电子档案中心管理制度

PAGE电子档案中心管理制度一、总则1.1目的为加强公司电子档案管理，确保电子档案的真实、完整、安全和有效利用，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在电子档案形成、收集、整理、存储、保管、利用、销毁等过程中的管理活动。1.3基本原则1.真实性原则：电子档案应如实反映公司各项业务活动的实际情况，确保档案信息的真实性。2.完整性原则：全面收集、整理公司各类电子文件，保证电子档案内容的完整性，不遗漏重要信息。3.安全性原则：采取有效的安全防护措施，保障电子档案数据的安全，防止数据丢失、泄露、篡改等情况发生。4.规范性原则：遵循国家和行业相关标准规范，对电子档案的管理流程、格式、标识等进行统一规范，确保管理工作的标准化。5.便利性原则：优化电子档案管理系统，提高档案检索、利用效率，方便公司员工查询和使用电子档案。二、电子档案管理职责分工2.1档案管理部门职责1.负责制定和完善公司电子档案管理制度，并组织实施。2.统筹规划公司电子档案管理系统建设，负责系统的日常维护和管理。3.指导和监督各部门电子档案的收集、整理、存储等工作，确保档案管理符合规范要求。4.负责电子档案的鉴定、销毁等工作，对档案的利用情况进行统计分析。5.组织开展电子档案管理培训，提高公司员工的档案管理意识和技能。2.2各部门职责1.负责本部门电子文件的形成、收集、整理和初步审核，确保文件的真实、完整。2.按照公司档案管理部门的要求，定期将本部门的电子档案移交至电子档案中心，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好电子档案的鉴定、销毁等工作，提供相关档案利用需求。4.负责本部门电子档案管理系统账号的安全使用，不得擅自泄露账号信息。2.3信息技术部门职责1.负责电子档案管理系统的技术支持和维护，保障系统的稳定运行。2.协助档案管理部门制定电子档案管理系统的安全策略，加强系统安全防护。3.对电子档案管理系统的功能进行优化升级，提高档案管理工作效率。三、电子档案的形成与收集3.1电子文件的形成1.公司员工在日常工作中应按照公司业务流程和相关规定，及时、准确地形成电子文件。电子文件应采用规范的格式和命名方式，确保文件内容清晰、可识别。2.电子文件的内容应符合国家法律法规和公司内部规定，涉及重要事项的文件应进行严格审核，确保文件的合法性、合规性。3.对于电子文件的修改、补充等操作，应保留操作记录，记录内容包括操作时间、操作人员、操作内容等，以便追溯文件的历史版本。3.2电子文件的收集1.各部门应指定专人负责本部门电子文件的收集工作，定期对电子文件进行梳理，确保文件无遗漏。2.收集的电子文件应包括纸质文件的电子扫描件、电子办公系统生成的文件、业务系统产生的文件等各类电子数据。3.对于外来电子文件，如合作单位提供的文件、政府部门下发的文件等，应及时进行登记，并按照公司档案管理要求进行收集和整理。四、电子档案的整理4.1分类原则电子档案应按照公司业务分类和档案管理规范进行分类。分类应遵循科学性、系统性、实用性原则，便于档案的管理和查询利用。4.2分类方法1.按年度分类：将电子档案按照形成年度进行划分，每年形成的档案为一个类别。2.按机构分类：根据公司内部组织架构，将档案分为不同的部门类别，每个部门下再细分具体的档案类目。3.按保管期限分类：根据档案的重要程度和保存价值，将电子档案分为永久、长期、短期等不同保管期限类别。4.3编号规则电子档案应进行编号管理，编号应具有唯一性和系统性。编号规则如下：1.年度编号：采用公元纪年，以四位数字表示，如“2023”。2.机构编号：按照公司部门代码进行编号，如“001”代表行政部。3.保管期限编号：永久档案编号为“1”，长期档案编号为“2”，短期档案编号为“3”。4.流水号：在每个类别下按照档案形成顺序依次编制流水号，如“001”。电子档案编号示例：20230011001，表示2023年行政部形成的永久保管的第1份档案。4.4著录标引对电子档案应进行著录标引，著录内容应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、密级等。著录应准确、完整，以便于档案的检索和利用。五、电子档案的存储5.1存储设备选择1.应选用安全可靠、性能稳定的存储设备，如磁盘阵列、磁带库、光盘库等，确保电子档案数据的长期存储。2.