医院消防档案管理制度

PAGE医院消防档案管理制度一、总则（一）目的为加强医院消防档案管理，规范消防档案的建立、保管、使用和销毁等工作，确保医院消防档案的完整性、准确性和安全性，有效预防和应对火灾事故，保障医院人员生命财产安全和医疗秩序正常运行，依据《中华人民共和国消防法》《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》等法律法规及相关行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、部门及附属设施的消防档案管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家有关消防法律法规和行业标准，确保消防档案管理工作合法合规。2.全面真实原则全面记录医院消防工作的各个方面，保证档案内容真实可靠，能够准确反映医院消防工作实际情况。3.科学分类原则按照消防档案的性质、内容和形成规律，进行科学合理的分类，便于档案的整理、保管和查阅利用。4.安全保密原则采取有效措施确保消防档案的安全，防止档案信息泄露、损毁和丢失，同时严格遵守保密规定，对涉及医院消防安全的敏感信息进行妥善保管。二、消防档案管理职责分工（一）医院消防安全管理部门职责1.负责制定和完善医院消防档案管理制度，并组织实施。2.统筹协调医院各科室、部门消防档案的收集、整理、归档和保管工作，定期对消防档案进行检查和评估。3.指导各科室、部门建立健全本科室、部门的消防档案，对档案内容的完整性、准确性进行审核。4.负责消防档案的查阅、借阅管理，根据工作需要及时提供档案资料，并做好记录。5.按照规定做好消防档案的销毁工作，确保档案销毁过程符合相关要求。（二）各科室、部门职责1.负责本科室、部门消防档案的收集、整理和初步归档工作，确保档案资料真实、完整、准确。2.明确专人负责本科室、部门消防档案的日常管理，按照医院消防档案管理制度的要求，及时将相关档案资料移交医院消防安全管理部门。3.配合医院消防安全管理部门做好消防档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.熟悉消防档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责消防档案的具体整理、编目、装订、上架等工作，确保档案存放有序、便于查找。3.做好消防档案的保管工作，定期对档案进行检查、清点，发现问题及时报告并采取相应措施。4.按照规定办理消防档案的查阅、借阅手续，做好登记和记录工作，对归还的档案进行认真核对和检查。三、消防档案内容及分类医院消防档案应包括消防安全基本情况和消防安全管理情况两大部分。（一）消防安全基本情况1.医院基本概况医院地理位置、占地面积、建筑面积、建筑结构、楼层分布等情况。医院各科室、部门分布及功能介绍。2.消防设施设备情况消防设施设备清单，包括火灾自动报警系统、自动喷水灭火系统、消火栓系统、灭火器、消防应急照明和疏散指示标志等设施设备的型号、规格、数量、设置位置等详细信息。消防设施设备的维护保养记录，包括维护保养时间、内容、维修更换情况等。消防设施设备的检测报告，定期对消防设施设备进行检测的报告，包括检测时间、检测机构、检测结果等。3.消防组织及人员情况医院消防安全管理组织架构图，明确消防安全责任人、消防安全管理人以及各部门、各岗位的消防安全职责。医院专（兼）职消防人员名单，包括姓名、性别、年龄、所在部门、联系方式等信息。医院员工消防安全培训记录，包括培训时间、培训内容、培训人员名单等。4.火灾应急预案及演练情况医院火灾应急预案，包括火灾应急组织机构及职责、报警程序、应急疏散程序、灭火措施、通讯联络等内容。火灾应急预案演练计划及记录，包括演练时间、地点、内容、参与人员、演练效果评估等情况。（二）消防安全管理情况1.消防工作制度及落实情况医院消防安全责任制、消防安全管理制度、消防安全操作规程等文件。消防安全制度的执行情况记录，包括日常检查、巡查记录，隐患整改记录等。2.消防宣传教育情况医院消防宣传教育计划及实施记录，包括宣传教育活动的时间、地点、内容、参与人员等信息。消防宣传教育资料，如宣传海报、宣传手册、消防安全知识培训教材等。3.消防设施设备管理情况消防设施设备的采购、安装、调试记录。消防设施设备的使用、维护、保养、维修、更新等记录。消防设施设备的故障处理记录，包括故障发生时间、原因、处理情况等。4.火灾隐患排查及整改情况火灾隐患排查记录，包括排查时间、排查人员、排查部位、发现的火灾隐患等信息。《火灾隐患整改通知书》及整改报告，记录火灾隐患的整改情况，包括整改措施、整改责任人、整改期限、整改结果等。5.消防工作会议记录医院消防安全工作会议纪要，包括会议时间、地点、参会人员、会议内容、决议事项等。与消防工作相关的其他会议记录。四、消防档案的建立与归档（一）档案资料收集1.