研发部档案管理制度

PAGE研发部档案管理制度一、总则（一）目的为加强研发部档案管理，确保研发过程中产生的各类档案资料的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保存，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司研发部在研发项目立项、研究、开发、验收等全过程中形成的各类文件、资料、数据、图表、报告等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：研发部档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映研发活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用。二、档案管理职责（一）研发部经理1.全面负责研发部档案管理工作，确保档案管理工作符合公司整体发展战略和档案管理要求。2.审批档案管理工作计划、制度和流程，协调解决档案管理工作中的重大问题。3.监督档案管理工作的执行情况，对档案管理工作进行指导和检查。（二）档案管理人员1.负责研发部档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.建立和维护档案管理系统，对档案进行电子化管理，确保档案信息的安全和可查询。3.按照规定的保管期限和销毁程序，对档案进行鉴定和销毁。4.负责档案的借阅、归还登记，对借阅档案的使用情况进行跟踪和监督。5.定期对档案管理工作进行总结和汇报，提出改进建议和措施。（三）研发项目负责人1.负责本项目档案的收集、整理和移交工作，确保项目档案的完整性和准确性。2.对项目档案的形成、积累和整理工作进行指导和监督，保证项目档案符合档案管理要求。3.在项目结束后，及时将项目档案移交档案管理人员进行集中管理。（四）其他研发人员1.负责在研发工作过程中及时将形成的各类文件、资料移交项目负责人，确保档案资料的及时收集。2.配合档案管理人员做好档案的整理、编目等工作，提供必要的协助。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.项目立项档案：包括项目立项申请书、可行性研究报告、项目批复文件等。2.研究开发档案：包括实验方案、实验记录、研究报告、技术文档、测试报告等。3.知识产权档案：包括专利申请文件、商标注册文件、著作权登记文件等。4.合作交流档案：包括合作协议、合作项目文件、技术交流资料等。5.人员档案：包括研发人员的个人简历、培训记录、业绩考核等。6.其他档案：包括与研发部相关的其他文件、资料等。（二）档案编号1.档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的方式。2.年份：用四位数字表示，如“2023”。3.类别代码：根据档案分类，用两位字母表示，如“XL”表示项目立项档案，“YK”表示研究开发档案等。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位数字表示，如“0001”。5.示例：2023XL0001，表示2023年的项目立项档案中的第1份文件。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.研发项目立项后，项目负责人应及时制定项目档案收集计划，明确档案收集的范围、内容、时间节点等。2.研发人员应按照档案收集计划，及时将各自工作中形成的文件、资料移交项目负责人。3.项目负责人应定期对项目档案的收集情况进行检查，确保档案资料的及时、完整收集。（二）整理要求1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.对每份档案进行编号，并编制档案目录清单，注明档案的编号、名称、日期、来源等信息。3.对档案中的文件、资料进行排序，确保档案内容的逻辑性和连贯性。4.对破损、褪色的档案进行修复或复制，保证档案的可读性。五、档案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司核心技术、商业秘密、重大知识产权等重要档案，应永久保管。2.长期保管：保存期限为10年以上（含10年）的档案，如重要的研发项目档案、知识产权档案等。3.短期保管：保存期限为110年的档案，如一般性的研发项目文档、合作交流资料等。（二）保管方式1.纸质档案：采用专用档案柜存放，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，建立备份机制，定期进行数据备份，防止数据丢失。同时，对电子档案进行加密处理，确保数据安全。3.档案库房：保持档案库房的清洁、干燥、通风良好，温度和湿度符合国家规定的标准。配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。（三）档案清查1.档案管理人员应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况符合要求。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并向上级报告。3.对清查结果进行记录，形成档案清查报告，作为档案管理工作的重要依据。六、档案的利用（一）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理人员办理借阅手续。2.档案管理人员应对借阅申请进行审核，对符合借阅条件的档案，在档案管理系统中进行登记，并将档案提供给借阅人员。3.借阅人员应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。如因保管不善造成档案损坏或丢失的，应承担相应的责任。（二）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案，可直接到档案库房查阅，档案管理人员应提供必要的协助。2.查阅档案时，应在档案查阅登记簿上进行登记，注明查阅档案的名称、编号、查阅时间、查阅人员等信息。3.查阅人员应遵守档案库房的管理制度，保持库房安静、整洁，不得在库房内吸烟、饮食等。4.如需复印档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序进行复印操作。复印后的档案资料应与原件核对无误，并在复印件上加盖档案管理专用章。（三）保密规定1.对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，在借阅、查阅过程中，必须严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.档案管理人员应对档案的保密情况进行监督和检查，如发现有违反保密规定的行为，应及时制止并向上级报告。3.对因工作需要接触重要档案的人员，应签订保密协议，明确保密责任和义务。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由研发部经理担任组长，档案管理人员、项目负责人等相关人员为成员。鉴定小组负责对档案进行鉴定工作。（三）鉴定方法1.查阅档案目录清单，了解档案的基本内容和形成背景。2.对档案进行逐份审查，分析档案的重要性、完整性和利用价值。3.参考档案的保管期限规定，结合公司的实际情况，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清单》，注明档案的名称编号、日期、来源等信息。2.《档案销毁清单》经研发部经理审核批准后，由档案管理人员组织实施销毁工作