政法机关档案三合一制度

PAGE政法机关档案三合一制度一、总则（一）目的为了加强政法机关档案管理，提高档案管理水平，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在政法工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合政法机关工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于各级政法机关，包括法院、检察院、公安机关、国家安全机关、司法行政机关等及其所属机构。（三）基本原则1.集中统一管理原则：政法机关档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则：档案应真实反映政法机关各项工作活动，保证档案内容的完整性。3.安全保密原则：加强档案安全防护，严格保密制度，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为政法工作提供便捷服务。二、档案分类（一）文书档案1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、宣传教育、纪检监察等方面的文件材料。2.行政管理类：涵盖机关日常行政事务、人事管理、财务管理、后勤保障等文件。3.业务工作类：依据政法机关不同业务职能，如刑事审判、民事审判、检察业务、公安执法等分类，收集相关案件材料、工作记录等。（二）诉讼档案1.刑事诉讼档案：包含刑事案件从立案、侦查、起诉到审判、执行全过程的各类文件材料。2.民事诉讼档案：涉及民事案件的受理、审理、调解、判决等环节的档案资料。3.行政诉讼档案：有关行政案件的立案、审理、裁判等方面的文件。（三）专门档案1.声像档案：记录政法机关工作活动的照片、录音、录像等资料。2.电子档案：以电子数据形式存在的各类文件，包括办公自动化系统生成的文件、案件电子卷宗等。3.实物档案：政法机关在工作中获得的具有保存价值的奖章、证书、纪念品等实物。三、档案收集（一）收集范围1.机关在履行职能活动中形成的各种文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像材料等。2.各类案件从受理到结案全过程中产生的所有相关材料，确保诉讼档案的完整性。3.反映政法机关历史沿革、重大事件、重要活动等具有保存价值的专门档案。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、准确收集。2.文件材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，符合档案整理要求。3.电子文件应按照规定格式和存储要求进行收集，确保数据的可读性和完整性。4.声像材料应标注拍摄时间、地点、内容等信息，实物档案应进行详细登记。（三）收集时间1.文书档案应在次年上半年完成收集整理工作。2.诉讼档案应在案件办结后三个月内完成归档。3.专门档案应根据形成时间及时收集，确保档案的时效性。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接。2.区分不同类别、保管期限和密级，便于管理和利用。3.采用科学合理的整理方法，确保档案整理的规范化和标准化。（二）文书档案整理1.分类：按照党群工作、行政管理、业务工作等类别进行一级分类，再根据具体内容进行二级、三级分类。2.编号：编制档案编号，确保每份档案具有唯一标识符。3.装订：去除文件材料上的金属物，采用线装或胶装方式进行装订。4.编目：填写卷内文件目录、备考表等，编制案卷目录。（三）诉讼档案整理1.分类：按照刑事、民事、行政诉讼类别进行分类，再根据案件性质、审级等进行细分。2.编号：为每个案件编制单独的档案编号。3.排列：按照案件审理流程，将各类文件材料依次排列。4.编目：制作卷内文件目录、案件信息表等，形成诉讼档案卷宗。（四）专门档案整理1.声像档案：对照片、录音、录像等进行分类编号，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，制作相应的目录。2.电子档案：按照文件类别和年度进行分类存储，建立电子档案数据库，确保电子文件的检索和利用。3.实物档案：对实物进行详细登记，记录名称、来源、日期、保管期限等信息，妥善保管。五、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关专家组成。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合政法机关工作实际确定档案保管期限。2.对于反映政法机关重要职能活动、具有历史查考价值和法律凭证作用的档案，应长期保存。3.一般性文件材料，根据其时效性和利用价值确定保管期限，可分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出鉴定意见。2.鉴定小组对档案管理部门提出的鉴定意见进行审核，必要时可征求相关部门意见。3.根据鉴定结果，确定档案的存毁，并编制档案鉴定销毁清册。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备温湿度调节设备、消防器材、防虫药品等设施，确保档案保管环境安全适宜。（二）保管方式1.按照档案类别、保管期限、密级等进行分区存放，便于查找和管理。2.对纸质档案应采用密集架或档案柜存放，电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并进行备份。3.实物档案应妥善陈列或存放，确保实物的完整性和安全性。（三）保管要求1.建立档案保管制度，明确档案管理人员职责，定期对档案进行检查和清点。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的可读性。3.加强档案信息安全管理，防止档案数据丢失、篡改或泄露。七、档案利用（一）利用范围1.政法机关内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.司法机关、行政机关、社会组织等因工作需要，按照规定程序查阅相关档案。3.公民因涉及自身权益等合法事由，依法申请查阅相关档案。（二）利用手续1.政法机关内部人员查阅档案，需填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外部单位查阅档案，应出具单位介绍信和查阅人员有效身份证件，经档案管理部门负责人审核同意后，办理查阅手续。3.公民查阅档案，应提交本人有效身份证件和相关证明材料，经档案管理部门审核后，按照规定程序查阅。（三）利用方式1.档案管理部门应设立专门的查阅场所，为利用者提供必要的查阅条件。2.利用者可根据需要复印、摘抄档案内容，但涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应按照保密规定进行处理。3.档案管理人员应对利用情况进行登记，记录利用者姓名、单位、查阅时间、查阅内容等信息。八、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的年度新增数量、累计数量等。2.档案利用情况统计：如查阅人次、查阅档案数量、利用效果等。3.档案保管状况统计：如库房温湿度、档案完好率、破损修复情况等。（二）统计方法1.使用档案管理软件或建立专门的统计台账，定期对档案数据进行收集、整理和分析。2.档案管理人员应及时记录档案管理工作中的各项数据，确保统计数据的准确性和及时性。（三）统计报表1.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和本机关领导汇报档案管理工作情况。2.统计报表应内容完整、数据准确、格式规范，为档案管理决策提供依据。九、档案信息化建设（一）建设目标1.实现档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。2.建立完善的电子档案管理系统，实现档案的在线查阅、借阅、利用和统计分析。3.确保电子档案的安全性和完整性，与纸质档案管理相互衔接、互为补充。（二）建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化处理，建立电子档案数据库。2.电子档案管理系统建设：开发或选用适合政法机关档案管理的电子档案管理软件，实现档案的收集整理、存储保管、利用服务、统计分析等功能。3.网络建设：搭建档案管理内部网络，实现档案信息的共享和传输，确保网络安全。（三）安全保障1.建立电子档案