档案、文件保密制度

PAGE档案、文件保密制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案、文件的保密管理，确保公司/组织机密信息的安全，防止信息泄露，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案、文件管理的部门和人员，包括但不限于档案管理部门、各业务部门、行政部门以及所有接触档案、文件的员工。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准中关于保密的规定，确保公司/组织的保密工作合法合规。2.预防为主原则：强化保密意识教育，建立健全保密管理制度和流程，从源头上预防档案、文件信息的泄露风险。3.最小化原则：严格限定知悉范围，仅将档案、文件信息提供给因工作需要必须知悉的人员，确保信息接触范围最小化。4.全程管控原则：对档案、文件的形成、收集、整理、存储、使用、传递、销毁等全过程进行严格的保密管理和监控。二、保密职责（一）公司/组织高层1.负责审批公司/组织的保密政策、制度和流程，确保保密工作与公司/组织战略目标相一致。2.对涉及公司/组织核心机密的档案、文件进行最终决策和审批，监督保密制度的执行情况。（二）档案管理部门1.制定并完善档案、文件保密管理制度和操作流程，明确各环节的保密要求和责任。2.负责档案、文件的集中管理，包括分类、编号、存储、检索等工作，确保档案、文件的安全存放和有效利用。3.对档案、文件的借阅、查阅、复印等使用情况进行严格登记和监控，跟踪使用过程，确保信息安全。4.定期对档案、文件进行清查和盘点，确保档案、文件的完整性和准确性，及时发现并处理可能存在的保密隐患。5.组织开展档案、文件保密培训和宣传工作，提高员工的保密意识和技能。（三）各业务部门1.负责本部门产生档案、文件的日常管理，按照公司/组织保密制度的要求进行分类整理和保管。2.明确本部门档案、文件的密级和知悉范围，对涉及机密的档案、文件采取必要的保密措施。3.在档案、文件的使用过程中，严格遵守公司/组织的保密规定，不得擅自扩大知悉范围或泄露信息。4.配合档案管理部门做好档案、文件的清查、盘点等工作，及时反馈本部门档案、文件管理中存在的问题。（四）员工个人1.自觉遵守公司/组织的档案、文件保密制度，保护公司/组织机密信息安全。2.妥善保管自己工作中接触到的档案、文件，不得私自留存、传播或泄露。3.在使用档案、文件时，严格按照规定的流程进行操作，不得违规复制、下载或带出公司/组织指定区域。4.发现档案、文件存在保密问题或疑似泄露情况时，及时向部门负责人或档案管理部门报告。三、档案、文件的密级划分（一）绝密级1.涉及公司/组织核心商业秘密、重大决策、战略规划、技术诀窍、未公开的财务数据等，一旦泄露将对公司/组织造成极其严重的损害，如导致公司/组织失去市场竞争优势、遭受重大经济损失或引发重大法律纠纷等。2.例如，公司/组织正在研发的具有重大市场前景的新产品核心技术资料、尚未公开的重大投资并购计划等。（二）机密级1.包含公司/组织重要业务信息、客户资料、业务合同、技术方案、内部管理规定等，泄露后可能对公司/组织的正常运营和利益产生较大影响，如影响业务开展、导致客户流失、引发内部管理混乱等。2.例如，某重要客户的详细信息及合作意向书、公司/组织的关键业务流程和操作手册等。（三）秘密级1.涉及公司/组织一般性业务信息、员工个人信息、日常工作文件等，泄露后可能对公司/组织或员工个人造成一定的不利影响，但影响程度相对较小。2.例如，普通员工的考勤记录、一般性的市场调研报告等。四、档案、文件的管理流程（一）档案、文件的形成与收集1.各部门在工作过程中形成的档案、文件，应按照公司/组织的档案分类标准及时进行整理和编号，确保文件的完整性和准确性。2.对于重要的档案、文件，形成部门应在文件上明确标注密级，并按照密级要求进行管理。3.