测绘档案安全保密制度

PAGE测绘档案安全保密制度一、总则（一）目的为加强公司测绘档案的安全保密管理，确保测绘档案的完整、准确、安全，防止测绘档案的泄露、篡改、丢失等情况发生，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及测绘档案管理的部门、岗位及人员，包括但不限于测绘项目组、档案管理部门、技术支持部门等。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关测绘档案管理的法律法规，依法开展测绘档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.安全保密原则：将测绘档案的安全保密工作放在首位，采取有效措施确保测绘档案不被非法获取、使用、披露或损坏。3.集中统一原则：测绘档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责统筹协调，确保档案管理工作的规范化、标准化。4.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，充分考虑测绘档案利用的实际需求，为公司各项工作提供及时、有效的档案支持服务。二、测绘档案的范围与分类（一）测绘档案的范围1.各种比例尺的地形图、影像图、电子地图等测绘成果。2.测绘项目的技术设计书、技术总结、质量检查报告等技术文件。3.测绘仪器的校准记录、维修记录、使用说明书等设备资料。4.测绘项目的原始观测数据、计算资料、绘图底稿等过程文件。5.与测绘工作相关的其他文件、资料，如合同协议、往来信函等。（二）测绘档案的分类1.按专业分类：可分为地形测量档案、地籍测量档案、工程测量档案、摄影测量档案、大地测量档案等。2.按载体分类：可分为纸质档案、电子档案、光盘档案等。3.按时间分类：可分为年度测绘档案、季度测绘档案、月度测绘档案等。三、测绘档案的收集与整理（一）收集要求1.测绘项目实施过程中，各项目负责人应及时收集项目产生的各类文件资料，确保档案的完整性。2.对于外单位提供的测绘资料，接收部门应严格审核其合法性、准确性，并办理相关交接手续。3.收集的测绘档案应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，符合档案管理的规范要求。（二）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的测绘档案进行分类整理，确保同一类档案集中存放。2.对纸质档案进行编号、编目，编制档案目录清单，便于查找和管理。3.对电子档案进行分类存储，建立电子档案索引，确保电子档案的存储格式规范、命名准确。四、测绘档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的测绘档案保管库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合档案保管的要求。（二）保管方式1.纸质档案应采用专柜存放，按类别、年度、项目顺序排列，便于查找和存取。2.电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性和完整性。3.对重要的测绘档案应进行异地备份，以防自然灾害或其他意外事件导致档案丢失。（三）保管期限1.测绘档案的保管期限应根据国家相关规定和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期档案保管期限为5年以下，中期档案保管期限为5年至15年，长期档案保管期限为15年以上。（四）档案清查1.公司档案管理部门应定期对测绘档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。五、测绘档案的利用（一）利用原则1.严格遵循“先审批、后利用”的原则，未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅、复制测绘档案。2.测绘档案的利用应仅限于公司内部工作需要，不得用于商业目的或泄露给外部单位和个人。（二）利用流程1.申请：利用部门或个人应填写《测绘档案利用申请表》，详细说明利用档案的目的、内容、期限等，并经部门负责人签字同意。2.审批：档案管理部门对申请表进行审核，报公司分管领导审批。对于涉及重要机密的测绘档案，需经公司主要领导批准。3.查阅：经批准后，利用部门或个人凭有效证件到档案管理部门查阅档案。查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出库房。4.借阅：如需借阅测绘档案，应办理借阅手续，明确借阅期限和归还日期。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人或擅自复制、摘录。5.归还：借阅期满后，借阅人应按时归还档案。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现有损坏、丢失等情况，应追究借阅人的责任。（三）利用记录1.档案管理部门应建立测绘档案利用记录台账，详细记录利用档案的申请时间、利用部门或个人、利用目的、档案内容、审批情况、查阅或借阅期限、归还时间等信息。2.利用记录应妥善保管，保存期限与测绘档案的保管期限相同，以便日后查阅和审计。六、测绘档案的保密措施（一）人员管理1.公司与涉及测绘档案管理的人员签订保密协议，明确其保密义务和责任。2.加强对员工的保密教育和培训，提高员工的保密意识和技能，使其熟悉测绘档案保密制度和相关法律法规。3.对涉及测绘档案管理的人员进行定期审查和考核，发现有违反保密制度的行为，及时进行处理。（二）物理隔离1.测绘档案保管库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。2.对存放测绘档案的计算机、存储设备等应采取加密、访问控制等安全措施，防止数据泄露。（三）信息安全1.对测绘档案的电子数据进行加密存储和传输，确保数据在存储和传输过程中的安全性。2.建立测绘档案信息安全审计机制，对档案的访问、操作等情况进行实时监控和记录，及时发现和处理异常情况。3.定期对测绘档案信息系统进行安全评估和漏洞扫描，及时修复发现的安全隐患。（四）保密监督1.公司设立保密监督机构，定期对测绘档案保密制度的执行情况进行检查和监督。2.鼓励员工对违反测绘档案保密制度的行为进行举报，对举报属实的给予奖励，对违反保密制度的行为依法依规进行严肃处理。七、测绘档案的销毁（一）销毁条件1.测绘档案超过保管期限，且确无继续保存价值的。2.因保管不善等原因导致测绘档案损坏、变质，无法修复利用的。3.根据国家法律法规和公司规定，需要销毁的其他测绘档案。（二）销毁流程1.鉴定：档案管理部门会同相关业务部门对拟销毁的测绘档案进行鉴定，编制《测绘档案销毁清单》，明确档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.审批：《测绘档案销毁清单》报公司分管领导审批，对于涉及重要机密的测绘档案，需经公司主要领导批准。3.销毁：经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁工作。销毁方式可采用焚烧、粉碎等物理方法，确保档案信息无法恢复。4.记录：销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、执行人员等信息，并由监销人员签字确认。销毁记录应妥善