工商局专业档案管理制度

PAGE工商局专业档案管理制度一、总则（一）目的为加强工商局专业档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在工商行政管理工作中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工商局机关各部门、直属单位以及派出机构在履行职责过程中形成的各类专业档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。工商局专业档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则。档案内容应真实反映工商行政管理工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则。全面收集、整理各类专业档案，保证档案的齐全、完整。4.保密性原则。严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原则。优化档案管理流程，提高档案查阅效率，为工商行政管理工作提供便捷的服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责工商局专业档案的集中管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善工商局专业档案管理制度。2.负责接收、整理、保管、统计和鉴定各类专业档案，确保档案的安全和完整。3.建立档案信息管理系统，实现档案的信息化管理，提高档案查阅和利用效率。4.开展档案编研工作，编写档案参考资料，为工商行政管理工作提供决策支持。5.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。（二）各部门职责1.负责本部门在履行职责过程中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。3.对本部门档案管理工作进行监督和检查，确保档案管理工作符合本制度的要求。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.登记注册档案：包括企业、个体工商户、农民专业合作社等各类市场主体的设立、变更、注销登记档案，以及年度报告、公示信息等相关材料。2.市场监管档案：涵盖各类市场专项整治、商标广告监管、合同监管、拍卖监管、网络商品交易监管等工作中形成的文件材料。3.消费者权益保护档案：涉及消费者投诉举报处理、消费维权案件查办、商品质量抽检等方面的档案资料。4.行政执法档案：包括行政处罚、行政强制、行政复议、行政应诉等行政执法活动中形成的各类文件材料。5.其他专业档案：如人事档案、财务档案、设备档案、基建档案等与工商行政管理工作相关的档案。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署齐全，载体应符合档案保管要求。3.对于电子文件，应按照国家有关电子文件管理的规定进行收集和整理，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和内容特点，将专业档案分为若干大类，如登记注册类、市场监管类、消费者权益保护类、行政执法类等。每大类下再根据具体情况细分若干小类。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得对文件内容进行裁剪或损坏。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施，定期进行检查和维护，保证设施设备的正常运行。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类、编号顺序排列上架存放，便于查找和利用。2.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。同时，应建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、编目、存储和检索，确保电子档案的安全和有效利用。3.对于特殊载体档案，如照片、录音、录像等，应按照相关规定进行整理和保管，确保其内容的完整性和可读性。（三）保管期限1.工商局专业档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括：涉及国家重大利益、重要历史事件、重要决策等具有长远查考利用价值的档案；法律法规明确规定应永久保管的档案。3.长期保管的档案保管期限为30年，主要包括：在一定时期内具有查考利用价值的档案，如市场主体登记注册档案、行政执法档案中的部分重要案件档案等。4.短期保管的档案保管期限为10年，主要包括：在较短时间内具有查考利用价值的档案，如一般性的文件材料、临时性的工作记录等。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，对档案的数量、质量、保管状况等进行检查。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、泄密等情况，应及时采取措施进行处理，并向上级主管部门报告。3.清查结束后，应形成清查报告，对档案清查情况进行总结和分析，针对存在的问题提出改进措施和建议。五、档案的利用（一）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅档案的，可按照规定办理查阅手续后进行查阅。2.外单位因工作需要查阅本局档案的，应持单位介绍信，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅相关档案。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，未经批准，不得查阅和利用。（二）利用方式1.查阅：本局工作人员和外单位人员可到档案管理部门查阅纸质档案或电子档案。查阅时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量和完整性，如有损坏或丢失，应及时查明原因并追究借阅人员的责任。3.出具证明：档案管理部门可根据档案内容为有关单位或个人出具档案证明材料。出具证明时，应严格审核档案内容，确保证明材料的真实性和准确性。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细登记。登记内容包括利用时间、利用人姓名、单位、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量、归还时间等信息。2.档案利用登记册应妥善保管，以备查询和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干以及相关部门负责人组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案的存毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对到期档案进行鉴定。对于仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限；对于已失去保存价值的档案，应予以销毁。2.鉴定档案时，应重点审查档案的内容是否涉及国家机密、商业秘密和个人隐私，是否对工商行政管理工作具有重要参考价值等。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写档案销毁清册。档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、销毁原因等信息。2.将档案销毁清册报经工商局分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方法，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应有两人以上在场监销，并在档案销毁清册上签字确认。4.销毁完毕后，档案管理部门应将档案销毁清册永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的工商局专业档案信息化管理系统，实现档案的数字化采集、存储、管理、检索和利用，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化采集1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家有关标准要求，确保扫描图像清晰可读。2.扫描后的电子文件应进行格式转换和图像处理，保证电子文件的质量和规范性。同时，应建立电子文件与纸质档案的对应关系，便于查询和利用。（三）存储与管理1.将数字化档案存储在安全可靠的服务器上，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。2.利用档案信息化管理系统对数字化档案进行分类、编目、存储和检索，实现档案信息的自动化管理。系统应具备权限管理、数据安全保护、日志记录等功能，确保档案信息的安全和保密。（四）利