各科室、部门应按照医院消防档案管理制度的要求，及时收集本科室、部门在消防工作中形成的各类文件、资料、记录等，确保档案资料的完整性。2.医院消防安全管理部门应定期对各科室、部门的消防档案资料收集情况进行检查和指导，督促其按时、足额收集相关资料。（二）档案整理1.档案管理人员对收集到的消防档案资料进行分类整理，按照消防安全基本情况和消防安全管理情况的分类要求，分别进行编目、装订。2.对于同一类别的档案资料，应按照时间顺序或重要程度进行排列，确保档案资料的系统性和逻辑性。3.在档案整理过程中，应认真核对档案资料的真实性、准确性和完整性，对不符合要求的资料及时进行补充或修正。（三）档案归档1.整理好的消防档案应及时归档，存入专门的档案柜或档案库房，并按照档案类别和保管期限进行分类存放。2.建立消防档案目录索引，便于快速查找和利用档案资料。档案目录索引应包括档案类别、档案名称、档案编号、归档时间、保管期限等信息。3.对电子档案应进行备份存储，确保电子档案的安全性和可恢复性。电子档案的存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。五、消防档案的保管（一）保管场所1.医院应设置专门的消防档案保管场所，档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。2.档案保管场所应配备必要的消防设施设备，如灭火器、消防应急照明等，以应对可能发生的火灾事故。（二）保管期限1.医院消防档案的保管期限应根据档案的性质和重要程度确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为15年，主要包括一般性的消防检查记录、消防宣传教育资料等。中期保管期限为510年，主要包括消防设施设备的维护保养记录、火灾隐患排查及整改记录等。长期保管期限为10年以上，主要包括医院消防安全基本情况资料、火灾应急预案及演练记录等。2.对于涉及医院重大消防安全事件或具有重要历史价值的消防档案，应永久保管。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对消防档案进行检查和清点，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.对破损、褪色、变质的档案应及时进行修复或复制，保证档案的完整性和可读性。3.严格遵守档案保管的保密规定，未经批准，任何人不得擅自查阅、复制、传播消防档案内容。六、消防档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.医院内部人员因工作需要查阅消防档案的，应填写《消防档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在科室、部门负责人签字同意后，报医院消防安全管理部门审批。2.医院消防安全管理部门对查阅申请进行审核，批准后指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、查阅用途等信息。3.查阅人员应在指定的地点查阅消防档案，不得擅自将档案带出保管场所，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，确保档案完整无损。（二）借阅规定1.医院外部单位或个人因特殊原因需要借阅消防档案的，应提前向医院提出书面申请，说明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，并提供相关证明材料。2.医院消防安全管理部门对借阅申请进行严格审核，报医院主管领导批准后，方可办理借阅手续。3.借阅消防档案应填写《消防档案借阅登记表》，明确借阅人、借阅时间、借阅内容、归还时间等信息。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的消防档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。借阅期满后，应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。七、消防档案的销毁（一）销毁条件1.消防档案保管期满，且确无保存价值的，可以按照规定进行销毁。2.因医院机构改革、火灾事故等原因，导致部分消防档案失去保存意义的，经医院消防安全管理部门审核，报医院主管领导批准后，可以进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理人员对拟销毁的消防档案进行清理、核对，编制《消防档案销毁清单》，清单应包括档案名称、档案编号、档案内容、保管期限、销毁原因等信息。2.将《消防档案销毁清单》报医院消防安全管理部门审核，经审核同意后，报医院主管领导批准。