定期将本部门形成的档案、文件移交至档案管理部门，移交时应填写详细的移交清单，双方签字确认。（二）档案、文件的整理与存储1.档案管理部门收到各部门移交的档案、文件后，应进行统一的整理和分类。按照档案、文件的性质、内容、时间等因素进行合理归类，建立清晰的档案索引体系，便于查询和管理。2.根据档案、文件的密级，分别存储在不同的保密区域。绝密级档案、文件应存储在专门的保险柜或加密存储设备中，并实行双人管理；机密级档案、文件应存储在具有一定安全防护措施的档案室或文件柜中；秘密级档案、文件可存储在普通档案室或文件柜中，但应采取必要的防盗、防火、防潮等措施。3.对电子档案、文件应进行加密存储，并定期进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。同时，要建立电子档案、文件的访问权限控制机制，只有经过授权的人员才能访问相应级别的电子档案、文件。（三）档案、文件的使用1.借阅员工因工作需要借阅档案、文件时，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限、拟借阅档案、文件的名称和密级等信息。借阅申请表需经所在部门负责人审批，对于绝密级档案、文件，还需经公司/组织高层领导审批。档案管理部门根据审批结果，为借阅人员办理借阅手续，并提供相应的档案、文件。借阅人员应在规定的期限内归还档案、文件，如需延期，应提前办理续借手续。借阅过程中，借阅人员应妥善保管档案、文件，不得擅自转借他人或带出公司/组织指定区域。2.查阅员工因工作需要查阅档案、文件时，应填写查阅申请表，说明查阅的内容和目的。查阅申请表经所在部门负责人审批后，可到档案管理部门指定的场所进行查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人在场监督，确保查阅人员按照规定进行操作，不得私自复印、拍照或记录档案、文件内容。3.复印如需复印档案、文件，应填写复印申请表，注明复印的原因、份数、拟复印档案、文件的名称和密级等信息。复印申请表经所在部门负责人审批，对于机密级以上档案、文件，还需经公司/组织高层领导审批。档案管理部门根据审批结果，安排专人进行复印操作，并对复印份数进行严格控制。复印完成后，复印件应与原件一同管理，确保复印件的使用符合保密规定。（四）档案、文件的传递1.档案、文件在公司/组织内部传递时，应通过专门的文件传递渠道进行，如机要文件交换站、内部邮件系统等。传递过程中，应确保文件的安全和保密，避免丢失或泄露。2.对于绝密级档案、文件，应采用专人专车护送的方式进行传递，并做好交接记录。交接记录应包括交接时间、地点、交接人员姓名、档案/文件名称和数量等信息。3.在通过电子渠道传递档案、文件时，应使用加密软件进行加密传输，并确保接收方具有相应的解密权限。同时，要对电子文件的传输过程进行记录，以备审计和查询。（五）档案、文件的销毁1.档案、文件达到保管期限或因其他原因需要销毁时，由档案管理部门提出销毁申请，填写销毁申请表，注明拟销毁档案、文件的名称、数量、密级、形成时间等信息。2.销毁申请表经所在部门负责人审核，对于机密级以上档案、文件，还需经公司/组织高层领导审批。3.档案管理部门根据审批结果，组织专人对档案、文件进行销毁。销毁方式可采用粉碎、焚烧等物理方法，确保档案、文件信息无法恢复。4.在销毁过程中，应安排专人进行监督，并做好销毁记录。销毁记录应包括销毁时间、地点、销毁人员姓名、档案/文件名称和数量等信息。销毁记录应保存一定期限，以备查询。五、保密措施与技术保障（一）物理安全措施1.档案存储场所应具备完善的安全防护设施，如安装防盗门窗、监控摄像头、防火报警装置等，确保档案、文件的实体安全。2.对存储档案、文件的保险柜、文件柜等设备应定期进行检查和维护，确保其正常运行和安全性。3.限制无关人员进入档案存储区域，设置门禁系统，对进入人员进行身份验证和登记。