学生会活动档案管理制度

PAGE学生会活动档案管理制度一、总则（一）目的为加强学生会活动档案管理，确保活动档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥活动档案在学生会工作中的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学生会组织开展的各类活动档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：学生会活动档案由专门的档案管理部门或人员进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：活动档案应如实反映活动的全过程，数据准确、内容真实。3.及时归档原则：活动结束后，应及时将相关档案材料整理归档，避免档案遗失或损坏。4.保密安全原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保活动档案的安全，防止档案信息泄露。二、活动档案的分类与编号（一）分类1.活动策划类：包括活动策划书、活动方案、活动预算等。2.活动执行类：如活动通知、活动现场照片、视频、活动签到表、活动总结等。3.活动宣传类：宣传海报、宣传单页、新闻稿件、媒体报道等。4.活动外联类：与其他组织或机构的合作协议、赞助合同、往来信函等。5.活动财务类：活动经费收支明细、报销凭证等。（二）编号为便于活动档案的管理和查询，对每一类活动档案进行编号。编号采用年份+活动类别+流水号的方式，例如：2023CH001，其中“2023”表示年份，“CH”表示活动策划类，“001”表示该类活动的流水号。三、活动档案的收集与整理（一）收集1.活动策划阶段：活动负责人应及时将活动策划书、方案等相关材料提交给档案管理部门或人员。2.活动执行过程中：各环节产生的文件、资料，如通知、照片、视频等，由相关责任人定期收集并移交档案管理部门。3.活动结束后：活动总结、经费结算等材料应在规定时间内收集归档。（二）整理1.档案管理人员收到活动档案材料后，应按照分类标准进行初步分类。2.对每份档案材料进行核对，确保材料齐全、完整，如有缺失应及时补充。3.对档案材料进行编号、编目，编制档案目录清单，以便于查询和管理。四、活动档案的归档与保管（一）归档1.整理后的活动档案应按照编号顺序依次装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。2.建立电子档案库，将活动档案的电子版本进行分类存储，同时建立电子档案索引，方便快速查找。（二）保管1.设立专门的档案保管场所，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。3.档案保管期限根据相关规定和实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。短期档案保管期限为13年，中期为310年，长期为10年以上。五、活动档案的查阅与借阅（一）查阅1.学生会内部成员因工作需要查阅活动档案，需填写《活动档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案类别和编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应根据申请表提供相应的档案材料，并做好查阅记录，包括查阅时间、查阅人、查阅内容等。3.查阅人员不得在档案材料上涂改、圈划、抽取、撤换，如需复印或摘录相关内容，应经档案管理部门负责人批准。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅活动档案的，需填写《活动档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经学生会指导老师或主席团批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复印、传播档案内容，归还时应确保档案完好无损。六、活动档案的保密与安全（一）保密1.档案管理人员应对活动档案的内容严格保密，不得向无关人员泄露。2.涉及学生会机密的活动档案，应按照国家有关保密规定进行管理，采取加密存储、限制访问等措施。3.在档案查阅和借阅过程中，查阅人员和借阅人员应遵守保密制度，不得泄露档案信息。（二）安全1.加强档案保管场所的安全防范措施，安装必要的安全设备，如监控摄像头、防盗报警装置等。2.定期对档案进行安全检查，发现安全隐患及时整改。3.对因自然灾害、意外事故等原因可能造成档案损坏或丢失的情况，应制定应急预案，确保档案安全。七、活动档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对保管期限已满的活动档案进行鉴定，由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组根据档案的内容、性质、历史意义等因素，确定档案是否仍具有保存价值，对于已失去保存价值的档案，提出销毁意见。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的活动档案，应填写《活动档案销毁申请表》，详细列出销毁档案的类别、编号、数量等信息，经学生会指导老师或主席团批准后，方可进行销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