企业采购审批流程与操作指南

企业采购审批流程与操作指南一、适用范围与场景本指南适用于企业内部各类采购活动的规范化管理，涵盖日常运营物资采购、项目专项采购、固定资产采购等场景。具体包括但不限于：办公用品采购、生产原材料采购、设备采购、服务外包采购（如IT支持、维修服务等），以及单次采购金额在[企业设定标准，如500元]以上的所有采购需求。对于紧急采购、战略供应商采购等特殊场景，需在本流程基础上参照特殊管理要求执行。二、标准化操作流程（一）需求提出与申请需求发起：各部门因业务需要采购物资或服务时，由申请人填写《企业采购申请单》（详见模板一），详细注明采购需求部门、申请人、联系方式、采购类型（日常/项目/固定资产等）、预算金额、资金来源（部门预算/专项预算等）、需求明细（品名、规格、数量、用途说明）、期望到货日期及附件（如需求说明、技术参数、报价单等）。部门初审：申请人将填写完整的《采购申请单》提交至部门负责人，部门负责人需核对需求的合理性、必要性及预算匹配度，确认无误后签字审批，并将申请单流转至采购部。（二）采购审核与审批根据采购金额及类型，实行分级审批制度，具体权限如下（企业可根据自身规模调整）：小额采购（500元-5000元）：由采购部负责人审核后，报分管副总审批。大额采购（5000元-50000元）：采购部负责人审核、分管副总复核后，报总经理审批。重大采购（50000元以上）：采购部负责人审核、分管副总复核、总经理审批后，需提交至企业采购管理委员会（或类似决策机构）集体审议。审批环节需在收到申请后[2个工作日]内完成，审批意见需明确“同意”“驳回”或“补充材料”，驳回需注明具体原因。（三）采购执行与实施供应商选择：审批通过后，采购部根据采购需求类型开展供应商寻源：标准化物资（如办公用品）：优先从企业合格供应商库中选择，或通过比价、询价方式确定供应商；定制化物资/服务（如设备采购、技术服务）：需组织至少3家供应商进行报价或方案比选，形成《供应商比选记录表》（详见模板二），择优确定合作方。合同签订：供应商确定后，由采购部起草采购合同，明确双方权利义务（物资规格、数量、价格、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等），经法务部（或指定合规人员）审核、相关负责人签字盖章后生效。订单下达：采购部根据合同内容向供应商下达《采购订单》，同步跟踪生产/备货进度，保证按期交付。（四）验收与入库到货验收：物资到货后，由采购部组织需求部门、仓库管理员共同验收：核对物资品名、规格、数量是否与采购订单一致；检查物资质量、包装是否完好，是否符合技术参数要求；服务类项目需由需求部门出具《服务验收确认单》，明确服务成果达标情况。入库登记：验收合格后，仓库管理员填写《入库单》（详见模板三），登记物资信息，更新库存台账；验收不合格的，需及时联系供应商处理（退换货、索赔等），并记录《不合格品处理报告》。（五）付款结算付款申请：采购部根据合同约定、验收单及发票，填写《付款申请单》（详见模板四），附上采购合同、验收单、发票等凭证，提交财务部审核。财务审批与付款：财务部核对凭证完整性、金额准确性及付款条件是否满足，审核通过后按企业财务流程办理付款手续（如银行转账、电汇等），付款完成后将凭证反馈至采购部归档。（六）档案归档采购全过程中形成的《采购申请单》《审批流转表》《采购合同》《验收单》《付款申请单》等资料，由采购部统一整理、编号、存档，保存期限不少于[5年]，以备后续查阅或审计。三、常用表单模板模板一：企业采购申请单申请单号：日期：年月日申请部门联系方式资金来源□部门预算□专项预算□其他需求明细品名：规格：数量：用途说明：期望到货日期部门负责人审批签字：日期：分管副总审批签字：日期：备注模板二：供应商比选记录表采购项目名称：采购日期：年月日需求部门比选维度□价格□质量□交期□服务□资质供应商信息供应商A：报价：；优势：；不足：供应商B：报价：；优势：；不足：供应商C：报价：；优势：；不足：比选结论推荐供应商：；理由：采购部负责人签字日期：模板三：入库单入库单号：日期：年月日供应商名称物资名称规格验收情况□合格□不合格（不合格说明：）仓库管理员签字模板四：付款申请单付款申请号：日期：年月日供应商名称采购内容本次申请金额附件清单□采购合同□验收单□发票□其他采购部意见签字：日期：分管副总审批签字：日期：备注四、关键注意事项与风险提示（一）预算控制原则所有采购活动需严格控制在预算范围内，超预算采购需提交《预算调整申请表》，经财务部及分管负责人审批后方可执行；预算执行情况按季度通报，各部门需合理规划采购需求，避免预算浪费或不足。（二）审批时效管理各审批环节需在规定时限内完成，因特殊情况延误的，需提前告知申请人及后续环节；紧急采购（如生产突发故障需立即更换的备件）可启动紧急流程，由需求部门负责人电话申请，经分管副总同意后先行采购，事后[1个工作日]内补全手续。（三）资料完整性要求采购申请需附充分依据（如项目立项文件、需求说明等），避免“无需求采购”“重复采购”；合同签订前需确认供应商资质（如营业执照、相关经营许可证等），保证合作方合法合规；付款需提供“三单匹配”凭证（采购订单、验收单、发票），信息不一致时需及时核实处理。（四）合规性管理采购过程需遵循公开、公平、公正原则，禁止“指定供应商”“虚假比价”等行为；固定资产采购需办理资产登记手续，纳入企业固定资产管理系统，明确使用责任人及维护责任。（五）供应商管理建立合格供应商库，定期对供应商履约情况（质量、交期、服务）进行评估，评估结果作为后续合作依据；对连续两次评估不合格的供应商，暂停合作资格并予以清退。