合同档案管理及保管制度

PAGE合同档案管理及保管制度一、总则（一）目的为加强公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、系统和安全，提高合同管理水平，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各类合同档案的管理及保管工作，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司合同档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.分类管理原则：按照合同的类别、性质、时间等因素进行分类管理，便于查找和利用。3.安全保密原则：采取有效措施确保合同档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄露。4.全程管理原则：对合同从签订、履行到终止的全过程进行档案管理，确保档案记录的全面性和准确性。二、合同档案的收集与整理（一）收集范围公司各部门在签订合同过程中形成的相关文件、资料均应纳入合同档案收集范围，包括但不限于合同文本、补充协议、变更协议、授权委托书、招投标文件、往来信函、会议纪要、验收报告等。（二）收集要求1.各部门应在合同签订后及时将相关文件、资料整理齐全，并移交档案管理部门。2.移交的文件、资料应真实、完整、有效，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式正确、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理方法1.档案管理部门收到合同文件后，应按照合同类别、年度、编号等进行分类整理。2.每份合同应单独装订成册，编制页码，并在封面注明合同名称、编号、签订日期、签订双方等信息。3.对于合同的附件，应按照顺序排列，并在附件首页注明附件名称、序号等信息。4.建立合同档案目录，详细记录每份合同的基本信息、存放位置等，便于查找和管理。三、合同档案的保管（一）保管期限合同档案的保管期限根据合同的性质、重要程度等因素确定，一般分为短期、中期和长期。具体保管期限如下：1.短期保管期限为15年，适用于一般性业务合同。2.中期保管期限为510年，适用于重要业务合同。3.长期保管期限为10年以上，适用于涉及公司重大权益、长期合作关系等重要合同。（二）保管方式1.纸质档案：采用专门的档案柜进行存放，按照档案类别、年度、编号等顺序排列，确保档案存放整齐、有序。2.电子档案：存储在专门的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应分别存储在不同的介质上，并异地存放。3.对于重要的合同档案，可考虑采用纸质档案与电子档案同时保管的方式，以确保档案的安全性和完整性。（三）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房内应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。3.定期对档案库房进行检查和维护，及时发现并处理存在的问题。四、合同档案存储（一）存储方式1.纸质合同档案应按照档案类别、年度、编号等顺序进行上架存储，便于查找和管理。2.电子合同档案应按照一定的分类规则进行存储，如按照合同类别、年度、项目名称等进行分类，建立清晰的文件目录结构。3.对于存储的合同档案，应建立相应的索引和标识，以便快速定位和检索。（二）存储位置1.档案管理部门应设立专门的档案库房，用于存放合同档案。档案库房应具备良好的安全防护设施，确保档案的安全。2.对于电子合同档案，应存储在公司内部的服务器或存储设备上，并进行异地备份。备份存储设备应存放在安全可靠的地点。3.在档案库房内，应设置明显的标识牌，标明档案类别、年度、存放位置等信息，便于查找和管理。（三）存储安全1.加强档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。2.安装防火、防盗、防潮设备，定期进行检查和维护，确保设备正常运行。3.对电子合同档案应采取加密存储、访问控制等安全措施，防止数据泄露和非法访问。4.建立档案存储安全检查制度，定期对档案存储情况进行检查，及时发现并处理安全隐患。五、合同档案标识（一）标识内容1.合同档案应在封面、首页等显著位置标明合同名称、编号、签订日期、签订双方、保管期限等基本信息。2.对于电子合同档案，应在文件名、文件属性等位置标明上述基本信息。3.在档案存储位置，应设置明显的标识牌注明档案类别、年度、编号等信息，便于查找和管理。（二）标识方法1.纸质合同档案的标识应采用打印、盖章等方式，确保标识清晰、牢固。2.电子合同档案的标识应通过系统设置、文件命名规则等方式进行标注，确保标识准确、规范。3.档案存储位置的标识牌应采用统一的格式和材质制作，安装在明显位置，便于识别。（三）标识更新1.当合同发生变更、补充、终止等情况时，应及时更新合同档案的标识信息，确保标识内容与实际情况一致。2.对于档案存储位置发生变化的合同档案，应及时调整标识牌信息，确保档案存放位置准确无误。3.定期对合同档案标识进行检查和核对，发现标识不清或错误的情况应及时进行更正。六、合同档案检索（一）检索工具1.建立合同档案目录索引，详细记录每份合同的基本信息、存放位置等，便于查找和管理。2.开发电子档案检索系统，通过关键词、合同编号、签订日期等多种方式进行检索，提高检索效率。3.对于纸质合同档案，可根据需要编制专题索引卡片，如按合同类别、项目名称等编制索引，方便快速查找相关合同。（二）检索方法1.根据合同档案目录索引进行手工检索，通过查找合同编号、名称等信息确定合同档案的存放位置。2.利用电子档案检索系统进行计算机检索，输入关键词、合同编号等信息，快速定位所需合同档案。