检测站档案室制度

PAGE检测站档案室制度一、总则（一）目的为加强检测站档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于检测站档案室的档案管理工作，包括各类检测报告、技术资料、文件、合同、资质证书、人员档案等所有与检测站业务相关的档案资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则：检测站档案室对全站档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映检测站的工作活动和历史面貌，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集、整理与检测站业务相关的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.集中统一管理全站各类档案，做好档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。4.负责档案管理设备的维护和管理，保证档案管理工作的正常开展。5.开展档案信息化建设，推进档案管理的现代化。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交档案室。2.配合档案室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。3.严格遵守档案管理制度，确保本部门档案的安全和保密。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，熟悉档案管理业务，具备一定的专业知识和技能。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅登记等。3.做好档案的安全保护工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.积极开展档案信息化工作，提高档案管理效率。5.定期对档案管理工作进行总结和汇报，提出改进建议。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.检测报告：包括各类产品检测报告、环境检测报告、工程检测报告等。2.技术资料：检测标准、规范、操作规程、技术方案、原始记录等。3.文件：上级文件、内部文件、会议纪要、工作计划、总结等。4.合同：检测业务合同、设备采购合同、技术服务合同等。5.资质证书：检测机构资质证书、人员资质证书等。6.人员档案：员工入职档案、培训档案、考核档案等。7.其他与检测站业务相关的档案资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案收集应遵循真实性、完整性原则，不得遗漏重要文件和资料。3.对收集到的档案应进行初步整理，剔除重复、无效的文件，并按照一定的分类标准进行分类。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类，如检测报告可分为产品检测、环境检测、工程检测等类别；文件可分为上级文件、内部文件、会议文件等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，便于查阅和统计。4.装订：对纸张较多的档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应定期将整理好的档案移交档案室，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案室对接收的档案进行审核，确保档案的质量符合要求。对不符合要求的档案，应退回原部门进行补充或整改。3.归档的档案应齐全完整、分类准确、编号规范、编目清晰。（二）保管期限1.检测报告、技术资料等档案的保管期限根据国家相关规定和检测站实际情况确定，一般分为长期（10年以上）、中期（510年）和短期（5年以下）。2.文件、合同、资质证书等档案的保管期限按照有关规定执行，一般为长期保存。3.人员档案的保管期限至员工离职后一定期限，具体期限根据国家相关规定和检测站实际情况确定。（三）保管方式1.档案室应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案应按照类别和保管期限进行存放，排列整齐，便于查找。3.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，定期进行检查和维护。（四）档案保管期限的鉴定与销毁1.档案室应定期对档案进行保管期限的鉴定，成立鉴定小组，由档案室管理人员、相关业务部门人员等组成。2.鉴定小组根据档案的价值和保管期限的规定，对档案进行逐卷鉴定，提出鉴定意见。3.对已到保管期限且无保存价值的档案，填写档案销毁清单，报经检测站领导批准后进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并在销毁清单上签字确认。销毁过程应进行记录，以备查考。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.检测站内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。2.外单位人员查阅档案的，应持有单位介绍信，经检测站领导批准后，方可查阅。查阅内容涉及保密事项的，应与检测站签订保密协议。3.查阅档案应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案。（二）查阅程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人或检测站领导批准后，交档案室管理人员。3.档案室管理人员根据申请表提供的信息，查找并提供相应的档案。查阅人员应在档案查阅登记簿上进行登记，记录查阅时间、查阅内容、查阅人员等信息。4.查阅人员查阅档案时，应在档案室指定的地点进行，不得将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容的，应经档案室管理人员同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用规定1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案信息不被非法使用或泄露。2.利用档案形成的资料，如检测报告复印件、技术资料摘录等，应注明档案来源，并加盖档案室印章。3.对涉及商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，应严格控制查阅和利用范围，防止信息泄露。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和服务水平。2.实现档案信息的快速检索、查询和利用，为检测站的业务工作提供有力支持。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备和档案管理软件，建立档案数据库，将纸质档案进行数字化扫描录入，实现档案信息的电子化存储。2.对档案管理信息系统进行定期维护和更新，确保系统的正常运行。3.加强档案管理人员的信息化技能培训，提高其操作水平和业务能力。4.建立档案信息安全管理制度，采取数据备份、加密、用户权限管理等措施，保障档案信息的安全。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案室应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计数据应准确、及时、完整，统计报表应按时报送检测站领导和相关部门。3.档案统计工作应作为档案管理工作的重要组成部分，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.检测站因机构调整、撤销等原因，需要对档案进行移交的，应按照国家有关规定