资料档案管理制度上墙

PAGE资料档案管理制度上墙一、总则（一）目的为加强公司资料档案管理，确保资料档案的完整性、准确性和安全性，提高资料档案的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在资料档案管理方面的活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司资料档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责。2.真实准确原则：资料档案应如实反映公司各项业务活动，数据准确无误。3.安全保密原则：确保资料档案的安全，防止泄露、丢失和损坏，严格遵守保密规定。4.便于利用原则：建立科学合理的分类体系和检索方式，方便员工查询和利用资料档案。二、资料档案管理部门职责（一）档案管理部门1.负责制定和完善公司资料档案管理制度，并组织实施。2.集中收集、整理、保管公司各类资料档案，包括纸质档案和电子档案。3.建立资料档案目录数据库，实现档案信息的数字化管理，方便查询和检索。4.定期对资料档案进行清查、核对，确保档案的完整性和准确性。5.按照规定的期限和程序，对到期档案进行鉴定和销毁。6.负责向公司内部各部门提供资料档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。7.加强对档案管理人员的培训和考核，提高其业务水平和综合素质。（二）各部门职责1.负责本部门资料档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交至档案管理部门。2.明确专人负责资料档案管理，确保资料档案的及时归档和妥善保管。3.在业务活动中形成的各类资料档案，应按照公司规定的格式和要求进行整理，保证档案质量。4.配合档案管理部门做好资料档案的清查、核对、鉴定和销毁等工作。5.根据工作需要，向档案管理部门提出查阅、借阅资料档案的申请，并按照规定办理相关手续。三、资料档案的分类与编号（一）分类标准1.行政文件类：包括公司发布的各类规章制度、通知、报告、决议等。2.人事档案类：员工个人档案，涵盖入职资料、培训记录、考核评价、薪酬福利等。3.财务档案类：会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。4.业务合同类：公司对外签订的各类合同、协议。5.项目文档类：公司各类项目的立项文件、可行性研究报告、设计图纸、施工资料、验收报告等。6.技术资料类：公司拥有的技术专利、技术方案、工艺流程、产品研发资料等。7.市场营销类：市场调研报告、营销策划方案、客户资料等。8.其他档案类：不属于以上分类的其他重要资料档案。（二）编号规则1.采用数字与字母相结合的方式进行编号。2.编号结构为：[类别代码][年份][流水号]。3.类别代码：按照上述分类标准，分别用不同的字母表示，如行政文件类为“XZ”，人事档案类为“RS”等。4.年份：取资料档案形成年份的后两位数字，如2023年形成的档案，年份代码为“23”。5.流水号：按照资料档案形成的先后顺序，从001开始依次编号。例如：一份2023年形成的行政文件，编号为“XZ23001”；一份2022年的人事档案，编号为“RS22010”。四、资料档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确资料档案收集的责任人，确保业务活动中产生的各类资料及时收集。2.资料档案应真实、完整，不得随意涂改、伪造。3.对于重要资料档案，应同时收集电子版本和纸质版本，并确保两者内容一致。（二）整理方法1.按照分类标准对收集到的资料进行分类。2.对每份资料进行编号，并编制目录清单。3.对于纸质资料，应进行装订、编页，确保整齐、牢固。4.对于电子资料，应按照规范的命名方式进行命名，并存储在指定的服务器或存储设备上。五、资料档案的归档与保管（一）归档程序1.各部门整理好的资料档案，应定期移交至档案管理部门。2.档案管理部门收到移交的资料档案后，应进行核对和验收，确保档案的质量符合要求。3.对验收合格的资料档案，按照编号顺序进行上架归档，并更新档案目录数据库。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司重大权益、重要历史记录、长期保存价值的资料档案，如公司章程、营业执照、重要合同协议、财务审计报告等。2.定期保管：根据资料档案的性质和重要程度，分别设定3年、5年、10年等不同的保管期限。具体保管期限如下：行政文件类：一般性文件保管3年，重要文件保管5年。人事档案类：员工离职后，其档案保管5年。财务档案类：会计凭证、账簿等保管10年，报表等保管5年。业务合同类：合同履行完毕后，保管5年。项目文档类：项目结束后，相关文档保管10年。技术资料类：技术专利等长期保管，其他技术资料根据其重要性设定保管期限，一般为5年至10年。市场营销类：客户资料等根据业务需要设定保管期限，一般为3年至5年。（三）保管方式1.纸质档案保管：设立专门的档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保纸质档案的安全保管。档案应分类存放，排列有序，并建立索引卡片，方便查找。2.电子档案保管：采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行备份存储，定期进行数据备份和恢复测试，确保电子档案数据的安全性和完整性。同时，建立电子档案的访问权限管理机制，严格控制对电子档案的访问。六、资料档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部员工因工作需要查阅资料档案的，应填写《资料档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据审批后的申请表，提供相应的资料档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自将资料档案带出查阅场所，不得在资料档案上涂改、标记、抽取、撤换等。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将资料档案归还档案管理部门，并在《资料档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.因工作需要借阅资料档案的，应填写《资料档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还日期等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对借阅的资料档案妥善保管，不得转借他人，不得泄露档案内容。如发生资料档案丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应的责任。4.借阅人员归还资料档案时，档案管理部门应进行认真检查，如发现问题，应及时向借阅人员提出，并记录在案。七、资料档案的鉴定与销毁（一）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行鉴定，成立由档案管理部门负责人、相关业务部门人员组成的鉴定小组。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对确定已无保存价值的档案，填写《资料档案销毁申请表》，经公司分管领导审批后，方可进行销毁。（二）销毁方式1.纸质档案采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，并由专人负责监督销毁过程，确保销毁彻底。2.电子档案采用数据擦除等技术手段进行销毁，并做好记录。（三）销毁记录销毁完成后，档案管理部门应将销毁情况记录在《资料档案销毁登记表》上，包括销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等，以备查考。八、资料档案管理的信息化建设（一）建立档案管理信息系统利用现代信息技术，建立公司档案管理信息系统，实现资料档案的数字化管理、在线查阅、借阅申请与审批、档案统计分析等功能。（二）数据录入与维护档案管理部门应及时将新形成的资料档案录入档案管理信息系统，并定期对系统中的数据进行更新和维护，确保数据的准确性和完整性。（三）安全保障加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限管理，防止数据泄露和非法访问。定期进行系统备份和安全检查，及时处理系统故障和安全隐患。九、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对各部门资料档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等环节。2.档案管理部门应加强对自身工作的内部监督，建立自查自纠机制，及时发现和解决问题。（二）考核评价1.将资料档案管理工作纳入公司绩