物业小区建立档案制度

PAGE物业小区建立档案制度一、总则（一）目的为加强物业小区档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在物业管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本物业小区内各类档案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：物业小区档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映物业小区的实际情况，数据准确无误。3.完整齐全原则：全面收集物业小区各方面的档案资料，确保档案的完整性。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善物业小区档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理物业小区各类档案，建立档案数据库，进行档案的分类、编号、整理、装订等工作。3.负责档案的收集、接收、保管、查阅、借阅、归还等日常管理工作，确保档案的安全和完整。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和有效性。5.开展档案信息的开发利用工作，为物业管理提供决策支持和服务。6.组织档案管理人员的培训和考核，提高档案管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理、立卷，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助。3.按照档案管理制度的要求，做好本部门档案的安全保管工作，防止档案丢失、损坏或泄露。（三）档案管理人员职责1.认真学习和贯彻执行档案管理的法律法规和行业标准，遵守档案管理制度。2.负责档案的具体管理工作，包括档案的收集、整理、保管、查阅、借阅等，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并处理。4.做好档案管理设施设备的维护和管理工作，确保档案保管环境的安全和适宜。5.积极参与档案信息的开发利用工作，为物业管理提供有价值的档案资料。三、档案收集（一）收集范围1.物业小区规划建设资料，包括小区规划图纸、建设工程竣工验收资料等。2.物业承接查验资料，包括承接查验协议、查验记录、问题整改报告等。3.业主及住户资料，包括业主登记表、身份证复印件、房屋租赁合同等。4.物业服务合同及相关协议，包括物业服务合同、维修保养合同、保洁服务合同等。5.文件资料，包括上级部门文件、小区管理规定、通知、公告等。6.财务档案，包括财务报表、收支凭证、发票等。7.工程维修档案，包括维修计划、维修记录、设备档案等。8.安全管理档案，包括安全检查记录、事故处理报告防应急预案等。9.环境卫生管理档案，包括卫生检查记录、垃圾清运记录等。10.社区文化活动档案，包括活动方案、活动照片、活动总结等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。4.档案资料收集后，应及时移交档案管理部门进行整理和保管。四、档案整理（一）分类标准1.按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，可分为综合管理类、业主及住户类、物业服务类、工程维修类、安全管理类、环境卫生管理类、社区文化活动类等。2.每大类下可根据具体情况进一步细分小类，如综合管理类可分为文件资料、会议记录、人事档案等。（二）编号规则1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，便于档案的管理和查找。2.编号采用数字与字母相结合的方式，如“ZHL001”表示综合管理类的第1份档案。3.具体编号规则可根据实际情况进行制定和调整。（三）整理方法1.对收集到的档案资料进行分类、排序，去除重复、无效的资料。2.按照档案的类别和编号顺序，依次进行装订、编目、装盒等工作。3.对于电子档案，应按照分类标准进行命名和存储，确保电子档案与纸质档案的对应关系清晰。五、档案保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，确保档案库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。（二）保管方式1.档案应按照类别、年度、编号顺序进行排列存放，便于查找和管理。2.对于重要的档案资料，应进行备份存储，可采用电子存储或异地存储等方式，确保档案的安全性。3.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理，并做好记录。（三）保管期限1.根据档案的重要性和时效性，确定档案的保管期限，一般分为短期、中期和长期。2.短期档案保管期限为15年，中期档案保管期限为510年，长期档案保管期限为10年以上。3.具体保管期限可根据相关法律法规和行业标准进行调整。六、档案利用（一）查阅权限1.物业小区内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.外部单位或个人查阅档案，需持有单位介绍信或相关证明文件，并填写《档案查阅申请表》，经物业小区管理部门负责人审批后，方可查阅。3.涉及业主个人隐私的档案资料，未经业主同意，不得查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、用途等信息。2.申请表经审批后，查阅人员到档案管理部门办理查阅手续，档案管理人员根据申请表提供相应的档案资料。3.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定进行登记。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）借阅管理1.物业小区内部人员因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.外部单位或个人借阅档案，需按照查阅程序办理审批手续，并签订《档案借阅协议》，明确借阅期限、归还时间、保密责任等事项。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.《档案借阅申请表》和《档案借阅协议》应与借阅的档案资料一并保管，以便查阅和核对。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定工作，确保档案的真实性、完整性和时效性。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组负责制定档案鉴定计划，组织实施档案鉴定工作，并对鉴定结果进行审核和审批。（三）鉴定方法1.根据档案的保管期限、重要性、时效性等因素，对档案进行逐卷审查。2.对于已过保管期限且无保存价值的档案，可提出销毁意见；对于仍有保存价值但需调整保管期限的档案，应重新确定保管期限。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，形成《档案销毁清单》，并报物业小区管理部门负责人审批。2.经审批同意销毁的档案，应在档案管理部门和相关业务部门的监督下，采用适当的方式进行销