一点点档案归档制度

PAGE一点点档案归档制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅和利用，特制定本档案归档制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案资料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：归档的档案应真实反映公司各项工作的实际情况，数据准确无误。3.及时归档原则：各部门应在规定的时间内将档案资料移交档案管理部门归档，不得积压。4.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案的安全，防止档案信息泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理的规章制度和业务规范。2.负责公司各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用工作。3.指导和监督各部门的档案工作，对档案管理人员进行业务培训。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.做好档案信息的开发利用工作，为公司的各项工作提供支持和服务。三、档案分类及归档范围（一）档案分类公司档案分为以下几大类：1.行政管理类档案：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理、证照管理等。2.财务会计类档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。3.业务经营类档案：包括市场调研、销售合同、采购合同、项目资料、客户资料等。4.技术研发类档案：包括研发项目文档、技术图纸、专利资料、产品标准等。5.其他类档案：包括公司荣誉证书、资质证书、合同协议、重要文件的电子备份等。（二）归档范围1.行政管理类档案公司文件：包括上级文件、公司发文、部门发文等，应按照文件的类别、时间顺序进行归档。会议记录：包括公司各类会议的会议纪要、决议等，应详细记录会议的时间、地点、参会人员、会议内容等。工作计划与总结：各部门的年度、季度、月度工作计划和总结，应反映工作的目标、任务、完成情况及经验教训。规章制度：公司制定的各项规章制度，包括人事制度、财务制度、行政制度、业务制度等，应及时归档保存。人事档案：员工的个人简历、入职申请表、劳动合同、绩效考核记录、培训记录、奖惩记录等，应按照员工个人进行分类归档。印章管理：印章使用申请表、印章保管记录等。证照管理：公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书、荣誉证书等各类证照的原件及复印件。2.财务会计类档案会计凭证：包括原始凭证和记账凭证，应按照时间顺序进行编号归档。账簿：包括总账、明细账、日记账等，应定期打印并归档保存。报表：包括月度、季度、年度财务报表，以及税务报表等，应加盖公章并归档。审计报告：公司年度审计报告、专项审计报告等。税务资料：纳税申报表、税务发票、税务审计报告等。3.业务经营类档案市场调研：市场调研报告、行业分析报告等。销售合同：销售订单、销售合同、销售发票等，应按照客户名称和合同签订时间进行归档。采购合同：采购订单、采购合同、采购发票等，应按照供应商名称和合同签订时间进行归档。项目资料：项目立项报告、项目可行性研究报告、项目实施方案、项目验收报告等，应按照项目名称进行归档。客户资料：客户基本信息、客户需求分析、客户沟通记录、客户投诉处理记录等，应按照客户类别进行归档。4.技术研发类档案研发项目文档：项目立项申请书、项目任务书、项目进度报告、项目结题报告等。技术图纸：产品设计图纸、工艺流程图、电路图等，应按照项目名称和图纸编号进行归档。专利资料：专利申请书、专利证书、专利转让合同等。产品标准：企业产品标准、行业标准、国家标准等。5.其他类档案公司荣誉证书：公司获得的各类荣誉证书，如质量管理体系认证证书、环境管理体系认证证书等。资质证书：公司的各类资质证书，如建筑资质证书、安全生产许可证等。合同协议：除销售合同和采购合同外的其他合同协议，如租赁合同、合作协议等。重要文件的电子备份：公司重要文件的电子版本，应进行备份并妥善保存，确保数据的安全性和可恢复性。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整。2.档案管理人员应定期对各部门的档案收集情况进行检查和指导，发现问题及时督促整改。3.对于公司外部接收的文件、资料等，应及时登记并移交档案管理部门归档。（二）档案整理1.档案管理人员应按照档案分类标准对收集到的档案资料进行分类整理，确保档案的系统性和规范性。2.对每份档案资料应进行编号、编目，编制档案目录清单，便于查阅和管理。3.档案资料应使用统一规格的档案盒、档案袋进行装盒、装袋，并在盒、袋上标明档案类别、年度、保管期限等信息。4.在整理档案过程中，应剔除重复、无效的档案资料，对破损、褪色的档案资料进行修复或复制。五、档案保管（一）保管场所公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。（二）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：包括公司章程、股东会议记录、董事会决议及重要的合同协议等，应长期保存。2.长期保管的档案：保管期限为10年以上（含10年）的档案，如公司年度财务报表、重要的业务合同等。3.短期保管的档案：保管期限为110年的档案，如一般性的文件、资料等。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行清查、核对，确保档案的数量、质量与档案目录清单一致。2.对保管期限已满的档案，应按照规定进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和安全性。3.严格遵守档案库房的管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。4.做好档案库房的安全防范工作，定期检查防火、防潮、防虫等设备的运行情况，确保档案的安全。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期组织对保管期限已满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理人员、相关业务部门人员和公司领导组成。2.档案鉴定小组应根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行全面评估，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清单，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。（二）档案销毁1.经鉴定确需销毁的档案，应报公司领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。2.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，销毁完毕后，监督人员应在档案销毁清单上签字确认。4.档案销毁清单应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅人员应严格遵守公司的保密制度，未经许可不得复制、传播档案内容。3.外部单位查阅公司档案，应提前与公司档案管理部门联系，提交查阅申请函，注明查阅目的、查阅内容等信息，经公司领导批准后，方可查阅。查阅过程中，应安排专人陪同，并对查阅情况进行记录。（二）查阅程序1.查阅人员到档案管理部门查阅档案时，应出示有效证件，并在档案查阅登记簿上登记查阅时间、查阅内容、查阅人员等信息。2.档案管理人员应根据查阅申请表的内容，为查阅人员提供相应的档案资料，并做好查阅服务工作。3.查阅人员如需复印、摘录档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行办理。（三）利用管理1.档案管理部门应积极开发档案信息资源，为公司的各项工作提供支持和服务。2.对于利用档案资料形成的各类成果，如调研报告、数据分析报告等，应及时归档保存，作为公