个人档案存放管理制度

PAGE个人档案存放管理制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织个人档案的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，维护员工的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体员工个人档案的存放、保管、查阅、借阅等管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映员工的工作经历、学历、技能、奖惩等情况。2.完整性原则：确保档案资料的齐全、完整，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格保护员工个人隐私，对档案内容予以保密，未经授权不得泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循国家法律法规和行业标准，做到规范、有序。二、档案内容（一）个人基本信息包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。（二）学历学位证书高中及以上学历证书、学位证书原件及复印件，以及学历验证报告。（三）工作经历劳动合同、离职证明、工作业绩考核记录、培训记录等。（四）职业资格证书各类专业技术资格证书、职业技能等级证书等。（五）奖惩记录公司内部及外部获得的奖励证书、处罚决定书等。（六）其他重要材料如体检报告、荣誉证书、专利证书、发表的论文等。三、档案存放（一）存放方式1.纸质档案：按照类别和时间顺序进行整理、装订，存放在专门的档案柜中。2.电子档案：将纸质档案内容进行数字化扫描，形成电子档案，存储在公司指定的服务器或存储设备上，并进行备份。（二）存放地点设立专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案存放安全。档案库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度适宜。（三）档案编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查询和管理。编号可采用数字编码或字母与数字组合的方式。（四）档案上架按照档案编号顺序将档案上架存放，每个档案柜应标明存放档案的类别和范围，便于快速查找。同时，建立档案存放索引目录，记录档案编号、姓名、存放位置等信息。四、档案保管（一）保管人员职责1.档案管理员：负责档案的日常整理、保管、查阅、借阅等工作，严格遵守档案管理制度，确保档案安全。2.部门负责人：对本部门员工档案的真实性、完整性负责，督促员工及时提交和更新档案资料。（二）定期检查1.档案管理员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、存放状况等。发现问题及时处理，并做好记录。2.每年至少进行一次全面的档案清查，对档案数量、编号、存放位置等进行核对，确保档案管理工作的准确性。（三）安全防护1.档案库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施，配备必要的消防器材和安全设备，确保档案安全。2.对电子档案应采取加密存储、定期备份等措施，防止数据丢失或损坏。同时，设置访问权限，限制无关人员对电子档案的访问。（四）档案修复与补充1.对破损、褪色的档案应及时进行修复，确保档案内容清晰可读。2.员工档案信息发生变更时，应及时提交相关证明材料，档案管理员负责对档案进行更新和补充。五、档案查阅（一）查阅权限1.员工本人：有权查阅自己的档案，但应提前向档案管理员提出申请，经批准后在指定地点查阅。2.公司内部相关部门：因工作需要查阅员工档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经部门负责人签字、人力资源部门审核后，方可查阅。查阅时应在档案管理员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.外部单位：如司法机关、政府部门等因工作需要查阅公司员工档案的，应出具正式的查阅函，经公司领导批准后，由档案管理员陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅流程1.申请：查阅人填写《档案查阅申请表》，提交给档案管理员。2.审批：档案管理员对申请表进行审核，根据查阅权限报相关领导审批。3.查阅：经批准后，查阅人在档案管理员的陪同下到指定地点查阅档案。查阅过程中，档案管理员应在场监督，确保查阅行为规范。4.登记：查阅完毕后，查阅人应在《档案查阅登记表》上签字确认查阅内容和查阅时间。档案管理员对查阅情况进行记录，包括查阅人、查阅时间、查阅内容等。（三）查阅限制1.涉及员工个人隐私的档案内容，未经员工本人同意，不得向任何单位或个人提供查阅。2.严禁利用查阅档案之便，泄露公司机密或员工个人隐私信息。六、档案借阅（一）借阅权限1.员工本人：一般情况下不允许借阅档案原件，如有特殊情况需要借阅的，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人签字、人力资源部门审核后，报公司领导批准。借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅期间应妥善保管档案，不得转借他人。2.公司内部相关部门：因工作需要借阅员工档案原件的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经部门负责人签字、人力资源部门审核后，报公司领导批准。借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅期间应在档案管理员的监督下使用档案，不得擅自复印、拍照、涂改档案内容。3.外部单位：原则上不允许借阅公司员工档案原件，如因特殊原因确需借阅的，应出具正式的借阅函，说明借阅目的、借阅期限等，经公司领导批准后，由档案管理员陪同办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅期间应严格遵守档案管理规定，不得擅自处理档案。（二）借阅流程1.申请：借阅人填写《档案借阅申请表》，提交给档案管理员。2.审批：档案管理员对申请表进行审核，根据借阅权限报相关领导审批。3.借阅：经批准后，借阅人到档案管理员处办理借阅手续，领取档案原件，并在《档案借阅登记表》上签字确认。4.归还：借阅期限届满，借阅人应按时归还档案原件。档案管理员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（三）借阅注意事项1.借阅人应妥善保管档案原件，不得折叠、污损、丢失档案。如因保管不善造成档案损坏或丢失的，应承担相应的赔偿责任。2.借阅人不得擅自将档案转借他人或带出公司/组织指定的使用范围。3.借阅期限届满，借阅人应及时归还档案，如需延长借阅期限，应重新办理申请和审批手续。七、档案保密（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。2.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员应妥善保管档案库房钥匙，不得随意转借他人。3.对电子档案应采取加密存储、访问控制等措施，防止数据泄露。同时，定期对电子档案进行备份，确保数据安全。（二）保密责任1.公司/组织全体员工应严格遵守档案保密制度，不得私自传播、泄露档案内容。2.因工作需要接触档案的人员，应签订保密协议，明确保密责任和义务。如因违反保密协议给公司/组织造成损失的，应承担相应的赔偿责任。3.档案管理人员如违反保密制度，泄露档案内容，将视情节轻重给予相应的纪律处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。八、档案销毁（一）销毁范围1.已过保管期限且无保存价值的档案。2.因各种原因不再需要保存的档案。（二）销毁流程1.鉴定：档案管理员定期对档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁鉴定表》，报人力资源部门审核。2.审批：人力资源部门对《档案销毁鉴定表》进行审核，报公司领导批准。3.销毁：经批准后，由档案管理员会同相关部门人员共同对档案进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁档案名称、数量等。4.监销：销毁档案时，应指定专人进行监销，确保销毁彻底，防止档案信息泄露。监销人员应在《档案销毁登记表》上签字确认。（三）销毁记录档案销毁