存储设备应具备冗余备份功能，防止因硬件故障导致数据丢失。5.2存储方式1.电子档案应采用在线存储和离线存储相结合的方式。在线存储用于日常查询和利用，离线存储用于长期保存。2.对于重要的电子档案，应进行异地备份存储，以防止因自然灾害、火灾等不可抗力因素导致数据丢失。5.3存储环境要求1.存储设备应放置在安全、干燥、通风良好的环境中，温度、湿度应符合设备运行要求。2.定期对存储设备进行检查维护，清理灰尘，检查设备运行状态，确保设备正常运行。六、电子档案的保管6.1保管期限确定1.根据国家相关规定和公司实际情况，确定电子档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.对于涉及公司核心业务、重要资产、重大决策等文件，应确定为永久保管；对于一般性业务文件，可根据实际情况确定为长期或短期保管。6.2保管措施1.建立电子档案保管台账，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限、存储位置等信息，便于档案的查询和管理。2.定期对电子档案进行备份，备份周期根据档案的重要程度和变化情况确定，一般每月或每季度进行一次全量备份，每天进行增量备份。3.加强电子档案存储设备的安全防护，设置访问权限，采用加密技术对档案数据进行加密存储，防止数据泄露。4.对保管期限届满的电子档案，应按照规定进行鉴定，确定是否需要继续保存或销毁。七、电子档案的利用7.1利用权限设置1.根据公司内部规定，对不同人员设置不同的电子档案利用权限。利用权限分为查阅、借阅、下载、修改等。2.查阅权限适用于公司内部需要了解档案信息的人员；借阅权限适用于因工作需要短期使用档案原件的人员；下载权限适用于需要获取档案电子副本的人员；修改权限应严格控制，仅授予档案管理人员在规定情况下进行操作。7.2利用流程1.查阅流程：利用者填写查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，提交所在部门负责人审批。审批通过后，利用者持申请表到档案管理部门进行查阅。档案管理部门应在指定地点提供查阅服务，并对查阅过程进行监督。2.借阅流程：借阅者填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅者应在规定时间内归还档案，如遇特殊情况需要延期，应提前办理续借手续。档案管理部门应对借阅档案的归还情况进行跟踪检查。3.下载流程：利用者填写下载申请表，经审批后，档案管理部门按照规定的格式和存储位置提供档案电子副本。利用者应妥善保管下载的档案，不得擅自传播或用于其他非工作目的。4.修改流程：档案管理人员如需对电子档案进行修改，应填写修改申请表，注明修改原因、修改内容等信息，经档案管理部门负责人审批后，按照规定的操作流程进行修改。修改操作应进行详细记录，并存档备查。7.3利用记录档案管理部门应对电子档案的利用情况进行详细记录，记录内容包括利用者姓名、部门、利用时间、利用方式、利用档案名称及编号等。利用记录应定期进行整理和归档，以便于统计分析和审计检查。八、电子档案的鉴定与销毁8.1鉴定原则1.电子档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、便于利用的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。2.鉴定工作应充分考虑档案的历史价值、现实价值和未来利用需求，避免盲目销毁档案。8.2鉴定组织成立电子档案鉴定小组，由档案管理部门、信息技术部门、相关业务部门等人员组成。鉴定小组负责制定鉴定标准和方案，组织实施鉴定工作，并对鉴定结果进行审核。8.3鉴定内容1.档案内容鉴定：审查档案是否反映公司重要业务活动，是否具有历史查考价值、凭证价值和现实利用价值。2.档案完整性鉴定：检查档案是否齐全完整，是否存在缺页、漏项等情况。3.档案保管期限鉴定：根据档案的重要性和保存价值，重新确定档案的保管期限。8.4销毁流程1.经鉴定小组审核通过，确需销毁的电子档案，由档案管理部门填写销毁申请表，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，提交公司领导审批。2.审批通过后，档案管理部门会同信息技术部门按照规定的程序对电子档案进行销毁操作。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时