幼儿园行政档案制度

PAGE幼儿园行政档案制度一、总则（一）目的为加强幼儿园行政档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在幼儿园管理、教育教学、科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职工。（三）基本原则1.集中统一管理原则：幼儿园行政档案由综合档案室集中统一管理，各部门指定专人负责档案的收集、整理和移交工作。2.真实性原则：档案内容必须真实反映幼儿园各项工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则：全面收集幼儿园在管理、教育教学、科研等活动中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、幼儿园商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善幼儿园行政档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理幼儿园行政档案，包括文书档案、人事档案、财务档案、教学档案、科研档案、设备档案、基建档案等各类档案。3.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。4.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和维护。6.按照规定向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理工作。7.负责档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行鉴定和销毁。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案的齐全、完整。2.定期将本部门整理好的档案移交综合档案室，并办理交接手续。3.协助综合档案室做好档案的查询、借阅等服务工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关颁发的与幼儿园有关的文件、指示、通知、通报等。2.幼儿园制定的规章制度、工作计划、工作总结、请示报告、会议记录、统计报表等。3.幼儿园与有关单位签订的合同、协议、责任书等。4.幼儿园教职工的人事档案、工资档案、考核档案等。5.幼儿园的财务预算、决算、审计报告、会计凭证、账簿等财务档案。6.幼儿园的教学计划、教案、教材、教学成果、学生成绩等教学档案。7.幼儿园的科研项目申报书、研究报告、论文、著作等科研档案。8.幼儿园的设备采购合同、验收报告、使用说明书、维修记录等设备档案。9.幼儿园的基建项目规划书、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等基建档案。10.幼儿园的各类荣誉证书、奖状、奖杯等荣誉档案。11.其他与幼儿园工作有关的文件、资料、图表等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集人员应认真核对档案材料的内容，确保档案材料的真实性和准确性。3.对收集到的档案材料应进行分类整理，按照档案管理的要求进行编号、装订等处理。（三）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，编制案卷目录。2.人事档案：按照干部档案管理的有关规定进行整理，建立个人档案材料收集、鉴别、整理、归档制度。3.财务档案：按照会计档案管理的有关规定进行整理，定期装订成册，编制会计档案保管清册。4.教学档案：按照教学管理的需要进行分类整理，建立教学档案数据库。5.科研档案：按照科研项目的类别进行分类整理，建立科研档案目录。6.设备档案：按照设备的型号、规格进行分类整理，建立设备档案卡片。7.基建档案：按照基建项目的阶段进行分类整理，建立基建档案索引。四、档案的分类与编号（一）分类1.文书档案：分为党群工作、行政管理、教学管理、学生管理、后勤管理等类别。2.人事档案：分为履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资待遇材料、出国（境）材料、其他材料等类别。3.财务档案：分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等类别。4.教学档案：分为教学计划、教学大纲、教案、教学日历、教学总结、学生成绩、教学研究、教学改革等类别。5.科研档案：分为科研项目申报书、研究报告、论文、著作、科研成果鉴定材料、科研奖励材料等类别。6.设备档案：分为设备购置合同、设备验收报告、设备使用说明书、设备维修记录、设备报废申请等类别。7.基建档案：分为基建项目规划书、设计图纸、施工记录、竣工验收报告、基建项目决算等类别。（二）编号1.文书档案：采用年度保管期限流水号的编号方法，如“2023永久001”。2.人事档案：按照干部档案管理的有关规定进行编号。3.财务档案：采用年度类别流水号的编号方法，如“2023会计凭证001”。4.教学档案：采用年度类别流水号的编号方法，如“2023教学计划001”。5.科研档案：采用项目编号类别流水号的编号方法，如“KY202301研究报告001”。6.设备档案：采用设备编号类别流水号的编号方法，如“SB202301使用说明书001”。7.基建档案：采用项目编号类别流水号的编号方法，如“JJ202301设计图纸001”。五、档案的保管与保护（一）保管期限1.永久保管：凡是反映幼儿园主要职能活动和基本历史面貌的，对幼儿园有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为三十年、十年两种。凡是在一定时期内对幼儿园工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（二）保管要求1.综合档案室应配备专门的档案库房，保持库房清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.对重要档案应采取备份措施，防止档案损坏或丢失。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。（三）保护措施1.防火：档案库房应配备防火设备，如灭火器、消防栓等，严禁在库房内吸烟和使用明火。2.防潮：档案库房应做好防潮措施，如安装除湿机、密封门窗等，防止档案受潮发霉。3.防虫：档案库房应定期进行防虫处理，如放置驱虫药、清扫库房等，防止档案被虫蛀。4.防盗：档案库房应安装防盗设备，如防盗门、防盗窗、监控摄像头等，确保档案的安全。5.防光：档案库房应采用防光窗帘、灯具等，避免档案长时间暴露在阳光下，防止档案褪色、老化。六、档案的利用与借阅（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用必须遵守国家法律法规和幼儿园的有关规定。2.服务利用原则：档案利用应坚持为幼儿园的管理、教育教学、科研等工作服务的宗旨。3.安全利用原则：档案利用应确保档案的安全，防止档案丢失、损坏和泄密。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到综合档案室查阅档案，查阅时应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。2.借阅：档案利用者因工作需要确需借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报综合档案室审批。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、抽换、批注等。（三）利用登记1.综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细登记。2.登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、借阅日期、借阅人姓名、借阅期限、归还日期等信息。3.档案利用登记应定期进行整理和归档，以便日后查阅和统计。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、保管期限等因素。2.价值评估原则：根据档案的历史价值、现实价值和未来价值，对档案的保存价值进行评估。3.慎重决定原则：对经过鉴定确无保存价值的档案，应慎重决定是否销毁，防止误毁重要档案。（二）鉴定方法1.直接鉴定法：档案管理人员直接对档案进行审查，判断档案的保存价值。2.集体鉴定法：对于重要档案或存在争议的档案，可组织有关人员进行集体鉴定，共同确定档案的保存价值。（三）销毁程序1.编制销毁清册：对经过鉴定确无保存价值的档案，应编制销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.审批：销毁清册经综合档案室负