技术图纸档案管理制度

PAGE技术图纸档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司技术图纸档案的管理，确保技术图纸档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有技术图纸档案的管理，包括但不限于产品设计图纸、工艺图纸、工装图纸、设备图纸等。（三）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善技术图纸档案管理制度，并监督执行。负责技术图纸档案的收集、整理、归档、保管和借阅等工作。定期对技术图纸档案进行清查、核对，确保档案的完整性和准确性。2.技术部门负责本部门技术图纸的绘制、审核、修改和更新，并及时将相关图纸提交给档案管理部门归档。协助档案管理部门做好技术图纸档案的管理工作，提供必要的技术支持和指导。3.其他部门负责本部门涉及的技术图纸的收集、整理，并及时移交档案管理部门。在工作中需要查阅技术图纸档案时，应按照规定办理借阅手续。二、技术图纸档案的收集与整理（一）收集范围1.新产品研发过程中产生的各类设计图纸，包括方案设计图、初步设计图、详细设计图等。2.产品生产过程中使用的工艺图纸，如工艺流程卡、装配图、零件图等。3.工装模具设计图纸，包括模具装配图、零件图、制造工艺图等。4.设备设计图纸，如设备总图、部件图、电气原理图、液压系统图等。5.技术改造、技术创新项目中产生的图纸资料。6.与技术图纸相关的技术文件、标准规范、技术协议等。（二）收集要求1.技术部门应在技术图纸完成审核、批准后，及时将图纸及相关资料提交给档案管理部门。2.对于外来技术图纸，如客户提供的图纸、供应商提供的图纸等，接收部门应进行登记，并及时移交档案管理部门归档。3.收集的技术图纸应确保内容完整、准确，签字盖章齐全，图纸清晰、整洁，符合归档要求。（三）整理原则1.遵循技术图纸的形成规律和内在联系，保持图纸的系统性和完整性。2.按照图纸的类别、专业、时间等进行分类整理，便于查找和管理。3.对图纸进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和检索。（四）整理方法1.分类：根据技术图纸的性质和用途，将其分为产品设计图纸、工艺图纸、工装图纸、设备图纸等类别。2.编号：采用统一的编号规则对技术图纸进行编号，编号格式应包括年份、类别代码、顺序号等，例如：2023SJ001，表示2023年的产品设计图纸，顺序号为001。3.装订：对于图纸数量较多的，应进行装订成册，并在封面注明图纸名称、编号、日期等信息。4.编制目录：为每一类技术图纸编制目录，目录应包括图纸编号、图纸名称、日期、编制人、审核人等信息，以便快速查找和核对。三、技术图纸档案的归档（一）归档流程1.档案管理部门收到技术图纸及相关资料后，按照整理原则和方法进行分类整理。2.对整理好的技术图纸进行编号、装订，并编制目录。3.将技术图纸档案装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号范围等信息。4.建立技术图纸档案台账，详细记录档案的编号、名称、日期、归档时间、保管期限等信息。（二）归档要求1.归档的技术图纸档案应一式两份，一份纸质档案，一份电子档案。电子档案应与纸质档案内容一致，并按照相同的分类和编号进行存储。2.纸质档案应使用耐久性好的纸张进行打印或复印，字迹应清晰、工整，签字盖章齐全。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并定期进行备份，确保数据的安全性和完整性。四、技术图纸档案的保管（一）保管环境1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度调节设备等。（二）保管方式1.技术图纸档案应按照类别、编号顺序存放，便于查找和管理。2.对于重要的技术图纸档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。3.定期对技术图纸档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。（三）保管期限1.技术图纸档案的保管期限应根据其重要性和使用价值确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为15年，适用于一般性的技术图纸档案。中期保管期限为515年，适用于重要的技术图纸档案。长期保管期限为15年以上，适用于具有重要历史价值和长期使用价值的技术图纸档案。2.保管期限届满后，档案管理部门应按照规定进行鉴定和销毁。五、技术图纸档案的借阅（一）借阅范围公司内部员工因工作需要，可借阅技术图纸档案。外部单位或个人因特殊原因需要借阅的，须经公司主管领导批准。（二）借阅流程1.借阅人填写《技术图纸档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅时间、借阅用途等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审核。3.档案管理部门根据借阅申请进行审核，对符合借阅条件的，办理借阅手续，并在档案台账上登记。4.借阅人凭借阅证到档案管理部门领取技术图纸档案，借阅证应注明借阅人姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅时间等信息。（三）借阅要求1.借阅人应妥善保管技术图纸档案，不得转借、涂改、损坏、丢失。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人归还档案时，档案管理部门应进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。六、技术图纸档案的保密（一）保密范围技术图纸档案涉及公司的技术秘密、商业秘密等，属于保密范畴。（二）保密措施1.档案管理部门应与借阅人签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。2.对技术图纸档案的查阅、借阅等情况进行登记，严格控制知悉范围。3.档案管理部门工作人员应严格遵守保密制度，不得泄露技术图纸档案的内容。4.对涉及公司核心技术的图纸档案，应采取加密存储、专人保管等措施，防止信息泄露。七、技术图纸档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对保管期限届满的技术图纸档案进行鉴定，成立鉴定小组，由档案管理部门负责人、技术专家、相关业务部门人员等组成。2.鉴定小组根据技术图纸档案的重要性、使用价值、保管期限等因素，对档案进行逐一审查，确定是否需要销毁。3.鉴定结果应形成书面报告，经公司主管领导批准后生效。（二）销毁1.对经鉴定需要销毁的技术图纸档案，档案管理部门应填写《技术图纸档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.申请表经公司主管领导批准后，档案管理部门应指定专人负责销毁工作，并在销毁现场进行监督。3.销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。4.销