单位档案室六项管理制度

PAGE单位档案室六项管理制度一、总则（一）目的为加强单位档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本六项管理制度。（二）适用范围本制度适用于单位内各部门形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：单位档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案应如实反映单位各项工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：保证档案内容的全面、完整，涵盖单位工作的各个方面。4.保密性原则：对涉及单位机密、敏感信息的档案，严格保密，防止泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案查阅效率，满足单位工作对档案利用的需求。二、档案收集制度（一）收集范围1.文书档案：包括单位红头文件、各类请示报告、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等。2.业务档案：如财务档案（会计凭证、账簿、报表等）、人事档案（员工入职离职资料、考核记录等）、项目档案（项目立项文件、实施方案、验收报告等）。3.声像档案：照片、录音、录像等，记录单位重要活动、会议、工程建设等场景。4.实物档案：单位获得的荣誉证书、奖杯、锦旗等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、准确收集。2.档案形成后，承办部门应在规定时间内整理并移交档案室。文书档案一般应在次年上半年移交；业务档案根据业务流程和档案性质，按相关规定及时移交。3.收集的档案应保持原件的完整性，不得随意裁剪、涂抹、损毁。4.对于电子档案，应确保数据的真实性、完整性和可读性，按照规定格式和存储要求进行收集。（三）收集流程1.承办部门收集档案后，填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、形成时间等信息。2.将填写好的移交清单与档案一并提交档案室。档案室接收人员对档案进行核对，确认无误后，双方在移交清单上签字。3.档案室对接收的档案进行初步整理，按照分类标准进行存放，建立档案台账。三、档案整理制度（一）分类标准1.年度分类法：将档案按年度分开，便于按时间顺序查找和管理。2.组织机构分类法：根据单位内部组织机构进行分类，如办公室、财务部、业务一部等，明确档案所属部门。3.问题分类法：按照档案内容所反映的问题进行分类，如行政管理、业务工作、财务审计等。（二）整理要求1.遵循档案形成规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.对纸质档案进行装订、编页，去除金属物，破损档案应进行修复。3.电子档案应按照规范的命名规则进行命名，建立清晰的文件夹结构，便于查找和管理。4.编制档案目录，包括案卷号、题名、年度、保管期限、页数等信息，确保目录与档案内容准确对应。（三）整理流程1.档案室工作人员根据分类标准，对接收的档案进行分类。2.对每一类档案进行详细整理。纸质档案进行装订、编页等操作；电子档案进行命名和文件夹整理。3.编制档案目录，将目录录入档案管理系统，同时打印纸质目录，与档案一同存放。四、档案保管制度（一）保管场所1.档案室应具备适宜的保管条件，保持清洁、干燥、通风，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，如灭火器、防盗门、除湿机、防虫药、防鼠板等。3.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）保管期限1.根据档案的重要程度和保存价值，确定保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.文书档案中，涉及单位重大决策、重要业务、历史沿革等的文件应列为永久保管；一般性文件可根据实际情况确定保管期限。3.业务档案的保管期限按照国家相关行业标准和单位规定执行。（三）保管措施1.定期对档案进行清查盘点，每年至少一次。清查内容包括档案数量、保管状况等，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案及时进行修复和复制，确保档案的完整性。3.电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。4.严格限制非档案管理人员进入档案室，档案管理人员离开档案室时应关闭门窗、电源等。五、档案查阅利用制度（一）查阅范围1.单位内部人员因工作需要，可查阅与其工作相关的档案。2.外部单位因履行法定职责或合作需要，经单位批准后，可查阅相关档案。（二）查阅流程1.查阅人员填写档案查阅申请表（包括查阅目的、档案名称、查阅时间等），经所在部门负责人签字同意后，提交档案室。2.档案室对查阅申请进行审核，符合规定的，安排专人协助查阅，并做好查阅记录。3.查阅人员只能在档案室指定区域查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案室负责人批准。4.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案室，查阅记录由档案室留存。（三）利用规定1.档案利用应遵循保密原则，如果查阅的档案涉及单位机密信息，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露。2.利用档案形成的资料，如复印件、摘录件等，应注明出处和利用目的，由档案室统一编号管理。3.单位内部人员如需将档案带出档案室用于工作，应办理借阅手续，明确归还时间，并确保档案安全。六、档案鉴定销毁制度（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门代表、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表，对到期档案进行审查。2.审查档案的内容是否仍具有查考利用价值，是否涉及未了结的债权债务、法律纠纷等。3.对于已失去保存价值的档案，鉴定小组应出具鉴定报告，明确销毁意见。（三）销毁流程1.经鉴定小组批准销毁的档案，编制销毁清单，注明档案名称、数量、保管期限等信息。2.销毁档案应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案彻底销毁。3.销毁完毕后，监销人员在销毁