学生会干事档案制度

PAGE学生会干事档案制度一、总则（一）目的为加强学生会干事队伍建设，规范干事档案管理，全面、客观、公正地评价干事表现，为干事的选拔、培养、考核、奖惩提供依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学生会全体干事。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容应如实反映干事的实际情况，确保信息真实可靠。2.完整性原则：全面收集干事在学习、工作、生活等方面的相关信息，保证档案资料完整。3.保密性原则：严格保密干事档案内容，未经允许不得泄露。4.动态管理原则：根据干事的发展变化，及时更新档案信息，实行动态管理。二、档案内容（一）个人基本信息1.基本资料：包括姓名、性别、年龄、民族、政治面貌、所在学院、专业、年级、联系方式等。2.家庭情况：记录家庭成员信息，如父母姓名、职业、联系方式等。（二）学习情况1.学业成绩：每学期的课程成绩，包括必修课、选修课成绩，以及平均绩点。2.获奖情况：在校期间获得的各类学习奖项，如奖学金、学科竞赛奖等，注明奖项名称、颁奖单位、获奖时间。（三）工作经历1.学生会任职履历：记录在学生会担任的职务、任职时间、工作职责及工作成果。2.参与活动记录：参与学生会组织的各项活动情况，包括活动名称、活动时间、担任角色、活动表现等。3.工作获奖情况：在学生会工作中获得的荣誉，如优秀干事、工作积极分子等，注明奖项名称、颁奖单位、获奖时间。（四）培训经历参加学校或学生会组织的各类培训，记录培训名称、培训时间、培训内容及个人收获。（五）考核评价1.定期考核：每学期末对干事进行的综合考核评价，包括工作态度、工作能力、工作业绩等方面的评价结果及评语。2.专项考核：针对特定工作任务或项目对干事进行的考核评价，记录考核结果及相关意见。（六）奖惩情况1.奖励记录：除学习和工作方面的奖励外，获得的其他校级及以上奖励，注明奖励名称、颁奖单位、获奖时间。2.违纪记录：干事违反校规校纪或学生会规章制度的情况，记录违纪事实、处理结果及处理时间。（七）个人总结与规划1.个人总结：干事定期撰写的个人工作、学习、思想等方面的总结，反映个人成长与进步。2.个人规划：干事制定的短期和长期发展规划，包括目标设定、实施计划等。三、档案建立与收集（一）建立流程1.干事入职学生会后，由学生会办公室负责为其建立个人档案。2.办公室工作人员按照档案内容要求，指导干事填写个人基本信息表，并收集相关证明材料。（二）收集渠道1.干事主动提交：干事应及时将自己的学习成绩、获奖证书、培训证明等相关材料提交至学生会办公室。2.学生会各部门提供：各部门在工作过程中，应及时将干事的工作表现、参与活动情况、工作获奖等信息反馈至办公室，作为档案内容补充。3.学校相关部门获取：通过与学校教务处、学生处等部门沟通协调，获取干事的学业成绩、违纪情况等信息。四、档案整理与归档（一）整理要求1.办公室工作人员对收集到的档案材料进行分类整理，确保材料齐全、完整。2.对每份材料进行核对，检查信息是否准确无误，如有错误及时与干事本人或相关部门核实更正。3.将整理好的材料按照档案内容分类顺序进行排列，同一类材料按照时间先后顺序排列。（二）归档方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行归档。2.纸质档案按照档案盒顺序存放，每个档案盒内设置目录索引，便于查找。3.电子档案以干事姓名命名文件夹，按照档案内容分类建立子文件夹，将相关电子文档存入对应文件夹，并建立电子目录索引表。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.学生会主席团成员、各部门负责人因工作需要可查阅干事档案。2.干事本人有权查阅自己的档案。（二）查阅流程1.查阅人填写《学生会干事档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息。2.将申请表提交至学生会办公室，经办公室负责人审核同意后，方可进行查阅。3.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人，查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损坏档案内容。（三）借阅规定1.因特殊情况确需借阅干事档案的，需经学生会指导老师批准，并填写《学生会干事档案借阅申请表》。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人应按时归还档案。3.借阅人应对档案内容严格保密，不得泄露档案信息，不得擅自复印、拍照档案内容。如因保管不善造成档案损坏或丢失的，借阅人应承担相应责任。六、档案更新与维护（一）定期更新1.每学期末，办公室工作人员对干事档案进行集中更新，将最新的学习成绩、工作表现、考核评价等信息补充到档案中。2.干事个人如有信息变更，应及时向学生会办公室提交变更申请及相关证明材料，办公室审核后进行档案信息更新。（二）动态维护1.关注干事在学习、工作、生活中的表现，及时收集新产生的相关信息，如获得新的奖项、参与重要活动等，随时更新档案内容。2.根据学校政策、学生会工作实际及干事发展情况，适时调整档案内容框架和具体要求，确保档案制度的科学性和适应性。七、档案保管与保密（一）保管责任学生会办公室负责干事档案的保管工作，指定专人负责档案管理，确保档案存放安全、有序。（二）保管期限干事档案自建立之日起保管至其毕业离校后[X]年。（三）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得向无关人员透露档案内容。2.对涉及干事个人隐私的信息，如家庭情况、违纪记录等，应严格保密，防止信息泄露。3.在档案查阅、借阅过程中，严格履行审批手续，对查阅、借阅情况进行登记，确保档案信息安全。八、档案销毁（一）销毁条件干事档案保管期满后，经学生会指导老师审核批准，可进行销毁。（二）销毁流程1.办公室制定档案销毁清单，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。2.组织专人对拟销毁档案进行核对，确保销毁清单与实际档案一致。3.在学生会指