（二）网络安全措施1.建立公司/组织内部网络安全防护体系，安装防火墙、入侵检测系统等安全软件，防止外部网络攻击和非法入侵。2.对内部网络进行分段管理，严格控制不同区域之间的网络访问权限，确保机密信息只能在授权范围内传输。3.定期对公司/组织内部网络进行安全评估和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。（三）数据加密措施1.对电子档案、文件进行加密存储，采用先进的加密算法对数据进行加密处理，确保数据在存储过程中的安全性。2.在电子文件传输过程中，使用加密软件进行加密传输，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。3.对涉及公司/组织机密信息的移动存储设备，如U盘、移动硬盘等，应进行加密处理，并设置访问密码。（四）人员安全管理1.加强对员工的保密教育和培训，提高员工的保密意识和技能，使其熟悉公司/组织的保密制度和流程。2.与员工签订保密协议，明确员工在保密方面的权利和义务，对违反保密协议的行为进行相应的处罚。3.对涉及公司/组织机密信息的岗位人员进行背景审查，确保人员具备良好的职业道德和保密意识。六、监督与检查（一）内部审计1.公司/组织内部审计部门定期对档案、文件保密制度的执行情况进行审计，检查各部门在档案、文件管理过程中是否遵守保密规定，是否存在违规操作行为。2.审计内容包括档案、文件的形成、收集、整理、存储、使用、传递及销毁等各个环节，重点检查档案、文件的密级划分是否准确、知悉范围是否合规、操作流程是否规范等。3.审计部门根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（二）定期检查1.档案管理部门定期对档案、文件的保管情况进行检查，包括档案存储环境的安全性、文件的完整性和准确性、保密措施的执行情况等。2.检查过程中，如发现档案、文件存在损坏、丢失、泄密等问题，应及时采取措施进行处理，并记录相关情况。3.对检查中发现的不符合保密制度要求的情况，应及时通知相关部门进行整改，并跟踪整改效果。（三）不定期抽查1.公司/组织高层领导或保密管理部门不定期对各部门的档案、文件保密工作进行抽查，了解保密制度的执行情况和实际效果。2.抽查方式包括现场检查、查阅文件记录、询问相关人员等，重点检查各部门对保密制度的落实情况、员工的保密意识和操作规范等。3.对于抽查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改，并对整改情况进行跟踪复查。七、违规处理（一）违规行为界定1.未经授权擅自查阅、复印、传播、销毁档案、文件。2.故意泄露档案、文件机密信息，或将档案、文件提供给未经授权的人员。3.在档案、文件管理过程中，违反操作流程，导致档案、文件丢失、损坏或信息泄露。4.私自留存档案、文件，未按规定及时移交或销毁。5.对档案、文件的密级划分不准确，导致信息泄露风险增加。（二）处理措施1.对于轻微违规行为，如违反档案、文件查阅、复印流程但未造成信息泄露的，给予警告处分，并要求违规人员立即整改，同时对相关部门进行通报批评，督促加强管理。2.对于一般违规行为，如擅自扩大档案、文件知悉范围但未造成严重后果的，给予记过处分，扣发一定比例的绩效奖金，并责令违规人员采取措施消除影响，对相关部门负责人进行诫勉谈话。3.对于严重违规行为，如故意泄露公司/组织核心机密信息，给公司/组织造成重大损失的，给予开除处分，并依法追究其法律责任。同时，对涉及的部门进行全面整顿，完善保密制度和管理流程。（三）责任追究1.对于因员工违规行为导致公司/组织遭受损失的，除对违规员工进行处理外，还将追究相关管理人员的管理责任。2.根据管理人员在档案、文件保密管理中的职责履行情况，给予相应的行政处分和经济处罚，如警告、记过、降职、扣发绩效奖金等。3.对于因管理不善导致多次发生档案、文件保密事故的