况，确保信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖种猪从出生到离开公司的全过程信息，不得遗漏重要内容。3.准确性原则：记录的数据和信息应准确无误，避免错误和虚假记录。4.保密性原则：严格保护种猪档案信息，防止信息泄露。二、种猪档案的建立（一）档案内容1.种猪基本信息品种、品系、性别、出生日期、耳号、来源（包括种猪场名称、地址等）。外貌特征描述，如毛色、体型、有无明显缺陷等。2.繁殖记录配种日期、与配公猪耳号、配种方式（自然交配或人工授精）。妊娠诊断结果（妊娠或未妊娠）、预计分娩日期。分娩日期、产仔数（包括活仔数、死胎数、木乃伊数等）、仔猪个体信息（耳号、性别、体重等）。3.生长性能记录定期称重记录，包括体重、体尺（体长、胸围、体高、腿臀围等）测量数据。生长速度、饲料转化率等性能指标计算结果。4.健康状况记录疫苗接种情况，包括疫苗名称、接种日期、接种剂量等。疾病发生情况，如发病日期、症状表现、诊断结果、治疗措施及用药情况等。检疫检测结果，如疫病检测报告、抗体监测数据等。5.谱系信息父母代种猪耳号、品种、出生日期、生产性能等信息。祖代及以上种猪的相关信息追溯。6.销售记录销售日期、购买客户名称、地址、联系方式。销售种猪耳号、数量、价格等信息。7.淘汰记录淘汰日期、淘汰原因（如繁殖性能差、健康问题、年龄老化等）。（二）档案建立流程1.种猪引进时，由采购部门负责收集种猪的基本信息，并及时传递给档案管理部门。档案管理部门按照档案内容要求，建立种猪初始档案。2.在种猪繁殖、生长过程中，饲养人员负责记录配种、妊娠、分娩、生长性能、健康状况等相关信息，并定期将记录提交给档案管理部门。档案管理部门及时更新档案内容。3.种猪销售或淘汰时，销售部门或相关负责人将销售或淘汰信息反馈给档案管理部门，档案管理部门进行相应的档案变更或注销处理。三、档案的管理与维护（一）档案保管1.档案管理部门应设立专门的档案室或档案柜，用于存放种猪档案。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.种猪档案应分类存放，按照种猪品种、批次、年度等进行有序排列，便于查找和管理。3.档案管理人员应定期对档案进行整理和核对，确保档案的完整性和准确性。（二）档案借阅1.公司内部人员因工作需要借阅种猪档案时，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅时间等信息，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理人员应按照借阅申请表的内容，提供相应的档案资料，并做好借阅登记。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、丢失档案。借阅期限届满后，应及时归还档案。3.因特殊情况需要长期借阅档案的，应经公司主管领导批准，并签订借阅协议，明确双方的权利和义务。（三）档案更新与补充1.档案管理人员应定期对种猪档案进行检查，发现档案内容有遗漏或错误时，应及时通知相关人员进行补充或更正。2.随着种猪养殖过程的推进，如种猪繁殖、生长性能变化、健康状况改变等，相关人员应及时将最新信息反馈给档案管理部门，档案管理部门及时更新档案内容。（四）档案安全与保密1.档案管理人员应严格遵守档案管理的各项规定，确保档案信息的安全。不得擅自将档案信息泄露给无关人员。2.对涉及种猪遗传资源、商业机密等敏感信息的档案，应采取加密存储、限制访问等措施，加强保密管理。3.如发现档案信息有泄露风险或丢失情况，应立即采取措施进行处理，并及时向上级报告。四、档案的查阅与使用（一）查阅权限1.公司高层管理人员、生产部门负责人、质量控制部门人员等因工作需要可查阅种猪档案。2.其他人员如需查阅档案，应经相关部门负责人批准，并在档案管理人员的陪同下进行查阅。（二）查阅流程1.查阅人员填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅范围等信息。2.申请表经批准后，查阅人员到档案管理部门进行查阅。档案管理人员应按照查阅申请表的要求，提供相应的档案资料，并做好查阅记录。3.查阅人员不得在档案上进行涂改、标记等操作，如需摘录或复印档案内容，应经档案管理人员同意，并注明出处。（三）档案使用规定1.种猪档案信息仅供公司内部使用，未经公司书面同意，不得向任何第三方提供或泄露。2.在种猪销售、合作等业务活动中，如需提供种猪档案相关信息，应按照公司规定的程序进行审批，并确保信息的安全性和保密性。3.利用种猪档案信息进行统计分析、生产决策等工作时，应确保数据的准确性和可靠性，不得利用虚假信息误导决策。五、档案的销毁（一）销毁条件1.种猪已淘汰且档案保存期限已满，经档案管理部门审核确认后，可进行销毁。2.因不可抗力等原因导致档案损坏、丢失，无法继续使用且无保存价值的，可申请销毁。（二）销毁流程1.档案管理部门提出档案销毁申请，填写档案销毁申请表，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等信息。2.申请表经公司主管领导批准后，档案管理部门组织实施档案销毁工作。销毁工作应在两人以上监督下进行，确保销毁彻底。3.档案销毁后，档案管理部门应在档案销毁申请表上记录销毁时间、地点、方式等信息，并由监督人员签字确认。同时，应将档案销毁情况进行备案。六、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对种猪档案管理制度的执行情况进行监督检查，检查内容包括档案建立、管理、查阅、使用、销毁等环节。2.档案管理部门应定期对种猪档案进行自查，及时发现和纠正存在的问题。（二）考核机制1.将种猪档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对档案管理部门及相关人员的工作进行考核评价。2.考核指标包括档案记录的完整性、准确性、及时性，档案管