3.对于专题索引卡片，可按照索引类别进行查找，快速获取相关合同档案信息。（三）检索权限1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司重要机密的合同档案，查阅权限应严格控制，需经公司主管领导审批后方可查阅。3.档案管理部门应建立查阅登记制度，详细记录查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息，确保查阅过程可追溯。七、合同档案借阅（一）借阅申请1.公司内部人员因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅合同名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.申请表应经所在部门负责人审核签字后，提交档案管理部门审批。3.涉及公司重要机密的合同档案，借阅申请需经公司主管领导审批。（二）借阅审批1.档案管理部门收到借阅申请表后，应根据申请内容进行审核，判断借阅目的是否合理、借阅期限是否适当等。2.对于符合借阅条件的申请，档案管理部门应在申请表上签署审批意见，并注明借阅期限。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理借阅申请手续。（三）借阅登记1.档案管理部门应建立合同档案借阅登记台账，详细记录借阅人员姓名、部门、借阅合同名称、编号、借阅时间、归还时间等信息。2.借阅人员借阅档案时，应在登记台账上签字确认，领取档案。3.档案归还时，档案管理部门应检查档案的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续，并在登记台账上注明归还时间。（四）借阅要求1.借阅人员应妥善保管所借阅的合同档案，不得擅自涂改、损坏、丢失。2.未经档案管理部门同意，借阅人员不得将合同档案转借他人或带出公司。3.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期归还，应提前办理延期手续。4.借阅人员归还档案时，应确保档案的整洁、完好，如有损坏或丢失，应承担相应的赔偿责任。八、合同档案利用（一）利用范围1.合同档案主要用于公司内部的合同管理、业务决策、纠纷处理、审计检查等工作。2.经公司主管领导批准，合同档案可提供给外部单位查阅或使用，但应严格遵守保密规定。（二）利用方式1.公司内部人员可根据工作需要，在档案管理部门指定的地点查阅、复印合同档案相关内容。2.对于涉及公司重要机密的合同档案，如需提供给外部单位查阅或使用，应采取加密、脱敏等措施，确保公司信息安全。3.档案管理部门应根据利用需求，及时提供合同档案相关资料，并做好利用记录。（三）利用记录1.档案管理部门应建立合同档案利用记录台账，详细记录利用人员姓名、部门、利用目的、利用时间、利用内容等信息。2.对于提供给外部单位查阅或使用的合同档案，应记录外部单位名称、查阅内容、查阅时间等信息，并要求外部单位签署保密协议。3.定期对合同档案利用记录进行整理和分析，总结利用情况，为公司合同管理和决策提供参考依据。九、合同档案鉴定与销毁（一）鉴定组织1.成立合同档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、法务部门人员、相关业务部门人员等组成。2.鉴定小组负责对到期合同档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.根据合同档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素进行鉴定。2.对于保管期限已满且确无保存价值的合同档案，可予以销毁；对于仍有一定利用价值的合同档案，应延长保管期限。（三）销毁程序1.鉴定小组对拟销毁的合同档案进行逐一审核，形成鉴定意见。2.经公司主管领导批准后，档案管理部门编制《合同档案销毁清单》，详细记录拟销毁合同档案的名称、编号、数量等信息。3.按照规定的销毁方式进行销毁，如采用焚毁、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程中，应安排专人监销，并在销毁清单上签字确认。5.销毁后的合同档案应及时在档案管理系统中进行注销，并将销毁清单归档保存。十、合同档案统计（一）统计内容1.合同档案的数量、类别、保管期限等基本情况。2.合同档案的收集、整理、保管、借阅、利用、鉴定销毁等工作情况。3.合同档案的存储位置、检索利用频率等信息。（二）统计方法1.档案管理部门应定期对合同档案进行盘点和清查，统计合同档案的数量、类别等信息。2.建立合同档案管理工作台账，详细记录各项工作的开展情况，如收集时间、整理完成时间、借阅记录、利用情况等。3.利用档案管理系统，对合同档案的存储位置、检索利用频率等信息进行统计分析。（三）统计报表1.档案管理部门应定期编制合同档案统计报表，如月度报表、年度报表等，向公司领导和相关部门汇报合同档案管理工作情况。2.统计报表应内容准确、数据详实，包括合同档案基本情况、工作开展情况、存在问题及改进措施等方面的内容。3.根据统计报表反映的情况，及时发现合同档案管理工作中存在的问题，采取有效措施加以改进，提高合同档案管理水平。十一、监督与检查（一）监督机制1.公司建立合同档案管理监督机制，由档案管理部门负责对合同档案管理工作进行日常监督检查。2.审计部门定期对合同档案管理工作进行审计，检查合同档案管理的合规性、完整性和安全性。3.公司内部各部门应配合档案管理部门做好合同档案管理工作，接受监督检查。（二）检查内容1.合同档案的收集、整理、保管、借阅、利用、鉴定销毁等工作是否符合本制度规定。2.合同档案的存储环境是否安全，存储设备是否正常运行。3.合同档案的检索工具是否完善，检索利用是否便捷