小区档案管理制度牌

PAGE小区档案管理制度牌一、总则（一）目的为加强本小区档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在小区管理、服务及各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本小区物业管理公司及相关部门，以及与小区管理服务活动有关的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则小区档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管、利用和销毁等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映小区管理服务活动的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集与小区管理服务相关的各类档案，保证档案的完整性，避免遗漏重要信息。4.保密性原则对涉及小区业主隐私、商业机密等敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于查询、检索和利用，提高工作效率，满足小区管理服务工作对档案信息的需求。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本小区档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、上架等档案日常管理工作。3.建立健全档案检索系统，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案的安全与完整。5.定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，提出档案销毁意见，经批准后组织实施档案销毁工作。6.积极开展档案的开发利用工作，为小区管理决策、物业服务、业主查询等提供档案信息服务。7.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门在小区管理服务活动中形成的各类文件、资料、记录等的收集、整理和移交工作，并确保其真实、完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，及时将应归档的材料移交档案管理部门，不得自行留存或销毁。3.配合档案管理部门做好档案的查询、利用等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.认真履行档案管理岗位职责，熟练掌握档案管理业务技能，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.负责档案管理设备的日常维护和管理，确保设备正常运行。4.定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告并处理。5.积极参加档案管理业务培训，不断提高自身业务素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.小区规划建设资料，包括小区规划图纸、建设工程许可证、竣工验收报告等。2.物业管理相关文件，如物业服务合同、管理规约、业主大会议事规则等。3.小区业主资料，包括业主基本信息、房屋产权证明、租赁合同等。4.小区设备设施档案，如设备采购合同、安装调试记录、维修保养记录等。5.小区安全管理档案，如安全管理制度、巡逻记录、门禁系统记录等。6.小区环境卫生管理档案，如清洁工作记录、垃圾清运记录等。7.小区绿化管理档案，如绿化养护计划、修剪记录等。8.小区公共设施管理档案，如道路、路灯、电梯等设施的维护记录。9.小区各类会议记录、决议、通知等文件。10.其他与小区管理服务活动有关的文件、资料、记录。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门形成的各类档案，并定期移交档案管理部门。2.档案收集应做到及时、完整、准确，确保档案内容与实际工作相符，不得遗漏重要信息。3.对于电子文件，应同时收集其纸质版本或打印件，并确保电子文件格式的兼容性和可读性。4.接收外部文件时，应认真核对文件的完整性和准确性，对不符合要求的文件及时与发文单位沟通解决。（三）整理方法1.分类根据档案的形成来源、内容性质和保管期限等因素，对档案进行分类。本小区档案分为以下几大类：综合管理类：包括小区规划建设、物业管理政策法规、公司文件、会议记录等。业主资料类：包括业主基本信息、房屋产权档案、业主投诉与建议等。设备设施类：包括各类设备设施的采购、安装、维修、保养等档案。安全管理类：包括安全管理制度、安全检查记录、突发事件处理记录等。环境卫生类：包括清洁工作记录、垃圾处理记录、卫生检查记录等。绿化管理类：包括绿化规划、养护记录、绿化改造记录等。公共设施类：包括道路、路灯、电梯等公共设施的维护档案。其他类：不属于以上分类的其他档案。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。编号方法如下：一级编号：采用大写英文字母表示档案类别，如“Z”表示综合管理类，“Y”表示业主资料类等。二级编号：采用阿拉伯数字表示该类别下的档案细分项目，如“Z01”表示小区规划建设档案，“Y01”表示业主基本信息档案等。三级编号：采用流水号表示具体的档案案卷，如“Z01001”表示小区规划建设档案中的第一份案卷。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。档案目录应一式两份，一份装订在档案案卷内，另一份单独成册，作为档案检索工具。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应去除金属物，破损的文件应进行修补或复制。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备，并定期进行检查和维护。3.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案保管按照档案分类顺序，将档案案卷上架存放，并在档案架上标明档案类别、编号等信息，便于查找。定期对纸质档案进行清查核对，发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理。对重要的纸质档案应进行备份，备份可采用复印件、电子扫描等方式，并分别存放于不同的地点。2.电子档案保管建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储和管理。电子档案应按照与纸质档案相同的分类方法进行编号和编目。定期对电子档案进行备份，备份介质可采用磁带、光盘、移动硬盘等，并分别存放于不同的地点。备份应至少保存两份，一份异地存放。对电子档案管理系统进行定期维护和升级，确保系统的安全性和稳定性，防止电子档案数据丢失或损坏。严格控制电子档案的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和使用电子档案。（三）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管小区规划建设资料、物业管理重要文件、业主大会决议等具有重要历史价值和法律依据的档案。涉及小区重大权益、重大事件的档案。2.长期保管设备设施档案、安全管理档案、环境卫生管理档案等在较长时间内对小区管理服务有参考价值的档案。保管期限一般为10年30年。3.短期保管一般性的文件、资料、记录等，保管期限一般为1年5年。（四）档案鉴定与销毁1.鉴定定期对档案进行鉴定，由档案管理部门组织相关人员组成鉴定小组，根据档案的保管期限、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。2.销毁对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核、公司领导批准后，进行销毁处理。销毁档案时，应填写档案销毁清册，注明档案编号、题名、日期、保管期限等内容，并由监销人员签字确认。档案销毁清册应永久保存。五、档案的利用（一）利用范围1.为小区物业管理公司内部管理决策提供参考依据。2.为物业服务工作提供技术支持和业务指导。3.为业主查询房屋产权、物业服务等相关信息提供服务。4.为处理小区各类纠纷、突发事件等提供证据和资料。（二）利用方式1.查阅本小区内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应按照规定提供档案，并做好查阅登记工作。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人、档案管理部门负责人和公司领导签字批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案，按时归还档案。3.复制根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案的复制服务。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。登记内容应包括利用日期、利用者姓名、所在部门、利用目的、档案名称、编号、查阅页数、借阅期限、归还日期等信息。档案利用登记册应永久保存。六、档案信息化管理(一)信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理工作效率和服务水平，为小区管理决策提供及时、准确的档案信息支持。(二)信息化系统功能1.档案收集与整理模块实现档案收集信息的在线录入、审核和移交，支持档案分类、编号、编目等整理工作的信息化操作。2.档案存储与保管模块对电子档案进行安全存储，具备自动备份、数据加密、权限管理等功能，实时监控档案存储环境。3.档案检索与利用模块建立强大的档案检索系统，支持按多种条件进行快速检索，提供档案在线查阅、借阅申请、复制等功能，并记录利用情况。4.档案统计与分析模块对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，生成各类报表，为档案管理决策提供数据支持。(三)数据安全管理1.建立严格的用户权限管理制度，根据不同人员的工作职责，分配相应的档案访问权限，确保档案数据的安全性。2.采用数据加密技术，对重要档案数据进行加密