培训学院档案管理制度

PAGE培训学院档案管理制度一、总则（一）目的为加强培训学院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于培训学院各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所指档案是培训学院在教学、管理、科研等各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：学院档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映培训学院各项工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.保密性原则：对涉及学院机密、个人隐私等档案信息，严格保密，防止泄露。4.高效利用原则：充分发挥档案的作用，提高档案的利用效率，为学院发展提供支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组1.组成由学院领导班子成员及相关部门负责人组成。2.职责（1）全面领导学院档案管理工作，制定档案工作发展规划和年度计划。（2）审议档案管理制度、工作流程等重要文件。（3）协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理部门1.部门设置设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员。2.职责（1）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施学院档案管理制度。（2）负责学院各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。（3）建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅利用。（4）负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查、清点和维护。（5）组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。（6）对各部门档案工作进行指导、监督和检查，开展档案业务培训和宣传工作。（7）按照规定向有关部门移交档案，并做好档案统计工作。（三）各部门兼职档案员1.配备各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步保管工作。2.职责（1）负责收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，按照档案管理要求进行整理、分类，并定期移交学院档案管理部门。（2）协助档案管理部门做好本部门档案的查阅、利用等工作。（3）接受档案管理部门的业务指导和培训，提高档案管理水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.教学档案（1）教学计划、教学大纲、课程表等教学文件。（2）教师教案、教学课件、教学总结等教学资料。（3）学生学籍档案，包括入学登记表、成绩单、毕业登记表等。（4）教学实践材料，如实习报告、毕业设计（论文）等。（5）教学评估与质量监控材料，如教学检查记录、学生评教结果等。2.管理档案（1）学院行政文件，包括上级文件、学院发文、会议纪要等。（2）行政管理工作材料，如工作计划、总结、规章制度等。（3）人事档案，包括教职工基本信息、任免文件、考核材料、奖惩记录等。（4）财务档案，包括财务预算、决算、会计凭证、账簿等。（5）资产档案，包括固定资产登记、清查报告等。（6）招生就业档案，如招生简章、录取名单、就业协议等。3.科研档案（1）科研项目申报材料，包括项目申请书、可行性研究报告等。（2）科研项目研究过程中的各类文件，如实验记录、研究报告、论文发表等。（3）科研成果鉴定、奖励材料。4.学生活动档案（1）学生社团活动材料，如社团章程、活动计划、总结等。（2）学生文体活动材料，如运动会、文艺演出等活动的组织方案、照片、视频等。（3）学生社会实践活动材料，如社会实践报告、活动照片等。5.其他档案（1）外事活动档案，包括对外交流合作协议、来访接待记录等。（2）声像档案，如学院重大活动照片、视频资料等。（3）实物档案，如学院获得的荣誉证书、奖杯、牌匾等。（二）档案编号1.编号原则采用分类编号法，按照档案类别进行编号，确保编号的唯一性和系统性。2.编号方法（1）教学档案：以“JX”开头，followedbyfourdigitsfortheyear,twodigitsforthemonth,andtwodigitsforthedayofcreation,andthenasequentialnumberwithinthesameday.Forexample,JX2023051001.（2）管理档案：以“GL”开头，followedbyfourdigitsfortheyear,twodigitsforthemonth,andtwodigitsforthedayofcreation,andthenasequentialnumberwithinthesameday.Forexample,GL2023051001.（3）科研档案：以“KY”开头，followedbyfourdigitsfortheyear,twodigitsforthemonth,andtwodigitsforthedayofcreation,andthenasequentialnumberwithinthesameday.Forexample,KY202S051001.（4）学生活动档案：以“XSHD”开头，followedbyfourdigitsfortheyear,twodigitsforthemonth,andtwodigitsforthedayofcreation,andthenasequentialnumberwithinthesameday.Forexample,XSHD2023051001.（5）其他档案：以“QT”开头，followedbyfourdigitsfortheyear,twodigitsforthemonth,andtwodigitsforthedayofcreation,andthenasequentialnumberwithinthesameday.Forexample,QT2023051001.四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的完整性。2.对于重要文件、会议材料等，应在活动结束后一周内收集齐全，并移交档案管理部门。3.档案管理人员应定期对各部门档案收集情况进行检查，督促及时移交。（二）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.分类科学、排列有序、编号规范、装订整齐。（三）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，将文件材料按时间顺序排列，同一保管期限的文件按机构（问题）分类。2.教学档案按照课程类别、年级等进行分类整理，将教学文件、资料等分别归入相应类别。3.科研档案按照科研项目类别进行整理，一个项目的文件材料集中在一起，按研究阶段排列。4.其他档案根据档案的性质和特点，采用相应的整理方法，确保分类清晰、便于查找。五、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门兼职档案员应在每年年底前将本年度整理好的档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对接收的档案进行审核，不符合要求的及时退回原部门补充完善。3.归档的档案应编制归档目录，一式两份，一份随档案装订，一份单独保存，便于查找。（二）保管期限1.永久保管（1）学院重要的政策性文件、规章制度等。（2）学院历史沿革、大事记等。（3）学院获得的省部级以上荣誉证书、奖杯、牌匾等实物档案。（4）涉及学院重大权益的合同、协议等。2.定期保管（1）30年保管学院一般性文件、教学档案、科研档案等，在一定时期内仍有查考利用价值的。（2）10年保管学生学籍档案、学生活动档案等，保管期限较短的档案。（三）保管方式1.纸质档案采用档案库房集中保管的方式，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施，保持适宜的温度和湿度。2.电子档案采用光盘、硬盘等存储介质进行备份存储，建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、编目、存储和检索，确保电子档案的安全和有效利用。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的完整和安全。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时采取措施进行处理。3.清查结果应形成报告，报档案管理领导小组审阅。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.学院内部人员因工作需要查阅档案的，须填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅学院档案的，须持有单位介绍信或相关证明材料，经学院档案管理领导小组批准后，方可查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等。2.申请表经审批后，查阅人到档案管理部门办理查阅登记手续，领取档案查阅证。3.档案管理人员根据查阅申请表提供相应的档案，并在查阅现场监督查阅情况。4.查阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏，如需复印或摘录档案内容，须经档案管理部门同意。5.查阅完毕后，查阅人应及时归还档案，档案管理人员核对无误后，在查阅登记册上注销查阅记录。（三）利用范围1.为学院教学、管理、科研等工作提供参考依据。2.为解决学院历史遗留问题、维护学院合法权益提供证明材料。3.为对外交流合作、宣传学院形象提供资料支持。（四）利用反馈1.档案利用部门或个人应在利用档案后及时向档案管理部门反馈利用效果，提出意见和建议。2.档案管理部门应根据反馈意见，对档案管理工作进行改进和完善，提高档案利用效率和服务质量。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合学院实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面审查、区别对待、确保重点的原则，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析其内容和形式，确定其价值。2.综合鉴定法：结合档案的形成背景、保管期限、利用情况等因素，综合判断档案的价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