会议纪要记录及归档标准模板

会议纪要通用记录及归档标准模板一、适用范围与典型场景二、会议纪要全流程操作步骤1.会前准备：明确会议要素与记录框架确认会议基本信息：提前获取会议主题、时间（起止时间）、地点（会议室/线上会议）、主持人、参会人员名单（含部门及职务）、会议议程（如有）。准备记录工具：根据会议重要性选择记录方式（电子文档/手写笔记），建议提前创建模板文档，预设“会议基本信息”“议程讨论”“决议事项”“待办任务”等模块。熟悉会议背景：查阅与会议相关的往期纪要、项目资料或议题背景材料，保证记录时能准确理解讨论内容。2.会中记录：实时捕捉关键信息基础信息完整记录：按模板填写会议主题、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（标注“出席”“请假”“列席”），缺席人员需注明原因（如“出差”“请假”）。按议程顺序记录讨论内容：发言摘要：简要记录每位发言人的核心观点（避免逐字记录，提炼关键词和结论），多人讨论同一议题时，需归纳不同立场的主要分歧与共识；数据与事实：重点记录涉及数据、时间节点、责任主体等关键信息（如“Q3销售额目标较上季度提升15%”“需在9月30日前完成客户调研”）；临时动议：对会议中新增的议题或临时提出的方案，需单独标注“临时动议”并记录讨论结果。明确决议与待办事项：决议事项需标注“最终决议”，内容需具体、无歧义（如“同意采用A方案，由*部门牵头落实”）；待办事项需同步记录“任务描述”“负责人”“配合部门（如有）”“截止时间”“验收标准”（如“完成产品原型设计，负责人：*，截止：2024年8月15日，验收标准：通过用户评审”）。3.会后整理：规范纪要与分发梳理与核对信息：会议结束后2个工作日内完成纪要初稿，重点核对决议事项、待办任务的负责人及截止时间是否准确，与参会人员确认关键表述无误（如涉及敏感信息或争议内容，需经主持人审核）。格式化输出：按模板排版，使用标题、分点、加粗等方式区分内容层级（如“一、会议议程”“二、讨论内容”“三、决议事项”“四、待办任务”），附件（如演示文稿、调研报告）需单独列明清单。分发与归档：分发范围：参会人员、相关领导、需知晓决议的部门；归档要求：电子版纪要需保存至共享服务器/指定云盘（命名格式：“会议主题-日期-记录人”，如“2024年Q3销售目标推进会-20240715-”），纸质版需交由行政部门统一存档（按年度、会议类型分类）。三、标准会议纪要模板会议基本信息会议主题例：2024年Q3产品迭代规划会会议时间例：2024年7月15日14:00-16:30会议地点例：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号：*）主持人例：*（产品总监）记录人例：*（产品经理）参会人员例：（研发总监）、（市场经理）、（设计主管）、（运营专员）等缺席人员及原因例：*（测试经理，因客户现场支持请假）附件清单例：1.Q2产品迭代总结报告；2.Q3用户需求调研数据表会议议程与讨论内容决议事项待办任务议程一：Q2产品迭代总结（汇报人：*）1.上线功能完成度：核心功能A、B已100%完成，辅助功能C延期至7月20日；2.用户反馈：满意度评分4.2/5，主要问题集中在界面交互复杂。1.同意Q2迭代总结报告，由*团队于7月18日提交优化方案；2.优先解决用户反馈的交互问题。1.收集用户交互问题清单，负责人：，截止：7月16日；2.制定交互优化方案，负责人：（设计主管）、*（开发组长），截止：7月25日。议程二：Q3迭代目标讨论（主持人：*）1.市场部提出新增“智能推荐”功能需求，研发部评估需2人/月开发周期；2.设计部建议同步优化UI风格，预计增加1周设计周期。3.Q3迭代以“提升用户活跃度”为核心目标，优先开发“智能推荐”功能，UI优化作为二期计划。3.确定“智能推荐”功能需求文档，负责人：（产品经理）、（市场经理），截止：7月20日；4.排期Q3开发计划，负责人：*（研发总监），截止：7月22日。其他说明（如会议中未达成一致的事项需后续讨论、特殊决议等）例：智能推荐功能的算法选型需进一步调研，下次会议专题讨论。分发范围参会人员、（总经理）、（副总裁）记录人签字_______________日期2024年7月16日四、关键注意事项与规范要求客观性与准确性：记录时需保持中立，避免主观评价，保证发言摘要、数据、决议内容与实际讨论一致；涉及时间、数字、责任主体等关键信息需反复核对，避免笔误。聚焦核心内容：避免记录与会议主题无关的细节，重点提炼决策结果、待办任务及争议点，保证纪要简洁、易读。明确责任与时效：待办任务必须标注“负责人”和“截止时间”，避免使用“尽快”“适时”等模糊表述，保证可执行、可追溯。归档管理规范：电子纪需采用通用格式（如Word/PDF），保证跨设备兼容；归档后严禁随意修改，如需更新需经原审核人同意并备注修改原因；定期对归档纪要进行分类索引（如按“会议类型-年份-部门”），便于后续检索。保密与合规：对于涉及公司战略、未公开信息的会议，需在纪要首页标注“