档案室安全保管制度

PAGE档案室安全保管制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案室的安全管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案室的各类档案资料的安全保管工作，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案的安全保管放在首位，采取有效措施防止档案的损坏、丢失、泄露等情况发生。2.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。3.科学管理原则：运用科学的方法和技术手段，对档案进行分类、整理、存储和保管，提高管理效率和质量。4.方便利用原则：在确保安全的前提下，充分考虑档案利用的便利性，以便于公司/组织内部各部门及相关人员查阅和使用档案。二、档案室环境与设施要求（一）档案室选址1.档案室应选择在干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的位置，远离易燃、易爆、易潮等危险区域。2.避免将档案室设置在地下室或底层易积水的地方，以防档案因水浸而受损。（二）档案室建筑结构1.档案室的建筑结构应坚固耐用，具备良好的密封性和隔热性，能够有效抵御外界环境因素的影响。2.档案室的门窗应采用防盗、防火、防潮性能良好的材料制作，窗户应安装防护栏，门应配备门锁和门禁系统。（三）档案室内部布局1.档案室应根据档案的类别、保管期限等进行合理分区，设置档案库房、查阅室、整理室、办公室等功能区域。2.档案库房应按照档案架的排列方向，合理规划通道，确保通风良好，便于档案的搬运和整理。3.查阅室应配备必要的桌椅、照明设备、计算机等设施，为查阅档案的人员提供舒适、便捷的环境。（四）温湿度控制1.档案库房应安装温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.每天定时对档案库房的温湿度进行监测记录，如发现温湿度异常，应及时采取措施进行调整。（五）防火防盗设施1.档案室应配备火灾自动报警系统、灭火设备（如灭火器、消火栓等），并定期进行检查和维护，确保其性能良好。2.安装防盗报警装置，如红外探测器、门禁系统等，与公司/组织的安全监控系统联网，实现24小时监控。3.档案室的钥匙应由专人保管，不得随意转借他人，钥匙丢失应及时更换门锁。（六）防虫防鼠设施1.在档案库房内放置防虫、防鼠药品或器材，如驱虫剂、鼠夹、鼠药等，并定期检查和更换，防止虫害和鼠害对档案的破坏。2.对档案架、档案柜等进行定期检查，查看是否有虫蛀、鼠咬的痕迹，如有发现应及时采取措施进行处理。（七）照明与电气设备1.档案室应采用自然光和人工照明相结合的方式，保证室内光线充足、均匀，避免光线直射档案。2.电气设备应符合安全标准，电线应穿管敷设，不得私拉乱接电线，严禁使用大功率电器设备。3.定期对电气设备进行检查和维护，防止因电气故障引发火灾等安全事故。三、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理的要求，定期将本部门形成的档案资料收集齐全，整理后移交档案室。2.档案移交时，移交部门应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、日期等信息，并由双方签字确认。3.档案室接收档案时，应认真核对移交清单，对不符合要求的档案应及时退回移交部门，要求其补充或更正。（二）档案整理1.档案室应按照档案的形成规律和特点，对接收的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作。2.档案分类应遵循科学合理、便于管理和利用的原则，可根据档案的性质、内容、来源等进行分类，如文书档案可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类等。3.档案编号应按照分类方案进行，确保编号的唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。4.编目应包括档案的题名、责任者、日期、保管期限等信息，编制目录索引，方便查阅。5.装订应整齐牢固，保持档案的原貌，不得随意裁剪或损坏档案。四、档案的存储与保管（一）档案上架1.整理好的档案应及时上架存放，档案架应按照类别、保管期限等顺序排列，标识清晰。2.档案上架时应注意排列整齐，不得倒置或倾斜，确保档案存放有序，便于查找。（二）档案存储方式1.档案应采用纸质、电子等多种存储方式，以确保档案的安全和备份。2.纸质档案应存放在档案盒或档案袋内，并在盒（袋）上标明档案的类别、编号、题名等信息。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，如硬盘、光盘等，并进行备份，备份数据应异地存放。4.存储电子档案的设备应定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（三）档案保管期限划分1.根据国家有关规定和公司/组织的实际情况，对档案的保管期限进行划分，一般分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.档案保管期限的划分应准确合理，确保档案在规定的期限内得到妥善保管。（四）档案定期清查1.档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量、存储位置等信息准确无误。2.清查过程中如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。3.对清查结果应进行记录，形成档案清查报告，上报公司/组织领导。（五）档案密级管理1.根据档案的内容和性质，确定档案的密级，分为绝密、机密、秘密三级。2.对不同密级的档案应采取相应的保管措施，如设置专门的保密库房、限制查阅人员范围等。3.查阅和使用涉密档案应严格履行审批手续，确保档案的安全保密。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.本公司/组织内部人员查阅档案，应根据工作需要，填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案室查阅。2.查阅涉密档案，需经公司/组织保密部门审批，并在指定地点查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制、拍照等。3.外单位人员查阅档案，应持有单位介绍信，经公司/组织领导批准后，方可查阅。查阅内容涉及国家机密或公司/组织商业秘密的，应按照国家有关规定办理相关手续。（二）查阅登记1.档案室应建立档案查阅登记制度，对查阅档案的人员、时间、内容、用途等进行详细记录。2.查阅人员应在查阅登记本上签字确认，不得代签。（三）档案借阅1.因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、归还日期等信息，经审批后办理借阅手续。2.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损等。3.借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案，如需延期借阅，应办理续借手续。（四）档案复制1.如需复制档案，应填写档案复制申请表，注明复制内容、用途等信息，经审批后，由档案室工作人员进行复制。2.复制档案应使用符合质量要求的设备和材料，确保复制件与原件内容一致。3.复制涉密档案，应按照涉密档案管理规定办理相关手续。（五）档案利用监督1.档案室工作人员应加强对档案查阅、借阅、复制等利用过程的监督，确保档案的安全和规范使用。2.如发现违反档案利用规定的行为，应及时制止，并向上级报告。六、档案的销毁（一）销毁范围1.对已超过保管期限、失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.对因保管不善、损坏严重无法修复的档案，经鉴定后可进行销毁。（二）销毁鉴定1.成立档案销毁鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门人员等组成，负责对拟销毁档案进行鉴定。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行逐一审查，确定是否需要销毁。3.对涉及国家机密、商业秘密等重要档案，应严格按照国家有关规定进行鉴定和处理，不得擅自销毁。（三）销毁审批1.经鉴定需要销毁的档案，应填写档案销毁申请表，注明档案的名称、数量、销毁原因等信息，报公司/组织领导审批。2.公司/组织领导审批同意后，方可实施档案销毁工作。（四）销毁方式1.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。2.严禁将档案出售或作为废品处理。（五）销毁记录1.档案室应建立档案销毁记录制度，对销毁档案的时间、地点、方式、数量等进行详细记录。2.销毁记录应保存一定期限，以备查阅。七、人员管理与培训（一）人员配备1.档案室应配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。2.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理的法律法规和业务流程。（二）人员职责1.档案管理人员应认真履行岗位职责，做好档案的收集、整理、存储、保管、查阅、利用、销毁等工作。2.严格遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密，确保档案的安全和完整。3.定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，不断提高档案管