档案台账管理规程制度

PAGE档案台账管理规程制度一、总则（一）目的为加强公司档案台账管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本规程制度。（二）适用范围本规程制度适用于公司各部门及全体员工在档案台账管理方面的工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案资料应如实反映公司各项业务活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：档案资料应齐全完整，涵盖公司经营管理的各个方面，不得遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案资料，应严格保密，防止信息泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高档案利用效率。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责公司档案台账的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定公司档案管理的规章制度和操作规程。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目等工作，确保档案资料的规范化和标准化。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案资料的电子化管理，提高档案管理效率和利用水平。4.负责公司档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案资料的安全完整。5.按照规定的范围和程序，为公司内部各部门及员工提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。6.定期对公司档案进行鉴定和销毁，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。7.组织开展档案管理业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。8.负责与上级主管部门、档案行政管理部门及其他相关单位的档案业务联系与沟通。三、档案分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议等，公司内部管理制度、规定、办法等，行政公文、通知、通报等，会议纪要、记录等，人事档案、劳动合同、薪酬福利等文件。2.财务管理类：包括财务预算、决算报告，财务报表、审计报告，会计凭证、账簿、报表等，税务申报、缴纳等相关文件，资金管理、投资管理等文件。3.业务经营类：包括市场营销策划、销售合同、订单等，采购合同、供应商资料等，生产计划、生产记录、质量检验报告等，研发项目资料、技术文件、专利证书等，客户资料文件。4.项目管理类：包括项目立项、可行性研究报告，项目计划、进度报告，项目验收报告、总结等，项目文档、资料、图纸等。5.合同协议类：包括各类合同、协议、意向书等，合同审批表、合同变更记录等。6.法律事务类：包括诉讼案件资料、法律意见书、律师函等，知识产权保护文件，合规管理文件。7.其他类：包括公司荣誉证书、资质证书、获奖文件等，公司大事记、年鉴等，其他不属于上述分类的档案资料。（二）档案编号档案编号采用“大类代码+年度+流水号”的方式进行编制。具体编号规则如下：1.大类代码：采用两位大写字母表示，具体对应关系如下：行政管理类：XG财务管理类：CW业务经营类：JY项目管理类：XM合同协议类：HT法律事务类：FL其他类：QT2.年度：采用四位阿拉伯数字表示，如“202X”。3.流水号：采用五位阿拉伯数字表示，从“00001”开始依次编号。例如，一份行政管理类档案，编号为“XG202X00001”；一份业务经营类档案，编号为“JY202X00002”。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整。2.档案收集范围包括但不限于以下内容：部门工作计划、总结、报告等。各类文件、通知、通报、会议纪要等。业务合同、协议、订单等。项目文档、资料、图纸等。人事档案、劳动合同、薪酬福利等文件。财务报表、审计报告、会计凭证等。其他与部门工作相关的档案资料。3.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案资料整理后移交至档案管理部门。（二）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的档案资料后，应按照档案分类标准进行分类整理。2.档案整理应遵循以下原则：保持文件之间的历史联系，按照文件形成的时间顺序、重要程度等进行排列。区分不同保管期限，将档案分为永久、长期、短期三类。对每份档案进行编号、编目，编制档案目录清单。3.在档案整理过程中，应剔除重复、无效的文件，对破损、褪色的文件进行修复或复制，确保档案资料的质量。五、档案保管（一）档案库房建设1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、防盗门窗等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案存放1.档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的档案应分开存放，永久档案应单独存放。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。（三）档案保管期限1.永久保管的档案包括：公司设立、变更、注销等相关文件。公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议等。公司年度财务决算报告。重要的业务合同、协议。涉及公司重大权益的法律文件。其他具有重要保存价值的档案资料。2.长期保管的档案包括：公司内部管理制度文件。一般的业务合同、协议。项目文档资料。人事档案、劳动合同等。保管期限为10年以上50年以下的档案资料。3.短期保管的档案包括：一般性的文件、通知、通报等。临时性的业务资料。保管期限为10年以下的档案资料。（四）档案安全管理1.档案管理部门应建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全管理。2.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，严禁无关人员进入档案库房。3.定期对档案库房进行安全检查，发现问题及时处理，确保档案资料的安全。4.对电子档案应采取加密存储、访问控制、数据备份等安全措施，防止电子档案信息泄露和丢失。六、档案利用（一）档案查阅1.公司内部各部门及员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等内容，并经部门负责人签字批准。2.档案管理部门收到《档案查阅申请表》后，应按照规定进行审核，审核通过后，为查阅人员提供档案查阅服务。3.查阅档案时，查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房。查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损等。4.查阅档案后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）档案借阅1.公司内部各部门及员工因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅时间、归还时间等内容，并经部门负责人签字批准，重要档案还需经公司领导签字批准。2.档案管理部门收到《档案借阅申请表》后，应按照规定进行审核，审核通过后，为借阅人员办理档案借阅手续。3.借阅档案时，借阅人员应向档案管理部门出具本人有效身份证件，并在《档案借阅登记表》上签字确认。档案管理部门应将档案借阅情况记录在案。4.借阅人员应按照规定的时间归还档案，如需延期归还，应提前向档案管理部门办理延期手续。逾期未归还的，档案管理部门应及时催还，并视情节轻重给予相应的处理。5.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，借阅人员应承担相应的赔偿责任。（三）档案复印1.公司内部各部门及员工因工作需要复印档案的，应填写《档案复印申请表》，注明复印档案的名称、编号、复印内容、复印份数等内容，并经部门负责人签字批准。2.档案管理部门收到《档案复印申请表》后，应按照规定进行审核，审核通过后，为复印人员办理档案复印手续。3.复印档案时，复印人员应在档案管理部门指定的地点进行复印，复印人员不得擅自更改复印内容。复印完成后，复印人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案复印登记表》上签字确认。4.档案管理部门应按照规定收取档案复印费用。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对公司档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否已失去保存价值。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门及专业人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合分析判断档案的价值。3.档案鉴定工作应形成鉴定报告，鉴定报告应包括鉴定的依据、方法和结论等内容。鉴定报告经公司领导批准后，作为档案销毁的依据。（二）档案销毁1.对已失去保存价值的档案，档案管理部门应按照规定的程序进行销毁处理。2.档案销毁前，档案管理部门应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称